Biznes na odległość

Według analityków Gartnera, w ciągu kolejnych trzech lat linie lotnicze stracą ponad 2 mln pasażerów rocznie. Nasz system pracy stanie się bardziej mobilny, chociaż możliwe, że nie będziemy musieli nawet wychodzić z domu w celach służbowych. Korki się zmniejszą, delegacje się skończą, liczba wolnych zawodów zwiększy, a koszty związane z utrzymaniem biur spadną. Zmieni się cała struktura firm, które z biurowców przeniosą się do sieci.

Ten scenariusz rodem z science fiction powoli zaczyna się sprawdzać. Lada moment czeka nas boom na systemy wideokonferencyjne w rozdzielczości HD. Dzięki nim w ciągu roku Microsoft zaoszczędził na podróżach służbowych 90 mln dolarów. W systemy telepresence coraz częściej inwestują korporacje o zasięgu globalnym, np. Turner Broadcasting Corp, banki, a nawet szpitale. Kryzys wymusił modernizację - dzięki temu rozwój nowych mediów bardzo przyspieszy. Tradycyjny kontakt osobisty w biznesie zanika i staje się coraz bardziej wirtualny. Ale czy może on w pełni zastąpić ten realny?

Wideokonferencje pozwalają "spotkać się" bez względu na ograniczenia geograficzne. Wystarczy, że połączymy się przez Internet wewnętrzną siecią z przedsiębiorstwem, a prezes z Hong Kongu "spotka się" z dyrektorami oddziałów w Europie. Oni z kolei przekażą instrukcje szefom poszczególnych działów. To sprawia, że kierowanie firmą staje się szybkie i proste, bez względu na wielkość firmy i odległość pomiędzy partnerami biznesowymi. A czym to się różni np. od Skype'a? Tym, czym Trabant od Mercedesa - szybkością, wygodą i bezpieczeństwem. Przekaz obrazu i dźwięku w jakości High Definition pozwala osiągnąć wrażenie spotkania na żywo. Doskonała synchronizacja i brak opóźnień sprawiają, że zaczynamy komunikować się pozawerbalnie. Możemy dokładnie obserwować mimikę i gesty rozmówcy. A to wymusza samokontrolę. - W grupowych wideokonferencjach z reguły bierze udział po kilka osób z każdej strony. To sprawia, że jej uczestnicy bardziej skupiają się na sednie sprawy, kontrolują czas i emocje. Tak jakby pośrednictwo tych urządzeń mocniej angażowało "nową" ewolucyjnie część mózgu odpowiedzialną za myślenie, obraz i słowo, wyłączając atawizmy (impulsy emocjonalne, pierwsze wrażenia, luźne skojarzenia) - tłumaczy Jacek Santorski, psycholog biznesu. - Zaletą wirtualnego kontaktu jest mniej uprzedzeń i negatywnych emocji. Takie spotkania są bardziej rzeczowe, ale mniej motywujące. Zwolennicy tej technologii podkreślają jednak jej zalety ekologiczne i ekonomiczne. Gdyby każdy Amerykanin, który może wykonywać swoją pracę zdalnie, pracował w ten sposób dwa razy w tygodniu, USA zaoszczędziłoby ponad 36,5 mld litrów benzyny rocznie.

Dzięki wideokonferencjom pracownicy krócej przebywają poza biurem, a projekty są realizowane szybciej. Zaawansowane systemy umożliwiają bowiem wymianę i prezentację dowolnych aplikacji i dokumentów. Mamy przy tym gwarancję bezpieczeństwa i poufności przekazywanych treści. Zapewnia to odpowiednia "architektura" połączenia (klient - serwer) oraz szyfrowanie, które wykluczają ingerencję osób niepowołanych. Całe spotkanie dodatkowo może być zarejestrowane i archiwizowane, a następnie odtwarzane np. w celach szkoleniowych. To nowe perspektywy dla edukacji. W ten sposób można prowadzić wykłady, komunikować się z ekspertami z różnych dziedzin i współpracować nad międzyszkolnymi projektami. - W Szwecji jest to już zwyczajna rzecz. Dzieci na studiach dostają zestaw do rozmów z domem. W Polsce zainteresowanie jest spore, ale stopień wykorzystania niewielki. Przyczyną są ciągle wysokie koszty. Na ich spadek na pewno będziemy musieli poczekać kilka lat, dlatego warto starać się o dotacje unijne - tłumaczy Szymon Staruchowicz, dyrektor zarządzający wrocławskiej firmy "Projekcja", specjalizującej się w kompleksowych rozwiązaniach audiowizualnych. Za profesjonalny system wideokonferencyjny trzeba zapłacić od 6 do 20 tys. dol. Wszystko zależy od stopnia jego wykorzystania. Najpopularniejszy jest zestaw dla małych grup (od 1 do 12 uczestników) siedzących dookoła stołu konferencyjnego.

