Polisa ubezpieczeniowa z grudnia 2017 r., dotycząca 2018 r. - moment ujęcia w kosztach podatkowych

Spółka z o.o. wykupiła w grudniu 2017 r. polisę ubezpieczeniową (ubezpieczenie majątkowe), z okresem ubezpieczenia obejmującym 2018 r. W którym momencie koszt tej polisy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wydatki na zakup ubezpieczenia majątkowego z reguły stanowią koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie). Nie można ich bowiem przypisać do konkretnych przychodów, wiążą się one raczej z ogólnym funkcjonowaniem podmiotu gospodarczego.

Ustalając moment ujęcia w kosztach uzyskania przychodów przedmiotowych wydatków, należy mieć na uwadze, że:

• koszty pośrednie są potrącalne w dacie ich poniesienia; jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (zob. art. 15 ust. 4d ustawy o PDOP i odpowiednio art. 22 ust. 5c ustawy o PDOF),

• za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów (z zastrzeżeniem) uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (zob. art. 15 ust. 4e ustawy o PDOP i odpowiednio art. 22 ust. 5d ustawy o PDOF).

Wśród organów podatkowych prezentowany jest generalnie pogląd, zgodnie z którym, za "dzień poniesienia kosztu" należy uznać dzień, na który ujęto wydatek w księgach rachunkowych jako koszt (z kolei w orzecznictwie sądów administracyjnych dominuje pogląd, iż pod pojęciem tym należy rozumieć dzień ujęcia wydatku na jakimkolwiek koncie, niekoniecznie kosztowym).

Tak uznał np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4 grudnia 2017 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.372.2017.1.AK. W interpretacji tej czytamy:

"(...) Z literalnego brzmienia przepisu art. 15 ust. 4e updop wynika jednoznacznie, że ustawodawca uzależnia moment, w którym wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów od momentu ujęcia go w księgach zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Przy czym nie chodzi w tym przypadku o jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach (np. na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów), tylko jego "ujęcie jako kosztu", tzn. uznanie przez podatnika za taki koszt przy zachowaniu zasad rachunkowości: współmierności przychodów i kosztów (art. 6 uor), istotności (art. 8 ust. 1 uor) i ostrożności (art. 7 uor). Dzień, na który ujęto koszt w księgach, to dzień, w którym w księgach pojawił się koszt na koncie kosztowym. (...)"

W świetle stanowiska organów podatkowych, wydatki na zakup polisy ubezpieczeniowej należy ująć w kosztach uzyskania przychodów w taki sam sposób, jaki przyjęto dla celów bilansowych.

Ujęcie polisy w kosztach bilansowych

Zgodnie z zasadą memoriału (zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W świetle powyższego, skoro w przedmiotowej sprawie polisa ubezpieczeniowa dotyczy 2018 r., to generalnie powinna zostać ujęta w kosztach bilansowych 2018 r., mimo, że została zawarta (i opłacona) w 2017 r.

Należy mieć także na uwadze, że koszty rozlicza się z uwzględnieniem zasady współmierności, zawartej w art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nią, dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione. Ponadto, zgodnie z art. 39 ust. 1 ww. ustawy, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych.

A zatem koszt ubezpieczenia majątkowego, dotyczącego 2018 r., może być rozliczany w kosztach bilansowych 2018 r. przez poszczególne miesiące tego roku, za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (np. konto 64-0). Jeśli koszt ww. polisy jest nieistotny, to możliwe jest także - w ramach dopuszczalnych uproszczeń, o których mowa w art. 4 ust.  ustawy o rachunkowości - odstąpienie od rozliczania tego kosztu w czasie (przez poszczególne miesiące 2018 r.) i jednorazowe ujęcie go w kosztach na początku 2018 r., tj. roku obrotowego, którego dotyczy.

Ujęcie polisy w kosztach podatkowych

Odnosząc się do momentu ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na polisę, zawartą w 2017 r., a dotyczącą 2018 r., warto przywołać ww. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 4 grudnia 2017 r. Czytamy w niej m.in.:

"(...) Jeżeli (...) zgodnie z określoną w rachunkowości zasadą współmierności przychodów i kosztów, podatnik poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe ujmuje (rozlicza) koszty w poszczególnych miesiącach, których one dotyczą, to również dla celów podatkowych powinien rozliczać takie koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Jednostka może, w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na wynik finansowy. Rozliczanie kosztów w czasie jest uzasadnione, gdy stanowią one kwotę istotną dla podatnika. Nie ma natomiast uzasadnienia do rozliczania międzyokresowego kwot, które w skali działalności firmy są nieistotne, tzn. nie wpływają na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. W takim przypadku mogą być jednorazowo zaliczane w koszty.

(...) Jeśli zatem Wnioskodawca uzna dla celów bilansowych, że koszt (np. koszty ubezpieczenia majątkowego, komunikacyjnego, należności, koszty prenumeraty, czynszu najmu, koszty reklamy i inne koszty o podobnym charakterze) jest nieistotny, nie wpłynie na zniekształcenie wyniku jednostki, w ramach przyjętych uproszczeń, koszt taki może być zaliczony jednorazowo, bez konieczności rozliczania międzyokresowego. (...)"

Podobnie wynika z pisma MF z 30 marca 2017 r., będącego odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa.

Uwzględniając powyższe, jeśli dla celów bilansowych wydatek z tytułu omawianej polisy będzie rozliczany w kosztach 2018 r. w czasie (przez poszczególne miesiące tego roku), to w taki sam sposób (tj. również w czasie) powinien być on rozliczany w kosztach uzyskania przychodów. Jeśli natomiast omawiany wydatek zostanie odpisany w koszty bilansowe jednorazowo, to również jednorazowo będzie on stanowił koszt uzyskania przychodów.

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 13 z dnia 2018-05-01

GOFIN podpowiada