Roczne rozliczenia płatnicze, czyli kiedy PIT-11, a kiedy PIT-40?

Z kolei płatnik za podatnika może dokonać rocznego rozliczenia wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach. Takie rozliczenie ma głównie zastosowanie do osób zatrudnionych na umowę o pracę. Aby płatnik mógł go dokonać za 2016 r., podatnik przed 10 stycznia 2017 r. powinien był dostarczyć mu oświadczenie PIT-12. Wówczas płatnik z obowiązku rocznego obliczenia podatku za 2016 r. wywiąże się sporządzając PIT-40.

Płatnikami zobowiązanymi do sporządzania informacji PIT-11 są m.in. podmioty wskazane w art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o pdof. Spośród nich w praktyce najczęściej wystawiają je zakłady pracy dokonujące wypłat m.in. z tytułu stosunku służbowego i stosunku pracy, a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego oraz płatnicy dokonujący świadczeń z tytułów określonych w art. 13 pkt 2 i 4-9 tej ustawy, czyli m.in. umów o dzieło i zlecenia oraz w art. 18, czyli praw majątkowych. PIT-11 dla danego podatnika płatnik sporządza w trzech egzemplarzach: jeden dla podatnika, drugi dla urzędu skarbowego, a trzeci pozostawia u siebie.

W informacji PIT-11 płatnik wykazuje kwoty przychodów uzyskanych przez podatnika z poszczególnych źródeł, zastosowane koszty uzyskania przychodów oraz zaliczki na podatek dochodowy pobrane w ciągu roku. Musi w niej również ująć pobrane składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Jednak pobieranie w trakcie roku zaliczek na podatek dochodowy od danego przychodu nie warunkuje obowiązku sporządzenia PIT-11. Decyduje o nim uzyskanie przez podatnika przychodu (dochodu) ujmowanego w tej informacji. Płatnik zobowiązany jest go wykazać w PIT-11 wraz z zastosowanymi kosztami oraz podlegającymi odliczeniu składkami społecznymi, również gdy zaliczka na podatek wyniosła 0 zł.

» przychody - tylko danego roku

W informacji PIT-11 za dany rok podatkowy płatnik wykazuje wyłącznie należności, które stanowią przychód danego roku. W efekcie w PIT-11 za 2016 r. płatnik powinien ująć tylko te przychody, które zostały przez podatnika otrzymane albo postawione mu do dyspozycji w 2016 r. Zasadniczo będą to przychody opodatkowane, ponieważ w PIT-11 nie wykazuje się przychodów wolnych od podatku oraz tych, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru zaliczek.

Wyjątki od zasady niewykazywania w PIT-11 przychodów zwolnionych z opodatkowania wskazane zostały w art. 39 ust. 1 ustawy o pdof. Dotyczą one przychodów otrzymanych z zagranicy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 74 ustawy o pdof i przychodów pochodzących ze środków bezzwrotnej pomocy zagranicznej wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 46 tej ustawy. Ponadto płatnik ma obowiązek wykazania w tej informacji dochodów zwolnionych od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych. Chodzi tu o dochody, w stosunku do których przewidziana jest w zakresie opodatkowania tzw. metoda wyłączenia z progresją, przy której dochód uzyskany za granicą jest w Polsce zwolniony od podatku, ale powinien być uwzględniony przez podatnika do ustalenia stopy procentowej, według której będzie obliczony podatek należny od dochodu uzyskanego w Polsce.

» koszty i składki ubezpieczeniowe

W PIT-11 płatnik zobowiązany jest wykazać koszty uzyskania przychodów faktycznie zastosowane w trakcie roku na etapie ustalania zaliczek. W efekcie może dojść do sytuacji, w której w informacji tej znajdą się również te przyjęte przez płatnika - niezależnie od przyczyny - w wysokości wyższej lub niższej od rocznych limitów określonych w art. 22 ust. 2 ustawy o pdof. Gdy koszty faktycznie zastosowane przez płatnika różnią się od rzeczywiście przysługujących podatnikowi, podatnik powinien je rozliczyć w ramach obowiązujących limitów (przykład) sporządzając roczne zeznanie podatkowe.

