Czy warto wdrożyć system ISO?
Zdecydowana większość przedsiębiorców, z tych którzy wdrożyli w swoich firmach system zarządzania jakością ISO 9001, jest z tego faktu zadowolona. Choć wdrożenie danej normy może wiązać się z szeregiem obowiązków, jakich należy dopełnić, oraz kosztami, które trzeba ponieść, to jej posiadanie może przynieść naprawdę wymierne korzyści.
Podniesienie prestiżu firmy, usprawnienie systemów jej zarządzania, lepszy przepływ informacji, zapewnienie dobrej obsługi klientów, to podstawowe zalety wynikające z posiadania certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością (ISO 9001). Oprócz tego działanie przez firmę zgodnie z jego zasadami ma znaczenie np. przy ubieganiu się przez przedsiębiorcę o dofinansowanie z funduszy unijnych (zwiększa bowiem szanse na ich otrzymanie). Ponadto ISO może mieć znaczenie np. przy ubieganiu się przez daną firmę o udzielenie zamówienia publicznego. Fakt wdrożenia danej normy i postępowanie według jej wytycznych przy realizacji zamówienia może decydować o wygranej danego wykonawcy.
Systemy ISO to międzynarodowe standardy systemów zarządzania. Aby móc legitymować się certyfikatem ISO, firma musi wdrożyć odpowiednie procedury oraz przejść przez wszystkie etapy certyfikacji. Proces certyfikacji ma na celu poświadczenie przez jednostkę certyfikującą, iż funkcjonujący w przedsiębiorstwie system zarządzania jest zgodny z wymaganiami danej normy i został skutecznie wdrożony.
Przystępując do wdrożenia danej normy ISO (samodzielnie lub za pośrednictwem zewnętrznej firmy) trzeba przeprowadzić tzw. audyt wstępny (zwany również zerowym). Polega on na pierwotnej analizie istniejącego w firmie systemu jakości. Ocenia się struktury organizacyjne oraz posiadane i funkcjonujące w firmie dokumenty w aspekcie wymagań normy. Następnie określa się zasady obowiązujące w systemie, który ma zostać w firmie wdrożony.
W następnym etapie przystępuje się do budowy struktury organizacyjnej, która ma na celu określenie zadań, zasad odpowiedzialności i uprawnień przypisanych danym osobom w firmie. Z tym wiąże się kolejny etap opisywanej procedury, tj. szkolenie kadry kierowniczej oraz pracowników. Są oni szkoleni m.in. z nowoczesnych metod zarządzania jakością oraz poznają narzędzia sterowania jakością.
Niezwykle istotną częścią wdrażanego programu jest opracowanie dokumentacji systemowej, tj. procedur, formularzy i instrukcji. Postępowanie kończy się przeprowadzeniem audytu wewnętrznego końcowego całego systemu (tzw. audyt przedcertyfikacyjny). Jego celem jest wykrycie ewentualnych nieprawidłowości w stosowaniu systemu oraz wdrożenie niezbędnych zaleceń.
Wdrożenie konkretnej normy ISO musi być potwierdzone przez jednostkę certyfikującą, posiadającą akredytację (np. Polskiego Centrum Akredytacji). Wybór jednostki należy do przedsiębiorcy. Obecnie takich podmiotów działających na rynku jest sporo. Warto jednak wybrać taką, która cieszy się dobrą renomą.
Jeżeli wprowadzony system działa sprawnie, audytorzy sporządzają raport i podejmowana jest decyzja o udzieleniu certyfikacji. Certyfikat jest ważny przez okres, na który został wystawiony. Przy czym co pewien czas odbywa się audyt w nadzorze i od jego pozytywnego wyniku zależy dalsza ważność certyfikatu.
Jeżeli certyfikatorzy dopatrzą się uchybień, obowiązkiem firmy jest wdrożenie działań korygujących. Ponowna weryfikacja firmy następuje w ciągu kilku miesięcy.
Obraz tego, jakie korzyści wynikają z wprowadzenia w polskich firmach systemów zarządzania jakością ISO daje raport z badania przeprowadzonego przez Portal badań internetowych PB Online. Badanie zostało przeprowadzone w pierwszym kwartale 2010 r. wśród 509 firm z całej Polski, które w ciągu ostatnich 15 lat wdrożyły ISO 9001. Przebadane firmy działają w różnych branżach i charakteryzują się różną wielkością zatrudnienia i przychodów. Zdecydowana większość badanych firm (87%) wyraziła opinię, że opłaciło się im wdrożyć ISO 9001. Najbardziej pozytywnie wdrożenie systemu ISO oceniły firmy z branży przemysłowej i usług ochrony zdrowia.
Do niewątpliwych korzyści uzyskanych w wyniku wprowadzenia normy ISO przedsiębiorcy zaliczyli podniesienie prestiżu firmy, usprawnienie obiegu dokumentów, poprawę jakości usług, komunikacji wewnętrznej i kontaktów z kontrahentami biznesowymi.
Jednocześnie zwrócili uwagę na pewne minusy wprowadzenia systemu, tzn. zwiększenie biurokracji, wzrost kosztów jednostkowych czy zmniejszenie wydajności pracy. Takie odczucia miało jednak tylko 15% badanych. Do najczęściej napotykanych problemów badani zaliczyli również opór pracowników wobec procesu wdrożenia oraz nadmiar procedur, instrukcji i formularzy.
Jak wynika z raportu, czas wdrażania systemu uzależniony jest od stopnia trudności, na jakie natrafiano w czasie jego wprowadzania. Długi termin wprowadzania systemu w danej firmie wiązał się z większymi ujemnymi następstwami. Jednakże u niemal 80% firm proces wdrażania ISO przebiega dość szybko i zajmuje mniej niż 12 miesięcy. Z powołanego raportu wynika również, że przedsiębiorcy coraz rzadziej decydują się na samodzielne wdrażanie ISO. Prawie połowa badanych firm zleciła kompleksowe wdrożenie systemu firmie zewnętrznej.
|
Norma ISO 9001:2008 "Systemy zarządzania jakością" Można ją stosować w każdej organizacji niezależnie od jej wielkości i profilu działania. Dotyczy jakości wyrobu oraz systemu zarządzania jakością w organizacji. Jej wdrożenie zwiększa wydajność pracy poprzez wyznaczanie poszczególnym pracownikom ich zadań, celów oraz odpowiedzialności. Wprowadzenie tej normy wyraźnie redukuje koszty, poprawia produktywność oraz umożliwia łatwiejsze i szybsze zidentyfikowanie wad wyrobów, co za tym idzie - eliminuje zbędną pracę. Po wprowadzeniu tej normy zauważalny jest znaczący spadek reklamacji wytwarzanych przez przedsiębiorców produktów i świadczonych usług. |
autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 63 (791) z dnia 2011-08-08