Na polskim rynku dostępne są m.in. produkty firmy Polycom, Tandberg, Sony i LifeSize. Na uwagę zasługuje zwłaszcza ten ostatni, który jako pierwszy podniósł jakość połączenia do rozdzielczości HD. W pakiecie mamy rozdzielczość od 720p do 1080p, obsługa jednego lub dwóch monitorów, tyle samo kamer i mikrofon lub telefon konferencyjny. Połączyć możemy się z 2-6 punktami jednocześnie. Droższy system, tzw. classroom videoconferencing, umożliwia oglądanie każdego uczestnika osobno. Do użytku osobistego wystarczy jednak "Desktop videoconferencing" - niedrogi system, który wykorzystuje komputer osobisty, kamerę wideo i specjalne oprogramowanie. Niestety, kosztem jakości obrazu. Najdroższym i najtrudniejszym do wyeliminowania problemem pozostaje kompresja danych.

Najnowsze systemy wideokonferencyjne bazują na technologii IP - łączach internetowych o dużej przepustowości, które transmitują dane kilkakrotnie szybciej niż modem. Przesyłają sygnały z prędkością mbit/s. Dzięki temu na ekranie widzimy obraz z prędkością od 15 do 30 klatek na sekundę. Dla porównania, w epoce kina niemego było to 16 klatek, dziś - 24. Taki system można podłączyć w każdym miejscu do Internetu. Przy słabszym łączu będziemy mieli nie opóźnienia, ale gorszą rozdzielczość obrazu.

Ruchome obrazy zawierają ogromną ilość danych (jedna sekunda obrazu wideo zajmuje tyle pamięci, co 5 tys. stron zapisanego tekstu). To sporo, nawet jak na technologię cyfrową, dlatego informacje audio i wideo przed wysłaniem muszą zostać odpowiednio skompresowane, a następnie po odebraniu zdekompresowane. Odpowiada za to kodek - wyspecjalizowany układ elektroniczny lub dedykowane oprogramowanie komputerowe. Ubocznym skutkiem jego działania jest czas kompresji, który przekłada się na opóźnienie obrazu. Nadmiar informacji musi być automatycznie wyeliminowany. I za to się płaci.

Korzyści, jakie przynosi wdrożenie tego systemu, są jednak bezcenne. Badania Aberdeen Group wykazały, że wdrożenie rozwiązań wideokonferencyjnych redukuje czas podróży służbowych o ponad 80 proc., a czas wdrażania projektów o 66 proc. O połowę spadają też koszty zdalnej współpracy pracowników i wewnętrznych szkoleń. Wideokonferencje zwiększają efektywność i skracają czas wdrażania projektów. Należy jednak pamiętać, że jest to nowa technologia i aby jej wykorzystanie było opłacalne, musi być zachowany jeden warunek - szansa na zautomatyzowanie. Im częściej będziemy z niej korzystać, tym więcej zaoszczędzimy. Na wynik finansowy firmy składają się bowiem usprawnienia w skali wszystkich pracowników.

Tak, jak w przypadku każdej technologii, spadek cen jest tylko kwestią czasu. Wideokonferencje w niedalekiej przyszłości staną się czymś równie powszechnym i naturalnym, jak rozmowa przez telefon. - Myślę, że szybko się z nimi oswoimy, nauczymy zachowywać naturalnie i spontanicznie - przekonuje Jacek Santorski. - Jeśli kwitnie (podobno) cybersex, to znaczy że wszystko jest możliwe. Tylko czy prawdziwe? - dodaje.

Zmiany technologiczne niewątpliwie przekształcają nasze życie, ale całkowite przenosiny do sieci raczej nam nie grożą. Ludzka mentalność ewoluuje znacznie wolniej od sprzętu - zwykle potrzeba na to przynajmniej jednego pokolenia. Trudno więc w tym momencie wyrokować, jak mocno zmienią się nasze zwyczaje związane z pracą, nauką lub życiem osobistym. Wideokonferencje, podobnie jak inne wynalazki, powoli będą zmieniały naszą rzeczywistość, ale raczej nie zaszkodzą kontaktom międzyludzkim. - Człowiek jest ze swej natury zwierzęciem stadnym. Praca czy nauka w miejscu gdzie przebywają inni ludzie służy nie tylko zwiększeniu wydajności, ale przede wszystkim ma charakter socjalizujący - tłumaczy dr Arkadiusz Lewicki, z Katedry Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej Uniwersytetu Wrocławskiego. - Odległości geograficzne kurczą się od stu pięćdziesięciu lat, czyli od momentu wynalezienia telegrafu. Przesyłanie wiadomości na odległość nie wyeliminowało jednak kontaktów interpersonalnych. Przebywając wśród innych, uczymy się społecznie użytecznych zachowań, wchodzimy w różnego typu relacje (towarzyskie, przyjacielskie, nawet erotyczne). Kontakt internetowy może być wyłącznie ich uzupełnieniem - technologia ma to tylko ułatwiać.

Podróże służbowe teoretycznie są niepotrzebne od kiedy mamy telefony, ale nadal jeździmy w delegacje. Często najważniejszym ich celem nie jest bowiem załatwienie jakiejś konkretnej sprawy, ale po prostu wspólne spędzenie czasu i nawiązanie osobistej relacji, która może zaowocować w przyszłości. Negocjacje za pomocą wideołącza mogą być skuteczne, ale po udanej transakcji trudno w ten sposób pójść razem na lunch.

Maciej Nikodemski