Oprócz przychodów i kosztów w PIT-11 płatnik ujmuje również składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne. Jednak powinien je uwzględnić w tej informacji w kwotach, które podatnik może odliczyć odpowiednio od dochodu i od podatku. Dlatego składki zdrowotne należy w omawianej informacji wykazać w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru. Nie trzeba natomiast ujmować w niej składek (społecznych i zdrowotnych) odprowadzanych do polskiego systemu ubezpieczeń, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie ustawy o pdof oraz od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Ponadto, w odniesieniu do omawianych składek opłacanych do zagranicznego systemu ubezpieczeń, należy uwzględnić ograniczenia wskazane w art. 26 ust. 13b-13c i art. 27b ust. 4 ustawy o pdof.

W PIT-11 płatnik wykazuje wyłącznie koszty faktycznie zastosowane przy poborze zaliczek na podatek.

» koszty - zryczałtowane lub faktyczne

W rocznym obliczeniu podatku PIT-40 płatnik uwzględnia przychody i koszty ich uzyskania za rok podatkowy, za który jest ono sporządzane - podobnie jak ma to miejsce w informacji PIT-11. Jeżeli chodzi o koszty, to zazwyczaj są to koszty zryczałtowane, które podlegają limitowaniu. Gdy podatnik był zatrudniony u danego pracodawcy na podstawie jednej umowy o pracę, zryczałtowane roczne koszty uzyskania przychodów w wysokości podstawowej nie mogą przekroczyć w rozliczeniu za 2016 r. kwoty 1.335 zł. Natomiast gdy umów tych było więcej, wówczas limit rocznych kosztów podstawowych w tym samym okresie wynosi 2.002,05 zł. Z kolei podwyższone zryczałtowane koszty pracownicze za 2016 r. nie mogą przekroczyć odpowiednio 1.668,72 zł oraz 2.502,56 zł. Natomiast u pracowników korzystających z praw autorskich (w ramach umów o pracę lub umów cywilnoprawnych) roczne koszty uzyskania tych przychodów nie mogą przekroczyć 42.764 zł.

Ustawa o pdof dopuszcza u niektórych podatników zastosowanie w PIT-40 kosztów w wysokości wydatków faktycznie przez nich poniesionych. Jest to jednak możliwe jedynie wówczas, gdy faktyczne koszty są wyższe od zryczałtowanych rocznych kosztów uzyskania przychodów i jednocześnie dojazd do zakładu pracy odbywał się środkiem transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej. Dodatkowo wydatki na dojazdy powinny być udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.

» odliczenia i doliczenia stosowane przez płatnika

Płatnik w PIT-40 odlicza od dochodu pobrane w ciągu roku składki na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty dokonanych zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększały dochód podlegający opodatkowaniu, jeżeli nie zostały one potrącone od dochodu przy poborze zaliczek (na wniosek podatnika). Natomiast podatek pomniejsza o składki zdrowotne pobrane ze środków podatnika, o których mowa w art. 27b ustawy o pdof. Do podatku tego płatnik musi doliczyć otrzymany za jego pośrednictwem zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne (art. 37 ust. 1a ustawy o pdof).

Płatnicy sporządzający zarówno PIT-11, jak i PIT-40 generalnie zobowiązani są do ich przekazania urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Z obowiązku tego powinni się wywiązać w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, za który informacje te oraz roczne obliczenie podatku jest sporządzane.

Od tej zasady ustawodawca przewidział jeden wyjątek polegający na tym, że niektórzy płatnicy mogą sporządzać je w formie papierowej. Jest to możliwe wtedy, gdy mają obowiązek przekazania ich w stosunku do nie więcej niż pięciu podatników i nie dokonują tego za pośrednictwem biura rachunkowego. Wówczas jednak muszą z obowiązku przekazania ich fiskusowi wywiązać się do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dokumenty te dotyczą. Tym samym rozliczeń za 2016 r. mogą dokonać do wtorku 31 stycznia 2017 r.

Skrócenie terminu przekazania fiskusowi sporządzanych tradycyjnie PIT-40 i PIT-11 w stosunku do przekazujących omawiane formularze drogą elektroniczną nie oznacza jednak, że w tym samym terminie płatnik ma obowiązek przekazania ich podatnikom, dla których są one sporządzane. Termin przekazania ich podatnikom upływa z końcem lutego po upływie roku podatkowego. Tym samym wszyscy podatnicy, dla których omawiane informacje i roczne rozliczenie podatku za 2016 r. zostaną przez płatników sporządzone - niezależnie od sposobu i terminu ich przekazywania fiskusowi - powinni otrzymać je w tym samym terminie, tj. do 28 lutego 2017 r.