E-talenty załogi w sieci

Systemy informatyczne, wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi, klasy HCM (human capital management) lub inaczej HR (human resources), są od dawna znane polskim firmom. Początkowo biznes wykorzystywał proste oprogramowanie kadrowo-płacowe, służące do rozliczania się z ZUS czy urzędem skarbowym oraz naliczania pensji. Chodziło o realizację tzw. twardego HR.

Od kilku lat, gdy zaczęła rosnąć rola tzw. miękkiego HR, firmy wdrażają nowoczesne, rozbudowane systemy IT, które faktycznie wspierają - poza rozliczeniem płac - zarządzanie kapitałem ludzkim. Czyli służą optymalnemu wykorzystaniu personelu do realizacji celów strategicznych organizacji. Jako "miękki HR" należy rozumieć rekrutację kompetentnych pracowników, kierowanie ich rozwojem oraz ścieżką kariery.

e-talenty załogi

O tym, że "miękka" część HR w systemach IT zyskuje coraz większą popularność, przekonana jest Joanna Forkajm-Stachura, menedżer produktu HCM w SAP Polska. Według niej, na "miękką" część systemów HCM składają się szeroko pojęte funkcjonalności (moduły): rozwój kadr, zarządzanie kompetencjami i kwalifikacjami pracowników, oceny personalne, zarządzanie szkoleniami i e-learning oraz rekrutacja pracowników. Współpraca miękkich funkcjonalności z twardymi pozwala na profesjonalne zarządzanie wiedzą pracowników.

- Dostępne w systemach narzędzia pozwalają na optymalne dopasowanie pracowników do stanowisk w przedsiębiorstwie. Osiąga się to analizując posiadane przez pracowników kwalifikacje i kompetencje, a także wymagania kompetencyjne stanowisk, które pracownicy zajmują. Właściwe i szybkie znalezienie luk kompetencyjnych jest kluczem do posiadania w swoim zespole ekspertów merytorycznych, których wiedza jest stale uzupełniana o nowości w obszarach, którymi się zajmują - przekonuje Joanna Forkajm-Stachura.

Oprogramowanie do zarządzania kadrami ewoluuje wraz z potrzebami biznesu. Wojciech Dobrowolski, wiceprezes ds. rozwoju produktów w firmie TETA, dostarczającej m.in. systemy HR, twierdzi, że rolą aplikacji jest teraz wsparcie polityki kadrowej, głównie naboru pracowników.

- Coraz częściej oprogramowanie służy do szybkiego rekrutowania pracowników. Dzisiejszy rynek pracy nie przypomina tego sprzed kilku lat: pracownicy są mobilni, rotują, wyjeżdżają za granicę. Zmienia się też struktura przedsiębiorstw, wydzielane są na zewnątrz osobne organizacje, powstają tymczasowe struktury do realizacji określonych zadań, zatrudniani są pracownicy tymczasowi. Trudno byłoby ogarnąć procesy kadrowe i rozliczać pracowników bez właściwego oprogramowania - tłumaczy Dobrowolski.

Jak dzisiejsze systemy HCM pomagają w zatrudnianiu pracowników? - Mają funkcje rekrutacyjne - pozwalające wyszukać odpowiedniego kandydata na stanowisko, analizując kompetencje rekrutowanego i wymagania wakatu.

- Aplikacje pomogą zautomatyzować w pełni procesy rekrutacji, wspomagając wybór odpowiedniego kandydata, automatyzując korespondencję z kandydatami oraz w przypadku podjęcia decyzji o zatrudnieniu, przekazując automatycznie dane wybranych osób do części kadrowej. Wykorzystanie tej funkcji pozwala obniżyć koszty procesu rekrutacji przez automatyzację powtarzalnych działań i wykorzystanie rekrutacji przez internet (e-recruiting) - opowiada Joanna Forkajm-Stachura.

Dział kadr on-line

Podobnie jak SAP, moduł rekrutacji przez internet rozwija w swoim systemie katowicka spółka DST, kolejny znaczący dostawca systemu HR. Dzięki modułowi kandydaci do pracy mogą zdalnie składać w firmach dokumenty, wypełniać kwestionariusze dotyczące kwalifikacji. W ten sposób system tworzy listy potencjalnych kandydatów do pracy.

Na aplikacje webowe (umożliwiające dostęp do systemu na serwerze przez internet) stawia również Teta. Dostawcy oprogramowania rozwijają te technologie, ponieważ procesy rekrutacji i obsługi pracowników przeniosły się do internetu.

- Dzięki internetowi można szybko odnaleźć ludzi z odpowiednimi kwalifikacjami dla danego stanowiska. Jest to istotne zwłaszcza dla firm szukających specjalistów. Na przykład, jeśli firma szuka osób potrafiących obsługiwać maszyny sterowane numerycznie, którzy będą zatrudnieni na pewien okres czasu. Dzięki bazie danych kandydatów i napływowi aplikacji przez internet, znalezienie takich osób jest dużo łatwiejsze - mówi Wojciech Dobrowolski.

