Dodatkowe ewidencje i wykazy obowiązkiem pracodawcy

Przepisy Kodeksu pracy oraz regulacje pozakodeksowe nakładają na pracodawcę obowiązek tworzenia dodatkowych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Część z nich przybiera postać ewidencji, wykazu lub rejestru (patrz tabela). Przepisy prawne będące podstawą do utworzenia konkretnych dokumentów tego typu rozsiane są po całym Kodeksie pracy, spotkać je można również w aktach prawnych dotyczących bhp czy innych zagadnień. Z pewnością takie rozproszenie regulacji nie pomaga pracodawcy w należytym wywiązaniu się z obowiązków dokumentacyjnych, tym bardziej, że samodzielne utworzenie niektórych rejestrów czy wykazów wymaga wręcz specjalistycznej wiedzy.

Obowiązek utworzenia i prowadzenia danej ewidencji, wykazu czy rejestru związany jest z wystąpieniem określonych przez prawo okoliczności. Dotyczą one wskazanych w przepisach zdarzeń (np. wypadku przy pracy), wyodrębnionej kategorii pracowników bądź szczególnych warunków wykonywania pracy. Prawo pracy nie precyzuje, czy wskazane w przepisach ewidencje i inne dokumenty tego typu powinny być przez pracodawcę przygotowane zawczasu, niejako z góry. Praktyka zakładów pracy w tym zakresie może być różna.

Niektórzy pracodawcy mogą zapobiegliwie przygotować teczki z wszelkimi wymaganymi rejestrami, a dopiero później, w miarę potrzeby, zapełniać je odpowiednimi wpisami. Nie jest też wykluczone, że odpowiednie teczki zostaną założone dopiero po wystąpieniu określonej sytuacji, np. wypadku przy pracy. Wydaje się, że tylko informację (wykaz) o pracownikach odpowiedzialnych za udzielanie pierwszej pomocy i zwalczanie pożarów należy sporządzić niezależnie od warunków, jakie występują w danym zakładzie pracy.

Niektóre z wykazów czy rejestrów dotyczą warunków, w jakich świadczona jest praca. Przy czym prawo pracy wymaga odnotowania jedynie specyficznych warunków panujących na danym stanowisku, np. warunków szkodliwych lub szczególnie uciążliwych. W praktyce realizacja takiego obowiązku wymaga zapoznania się z odpowiednimi aktami wykonawczymi.

I tak, aktem niezbędnym dla utworzenia rejestru prac w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym jest rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym w środowisku pracy (Dz. U. z 2012 r. poz. 890). Aby utworzyć wykazy i rejestry podane w tabeli, konieczna jest też znajomość innych rozporządzeń, m.in.:

• Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz. U. z 2002 r. nr 217, poz. 1833 ze zm.),
  
• Ministra Zdrowia w sprawie szkodliwych czynników biologicznych dla zdrowia w środowisku pracy oraz ochrony zdrowia pracowników zawodowo narażonych na te czynniki (Dz. U. z 2005 r. nr 81, poz. 716 ze zm.).

Pomocnym przy tworzeniu wykazu prac lekkich wykonywanych przez młodocianego jest z kolei rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (Dz. U. z 2004 r. nr 200, poz. 2047 ze zm.).