Firmowe jubileusze a podatek dochodowy
Pierwsza, piąta czy dziesiąta rocznica powstania firmy to często okazja do świętowania i organizacji jubileuszu. Jeżeli przybiera ona formę imprezy integracyjnej, nie ma przeszkód, aby związane z nią wydatki rozliczyć w kosztach podatkowych. Podobnie jak wypłaconą pracownikowi jubilatkę, czyli świadczenie pieniężne z tytułu stażu pracy.
Czasami podmioty gospodarcze podejmują się organizacji imprezy okolicznościowej (np. w formie uroczystej kolacji lub bankietu) w związku z obchodzoną rocznicą swojego istnienia. Wydatki na jej organizację obejmują wówczas m.in. wynajęcie sali, koszty zaproszeń, katering. Uczestnikami takich spotkań poza pracownikami są niejednokrotnie kontrahenci oraz członkowie rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych. W tym przypadku konieczne jest ustalenie w jakiej części koszty organizacji jubileuszu firmy dotyczą pracowników, a w jakiej pozostałych uczestników.
Obchody jubileuszu firmy mają na celu nie tylko uczczenie kolejnej rocznicy powstania firmy, ale również wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami, jak i pomiędzy pracownikami a pracodawcą. Wzmocnienie to przekłada się pośrednio na stopień identyfikacji pracownika z miejscem pracy i wpływa na wydajność oraz jakość wykonywanej pracy. Należy zatem uznać, że istnieje związek pomiędzy taką imprezą a przychodami uzyskiwanymi przez przedsiębiorcę. Wydatki na jej organizację nie są ponadto wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W konsekwencji wydatek na organizację imprezy z tytułu obchodów rocznicy powstania firmy, w części przypadającej na pracowników, może być zaliczony do kosztów.
Jeżeli natomiast chodzi o koszty organizacji bankietu w części dotyczącej kontrahentów to nie mogą być one uznane za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop. Wydatki związane z przyjmowaniem kontrahentów (za wyjątkiem zwyczajowych poczęstunków na terenie firmy) traktowane są bowiem przez organy podatkowe za mające na celu utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku przedsiębiorcy na zewnątrz. Noszą zatem znamiona reprezentacji i tym samym należy je wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.
Również jeżeli w spotkaniu brać będą udział członkowie rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, to przypadające na nich wydatki nie są uważane za koszty podatkowe. Stosowne w tym zakresie regulacje zawiera art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o pdop.
W praktyce nie zawsze jest możliwe wydzielenie z całości kosztów organizacji imprezy w związku z obchodzoną rocznicą istnienia firmy wydatków przypadających na pracowników i pozostałych jej uczestników. Jeżeli taki podział jest niemożliwy, podatnik musi liczyć się z tym, że w razie kontroli organ podatkowy wydatki na zorganizowanie imprezy wyłączy mu z kosztów. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 18 czerwca 2008 r., nr IBPB3/423-200/08/NG.
Jubileusz obchodzić może nie tylko firma, ale również zatrudnieni w niej pracownicy. Uzyskanie określonego stażu pracy jest w niektórych firmach okazją do przyznania pracownikom gratyfikacji finansowej nazywanej nagrodą jubileuszową.
Nagroda ta w niektórych firmach przysługuje na mocy przepisów ustawowych. Natomiast u pracodawców, u których nagroda jubileuszowa nie przysługuje na mocy ustawy (tj. u pracodawców spoza sfery budżetowej), może być wypłacana na podstawie zakładowych przepisów płacowych. W tym jednak przypadku tylko od woli prawodawcy zależy czy przyzna pracownikom prawo do tego typu nagród. Nie ma bowiem przepisów, które by go do tego obligowały.
Pracodawca, który zdecyduje się na przyznawanie pracownikom "jubilatek", stosowne w tym zakresie uregulowania powinien zawrzeć w przepisach wewnątrzzakładowych dotyczących płac, czyli np. w regulaminie wynagradzania. Jeżeli natomiast zakład zatrudnia mniej niż 20 pracowników i nie posiada takiego regulaminu ani układu zbiorowego, zasady wypłaty nagród jubileuszowych można zapisać w umowach o pracę.
Nagroda za wysługę lat pracy (wypłacona na mocy przepisów ustawowych lub zakładowych) wypełnia definicję przychodów ze stosunku pracy zawartą w art. 12 ustawy o pdof. Jej wartość nie korzysta ze zwolnienia od podatku. Pracodawca wypłacając należność ze stosunku pracy z tytułu nagrody jubileuszowej jest obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Przy czym, jeżeli według zasad określających warunki jej przyznawania przysługuje ona pracownikowi nie częściej niż co 5 lat, nie należy od niej naliczać składek ZUS. Wówczas podlega ona bowiem wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Nagroda taka nie stanowi też wtedy podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Celem działań podejmowanych przez pracodawców, które polegają na uhonorowaniu pracowników z długoletnim stażem pracy, jest chęć umocnienia więzi pracowników z firmą. Trwałość zatrudnienia jest ważna z uwagi na zapotrzebowanie na wyspecjalizowaną kadrę, której wiedza i zaangażowanie w pracę wpływa na jakość produkowanych wyrobów lub świadczonych usług oraz na konkurencyjność firmy. Tak więc ponosząc koszty na nagrody jubileuszowe dla pracowników, pracodawca pośrednio dąży do wzmocnienia swojej pozycji i zwiększenia osiąganych przychodów, i może je zaliczyć do kosztów podatkowych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397)
autor: Beata Siwkowska
Gazeta Podatkowa nr 33 (761) z dnia 2011-04-26