Sposobem na znalezienie ekspertów z danej dziedziny są mechanizmy wyszukiwania kandydatów w internecie, wbudowane w systemy HR. System informatyczny możne przeszukiwać (m.in. według słów kluczowych) strony internetowe, blogi czy grupy dyskusyjne, aby dotrzeć do specjalistów w danej dziedzinie, pasjonatów, ludzi, którzy mają w dorobku niestandardowe dokonania. Po stworzeniu listy takich osób wystarczy się z nimi skontaktować i umówić na rozmowę.

Dzięki "inwigilacji" przez internet specjaliści mogą dostawać konkretne propozycje pracy, nawet jeśli nie myśleli o szukaniu zatrudnienia. Zapewne taka jest przyszłość rekrutacji, zwłaszcza że systemy HR w przedsiębiorstwach są zintegrowane z systemami funkcjonującymi u kooperantów, takich jak firmy rekrutacyjne i headhunterskie. Wymiana informacji o wakatach oraz o kandydatach do pracy następuje błyskawicznie. Firmy, które inwestują w systemy HR, mają więc większe szanse na znalezienie pracowników aniżeli podmioty wykorzystujące tradycyjne narzędzia rekrutacji, czyli np. ogłoszenia prasowe.

Pracownik w sieci

Funkcji "miękkiego" HR w systemach IT jest bardzo wiele. Jednym z trendów w zarządzaniu personelem, który przyszedł do Polski wraz z zagranicznymi korporacjami i trafił do systemów IT, są oceny pracownicze. Funkcja ta pozwala na ocenę kreatywności, solidności i chęci rozwijania wiedzy przez pracowników na podstawie osiąganych wyników.

Kolejnym modułem, jaki zyskuje na popularności, są narzędzia szkoleniowe. Przykładowo SAP ma narzędzie Learning Solutions, które umożliwia zarządzanie różnymi rodzajami szkoleń, w tym tradycyjnymi i testami on-line. Oracle ma zaś narzędzie iLearning - system wspomagający zarządzanie nauczaniem (klasy LMS - Learning Management System), wykorzystujący efektywne, zintegrowane i rozszerzalne techniki szkolenia przez internet.

Kolejną nowością w systemach HR są opcje pozwalające na samoobsługę pracowników i menedżerów. Oprogramowanie SAP daje pracownikowi możliwość wprowadzania (np. przez internet) zmian danych do systemu, nadzorowania ich poprawności oraz pozyskiwania podstawowych informacji. Jeżeli przełożony pracownika ma zatwierdzić wprowadzane dane, zostaje on o tym powiadomiony w systemie.

Druga z opcji samoobsługi, skierowana tylko do menedżerów, pozwala na uzyskiwanie informacji o podlegających im pracownikach w postaci raportów i analiz. Menedżerowie mogą też zarządzać czasem pracy personelu, urlopami, zadaniami itp. Z opcji samoobsługi w systemie SAP korzystają m.in.: Bank BPH, Philips Lighting Poland i Polkomtel.

Samoobsługę w systemie oferują też wspomniane firmy, jak Oracle, Teta i DST. Dostęp do danych personalnych przez przeglądarkę internetową jest nowością, która wkrótce stanie się standardem.

- Systemy oferują pracownikom wgląd do własnych danych osobowych, w tym do bilansu czasu pracy, informacji o absencji, dniach wykorzystanego urlopu itp. W ten sposób pracownicy mogą składać dokumenty, np. podania o urlop - dodaje Krzysztof Sromek, prezes DST.

To dopiero początki

Krajowy rynek oprogramowania HCM\HR należy do kilku dostawców. Z globalnych graczy liczą się wspomniane firmy Oracle i SAP, ale też IFS (pakiet IFS Płace został stworzony w Polsce). Z polskich znaczącymi graczami są m.in. DST i Teta. Wszystkie wymienione firmy odnotowują coraz większą sprzedaż oprogramowania HR, niestety jednak ze wszystkich zaawansowanych opcji zarządzania "miękkim" HR na razie korzysta niewiele przedsiębiorstw.

- Każda, nawet prosta aplikacja HR-owa, zawiera jakieś elementy wspierające zarządzanie personelem. Ale tylko kilka systemów w Polsce posiada wiele zaawansowanych opcji. Poza naszym produktem mogę wymienić system SAP HR.

Zainteresowanie "miękkim" HR jest duże, jakieś 99 proc. firm szukających pakietu kadrowo-płacowego zadaje pytania o zarządzanie kapitałem ludzkim. Jednak na razie niewielki odsetek wdraża te dodatkowe narzędzia. Na nasze rozwiązanie zdecydowały się m.in.: Grupa Kęty, Aluminium-Konin Impexmetal, Agros Nova i ABB - mówi Krzysztof Sromek, prezes DST.

Profesjonalnymi systemami, które nie tylko rozliczają płace, ale też służą zarządzaniu kapitałem ludzkim, są zainteresowane duże przedsiębiorstwa prywatne. Ale jest kwestią czasu, gdy trend ten pojawi się we wszystkich krajowych podmiotach.

Adam Brzozowski