Sztuczny problem czy poważna sprawa? Są wątpliwości, czy sieci naruszają przepisy, pytając o kody pocztowe

Firmy zbierają kody pocztowe, aby dowiedzieć się, skąd docierają klienci. Analiza danych pozwala im zoptymalizować dystrybucję materiałów promocyjnych lub podjąć decyzję o lokalizacji kolejnego marketu. Eksperci nie są zgodni co do tego, czy wskazanie kodu przy płaceniu pozwala na identyfikację kupującego. Sygnały o potencjalnych naruszeniach przepisów należy kierować do Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii lub do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak w ostatnich tygodniach nie dotarło tam żadne tego typu zgłoszenie.

Przed wakacjami do Sejmu wpłynęła interpelacja w sprawie zapytań pracowników sklepów wielkopowierzchniowych o kod pocztowy. Poseł Tomasz Jaskóła z Kukiz'15 skupił się w niej na problemie zgłaszanym przez obywateli. Jak twierdził, chcą oni wiedzieć, dlaczego kasjerzy proszą o informację związaną z miejscem zamieszkania.

Najczęściej dochodzi do tego po zakończeniu zakupów, tuż przy kasie. Autor powołał się też na przypadki opisywane na forach internetowych. Wynika z nich, że nieudzielenie odpowiedzi skutkuje czasem odmową sprzedaży. Co prawda są to sytuacje jednostkowe, ale problem faktycznie istnieje.

- Nie wierzę w to, żeby ktoś odmówił sprzedaży, dlatego że klient nie podał kodu pocztowego. Z pewnością żadna sieć handlowa nie wydała takiego polecenia swoim pracownikom. Jeżeli już coś takiego się wydarzyło, to na pewno było indywidualną decyzją jakiegoś sprzedawcy - mówi Sebastian Starzyński, prezes Instytutu Badawczego ABR SESTA.

Jak podkreśla Agnieszka Świątek-Druś, rzecznik prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych, sam kod pocztowy nie jest daną osobową. Dopiero gdyby dochodziło do łączenia go z innymi informacjami, umożliwiającymi identyfikację konkretnej osoby, mielibyśmy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych. Wówczas na jego pozyskanie klienci musieliby wyrazić dobrowolną zgodę. Co ważne, na gruncie RODO, nieudzielenie pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych nie powinno skutkować odmową realizacji sprzedaży.

- Oprócz sytuacji wyjątkowych, jak wystawienie faktury VAT lub sprzedaży na raty, kod pocztowy nie jest konieczny do zakupu danego towaru. Taką odmowę sprzedaży należy więc uznać za bezpodstawną. Co więcej, praktyka taka byłaby nie tylko złamaniem przepisów RODO, jeżeli w ogóle miałyby zastosowanie, ale narażałaby sprzedawcę na dodatkową odpowiedzialność. Kodeks wykroczeń za nieuzasadnione odmówienie sprzedaży towaru przewiduje bowiem karę grzywny - wyjaśnia Paweł Sych, radca prawny w kancelarii Raczkowski Paruch.

Natomiast Zofia Babicka-Klecor, ekspert w zakresie praw konsumentów z Kancelarii Legal Geek, zwraca uwagę na regulacje kodeksu cywilnego. Wynika z nich, że wystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny (m.in. na półce) uważa się za ofertę handlową. Podejście do kasy z towarem przez klienta, w celu dokonania zapłaty, jest równoznaczne z zawarciem umowy. Sprzedawca nie może w takim przypadku narzucać kupującemu dodatkowych warunków zawarcia umowy, np. podania PNA.

- Wprowadzenie RODO nie wpłynęło na nasze podejście. Nie zmieniła się też częstotliwość zapytań. W ten sposób badamy, skąd są osoby odwiedzające sklepy. Na tej podstawie decydujemy, gdzie będzie prowadzona dystrybucja katalogu do skrzynek pocztowych. Ponadto dokonujemy analiz rynkowych. Podanie PNA zawsze jest w pełni dobrowolne. A w przypadku odmowy nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami dla klienta. Nasi pracownicy też nie weryfikują, czy podany kod jest zgodny z faktycznym miejscem zamieszkania - zapewnia Krzysztof Janiak z biura prasowego IKEA Retail w Polsce.

Klienci sklepów Auchan Polska również mogą usłyszeć od kasjerów prośbę o podanie kodu pocztowego. Jak wyjaśnia Dorota Patejko, dyrektor ds. komunikacji i CSR, wprowadzenie RODO nie spowodowało zmian w tym zakresie, ponieważ odpowiedzi nie są danymi osobowymi. Firma nie weryfikuje zbieranych informacji. Pozyskuje je, aby analizować, skąd dojeżdżają kupujący. Służy to również optymalizacji dystrybucji gazetek.

- Na podstawie zebranych informacji jesteśmy w stanie m.in. zastanowić się, gdzie w przyszłości warto otworzyć kolejny sklep. Można wskazać wiele placówek, które powstały w wyniku tak prowadzonych badań. Przy każdym procesie inwestycyjnym brany jest pod uwagę obszar zasięgu, tzw. catchment. Może być zdefiniowany przez kody pocztowe. Jeśli wielu klientów dociera do nas z odległych lokalizacji, to oznacza, że może istnieć tam luka związana z ofertą i warto rozważyć budowę nowej placówki - stwierdza Maksymilian Pawłowski, menedżer ds. komunikacji korporacyjnej w Leroy Merlin.

