Czy masz ważny e-podpis? Sprawdź, bo bez niego nie rozliczysz firmowych podatków

Z raportu na temat stanu polskiej e-administracji pt. "E-administracja w Polsce na tle Unii Europejskiej" przygotowanego przez zespół ekspertów z Laboratorium Gospodarki Cyfrowej DELab Uniwersytetu Warszawskiego wynika, że Polacy wciąż niezbyt chętnie korzystają z usług publicznych oferowanych przez Internet. Zalewnie 31 proc. z nas w ciągu ostatniego roku kontaktowała się z jednostkami administracji za pośrednictwem narzędzi on-line innych niż e-mail. Jest to jeden z najsłabszych wyników w UE . Sytuację ma poprawić realizacja rządowego programu "Od papierowej do cyfrowej Polski", który zakłada, że w ciągu 5 lat połowa Polaków będzie załatwiała 80 proc. spraw urzędowych przez Internet . Pomimo wymagającego podniesienia poziomu polskiego "ucyfrowienia", warto zwrócić uwagę na dane Ministerstwa Finansów, z których wynika, że w 2016 r. 46 proc. wszystkich zeznań podatkowych za poprzedni rok stanowiły deklaracje składane przez Internet . To dobry wynik, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że jeszcze trzy lata temu odsetek ten wyniósł zaledwie 25 proc. .

Obowiązek złożenia deklaracji podatkowych w formie elektronicznej dotyczy biur rachunkowych oraz wszystkich firm, które zatrudniają więcej niż 5 pracowników. Termin na przesłanie formularzy fiskusowi (tj. PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40) mija 28 lutego, jednak w przypadku niektórych deklaracji (PIT-4C oraz PIT-8AR) ostateczna data to 31 stycznia. Pozostałe firmy, czyli te zatrudniające do pięciu pracowników, mają wybór - mogą składać druki w formie papierowej bądź w trybie elektronicznym.

W tym kontekście dobrze jest zwrócić uwagę, że poprawne złożenie zeznania podatkowego przez Internet wiąże się z koniecznością zastosowania podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego. Ponieważ termin ważności certyfikatu mija po roku lub dwóch latach od jego wystawienia, już teraz warto sprawdzić, czy nie musimy go odnowić. Tym bardziej, że czasu na weryfikację i ewentualne nabycie nowego certyfikatu nie zostało już wiele.

- E-podpis to zbiór danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika - wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. - W przypadku e-deklaracji urząd skarbowy, dzięki zastosowaniu podpisów elektronicznych w formularzach, może stwierdzić autentyczność przesłanych przez podatnika dokumentów - dodaje. - Pod względem skutków prawnych podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna - zaznacza E. Włodarczyk.

Warto podkreślić, że podpis elektroniczny jest dużo bardziej odporny na fałszerstwa niż ten składany odręcznie. Jest on przyporządkowany wyłącznie osobie składającej podpis i sporządzany przy pomocy tylko jej dostępnych bezpiecznych urządzeń (karta kryptograficzna) i danych. Co więcej, dzięki znakowaniu czasem, tj. wygenerowaniu przy użyciu metod kryptograficznych elektronicznego potwierdzenia wiążącego dany dokument z datą, dokumentu z podpisem elektronicznym nie można antydatować, a każda zmiana w jego treści wymaga ponownej autoryzacji.

Jak korzystać z e-podpisu w kontaktach z urzędem skarbowym? W celu złożenia deklaracji podatkowych za pomocą interaktywnych formularzy posługujemy się komputerem z podłączonym czytnikiem kart kryptograficznych i włożoną do niego kartą z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo musimy mieć zainstalowane aktualne oprogramowanie Adobe Reader. Trzeba również pobrać ze strony www.e-deklaracje.gov.pl odpowiednią wtyczkę do obsługi programu Adobe Reader, a także - z tej samej strony - właściwe wzory formularzy interaktywnych.

Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Cyfryzacji, np. w Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir w KIR. W przypadku oferowanego przez KIR e-podpisu, klienci mają do dyspozycji sieć kilkunastu placówek firmy w całej Polsce oraz kilkuset współpracujących banków spółdzielczych, których adresy dostępne są na stronie www.elektronicznypodpis.pl.

Jak zamówić podpis elektroniczny? Zestawy w różnych konfiguracjach można zamówić on-line na stronie KIR. Wystarczy wypełnić zamówienie, wydrukować udostępnione dokumenty (umowę oraz zamówienie), opatrzyć je podpisem osoby upoważnionej, a następnie wysłać na adres wybranego oddziału KIR. Dokumenty możemy również wysłać w wersji elektronicznej, potwierdzonej bezpiecznym e-podpisem, na adres podany w podsumowaniu zamówienia. Zamówiony zestaw będzie przygotowany do odbioru w placówce wskazanej w zamówieniu.

Chociaż dla niektórych firm zobowiązanych do rozliczania się z urzędem skarbowym przez Internet, posiadanie e-podpisu jest koniecznością, to warto również zwrócić uwagę na inne korzyści ze stosowania tego rozwiązania. - Doświadczenia naszych klientów pokazują, że podpis elektroniczny sprawdza się również przy uwierzytelnianiu elektronicznych dokumentów w wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstwa. To narzędzie może się przyczynić do optymalizacji procesów i poprawy jakości pracy w firmie - dodaje E. Włodarczyk. Niemal od razu odczuwalny jest spadek wydatków na obsługę standardowych dokumentów, w tym na zakup papieru, eksploatację drukarek, znaczki pocztowe lub koperty. - Składanie podpisu elektronicznego jest proste i szybkie. Zamiast drukować ważne dokumenty i podpisywać je własnoręcznie, można zrobić to od razu na komputerze i wysłać je do odbiorcy e-mailem - mówi E. Włodarczyk. - W przypadku oferowanego przez KIR e-podpisu Szafir niebagatelną zaletą jest możliwość złożenia jednego podpisu pod wieloma dokumentami na raz, co pozwala na istotną oszczędność czasu - dodaje E. Włodarczyk.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie także w wielu innych obszarach. Dobrym przykładem może być służba zdrowia - placówki medyczne, korzystające z e-podpisu mogą prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, a lekarze wystawiać e-zwolnienia. Tę metodę weryfikacji dokumentów można również wykorzystać do udziału w elektronicznych przetargach lub aukcjach oraz do kontaktu z KRS-em. Co więcej, zakupiony e-podpis można również wykorzystywać w celach prywatnych, jako że jest on przypisany do konkretnej osoby fizycznej, a nie firmy.

Elektroniczne potwierdzanie tożsamości jest dobrym rozwiązaniem również z punktu widzenia sprawności funkcjonowania administracji publicznej. - Jedną z ważniejszych korzyści wynikających z zastosowania e-podpisu jest przyspieszenie procesu weryfikacji danych zawartych np. w formularzach podatkowych. Co ważne, to narzędzie pozwala na wyeliminowanie potencjalnych błędów, które mogą się pojawić przy ręcznym przepisywaniu danych do systemów informatycznych - dodaje E. Włodarczyk.

^{1. http://www.polskaszerokopasmowa.pl/artykuly/e-administracja-wymaga-powaznej-korekty.html}

^{2. http://www.mr.gov.pl/media/21329/Od_papierowej_do_cyfrowej_PL_prez_dluzsza_20062016.pdf str. 8}

^{3. http://www.polskieradio.pl/42/273/Artykul/1615935,PIT-2015-Polacy-zlozyli-przez-internet-8-mln-deklaracji-podatkowych}

^{4. https://www.pwc.pl/pl/publikacje/assets/edeklaracje-2015.pdf str. 3}