Według Pawła Sycha, sprzedawca powinien na wstępie jasno wskazać klientowi wszystkie cele, dla których pozyskiwany jest PNA. To ma wpływ na wizerunek sklepu. Jeśli kupujący nie uzyska takiej informacji, to może podejrzewać, że sieć handlowa wykorzystuje dane w celach, na które on się nie godzi. Zdaniem eksperta, wyjaśnienie jest jak najbardziej rekomendowane, nawet jeżeli nie wiąże się to z przetwarzaniem danych osobowych.

- Niektórzy klienci mogą się poczuć inwigilowani. Wtedy nie udzielają odpowiedzi lub jeszcze gorzej - oszukują, ale to nie jest duży odsetek osób. Tego typu sytuacje w statystyce zaliczamy do kategorii błędów systematycznych, czyli wiemy, że one występują, ale nie jesteśmy w stanie oszacować ich wartości. Możemy je zminimalizować, np. poprzez całkowitą dobrowolność odpowiedzi. Tak naprawdę łatwiej jest podać swój kod pocztowy, niż wskazywać nieprawdziwe dane. Podajemy przecież obszar, na którym mieszkają czasami tysiące, a niekiedy dziesiątki tysięcy osób. To w żaden sposób nie narusza prywatności klienta, nie stanowi też żadnego kosztu dla pytanego - tłumaczy Sebastian Starzyński.

Z kolei Agnieszka Świątek-Druś zaznacza, że pocztowy numer adresowy jest dla przedsiębiorcy zazwyczaj jedynie informacją o tym, w jakim rejonie mieszkają jego klienci. Samo ww. zestawienie cyfr z reguły nie pozwala na zidentyfikowanie konkretnej osoby, nie stanowi więc danych osobowych w rozumieniu RODO. Gdy dochodzi do płatności, np. kartą kredytową lub bankomatową, sklep z reguły zna tylko ostatnie cyfry jej numeru, co również nie pozwala na identyfikację kupującego. Uzupełnienie tej informacji kodem pocztowym z reguły także nie oznacza przetwarzania danych osobowych.

- W mojej ocenie, możliwe jest powiązanie PNA z danymi identyfikującymi osobę, np. uzyskanymi przez sieć handlową podczas płacenia kartą. Wtedy należy już się poważnie zastanowić nad koniecznością stosowania zasad i podstaw przetwarzania danych określonych w RODO. Kluczowe jest jednak to, czy kasjer utrwala kod pocztowy w taki sposób, że informację można powiązać z konkretną transakcją, w której sposób dokonania płatności pozwala zidentyfikować daną osobę - dodaje radca prawny Paweł Sych.

W sklepach Leroy Merlin kody pocztowe są sprawdzane jedynie pod kątem ich rzeczywistego istnienia, o czym przekonuje Maksymilian Pawłowski. Jeśli ktoś poda np. 11-111, to dokonana jest weryfikacja, czy PNA występuje w Polsce. Nie ma analizy pod kątem prawdziwości danych przekazanych przez klienta. Czasem odpowiedź zawiera jedynie cztery cyfry, przez co także musi zostać wykluczona z dalszej analizy. Kody pocztowe w żaden sposób nie są łączone z innymi informacjami. Na tej podstawie nie ma możliwości zidentyfikowania konkretnej osoby.

- W lipcu zwróciliśmy się z prośbą o sygnalizowanie przypadków potencjalnych naruszeń do naszego resortu bądź bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Chcąc stwierdzić, czy gromadzenie informacji i jego forma są zgodne z przepisami prawa, należy przede wszystkim ustalić, w jakim celu sieci handlowe gromadzą kody pocztowe swoich klientów. Tylko w sytuacji posiadania konkretnych informacji możliwa jest analiza i podjęcie działań w stosunku do odpowiednich podmiotów - informuje Zbigniew Wojciechowski z Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.

Do tej pory resort nie otrzymał żadnych zgłoszeń o przypadkach potencjalnych naruszeń. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych również nie wpływają skargi związane z pozyskiwaniem PNA od klientów wielkopowierzchniowych sklepów. Agnieszka Świątek-Druś z UODO stwierdza, że dotychczas organ ds. ochrony danych osobowych nie prowadził też postępowań w tego typu sprawach. Dlatego bez znajomości wszystkich szczegółów nie można jednoznacznie ocenić, czy działania te w jakikolwiek sposób naruszają przepisy o ochronie danych osobowych.

- MPiT zwróciło uwagę na potencjalne wykorzystywanie danych klientów do profilowania. Wydaje się jednak, iż z takim rodzajem przetwarzania danych nie mamy do czynienia w opisywanej sytuacji. Aby tak było, musiałoby dochodzić do zautomatyzowanego przetwarzania tych informacji w oparciu, o które podejmowane byłyby określone decyzje dotyczące tych osób. Tego typu praktyki bywają stosowane przez sklepy internetowe, które dysponują całym zestawem informacji o kupującym - twierdzi radca prawny z kancelarii Raczkowski Paruch.

Zdaniem prezesa Instytutu Badawczego ABR SESTA, niektóre przedsiębiorstwa bardzo mocno wykorzystują PNA pozyskane przez kasjerów. Mają do tego kompetencje, narzędzia, ludzi lub decydują się na usługi firm badawczych. Dla nich tego typu informacja stanowi dużą wartość, ale nie każda sieć tak postępuje.