Reklama

Firmy będą krócej przechowywać dokumenty pracownicze

Forma elektroniczna, zamiast dokumentów papierowych, skrócony czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat, a także realne oszczędności dla przedsiębiorców z tego tytułu - od 2019 r. zaczną obowiązywać kolejne ułatwienia dla przedsiębiorców, przygotowane w ramach pakietu 100 zmian dla firm i przyjęte z końcem października przez Radę Ministrów.

To istotny krok do budowy cyfrowego państwa i administracji, usprawnienia systemu i jego lepszego dostosowania do światowych standardów, ale przede wszystkim ukłon w stronę przedsiębiorcy, który na zmianach będzie mógł zaoszczędzić.

Reklama

Dotychczasowe rozwiązania, które obowiązują od lat nie odpowiadają ogólnym trendom wdrażanym w administracji. Chodzi o budowę e-państwa, które ma przynieść korzyści nie tylko urzędom, ale także obywatelom.

Zmiana uzasadnione

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją rozwiązuje różnorodne problemy, m.in: skraca okres przechowywania przez pracodawców akt pracowniczych z 50 do 10 lat, pozwala pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, wskazuje bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia jako domyślną.

Niby niewiele, ale warto pamiętać, że to kolejny pakiet rozwiązań dla firm w Polsce, który na celu ma eliminowanie barier rozwojowych. Ustawa przewiduje, że pracodawcy będą mogli przechowywać akta pracownicze 10, a nie 50 lat, bo ZUS będzie dysponował wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości.

Przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej będzie tańsze. Nowe rozwiązania technologiczne sprawiają, że dotychczasowe wymogi trzymania akt pracowniczych 50 lat i tylko w formie papierowej nie mają uzasadnienia. Po pierwsze, to koszty, które Ministerstwo Rozwoju oceniło nawet na 130 mln zł rocznie. Po drugie, funkcjonujące przepisy nie gwarantują ubezpieczonemu, że w chwili wystąpienia do ZUS z wnioskiem o przyznanie emerytury lub renty, będzie mógł otrzymać od byłego pracodawcy wszystkie niezbędne dokumenty.

Nie wszystko od razu

Zmiany w sposobie przechowywania dokumentów będą wdrażane stopniowo. Dla pierwszej kategorii, tj. pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., dokumentacja będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia w przyszłości wysokości emerytury lub renty (stąd obowiązek przekazywania m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia.

Nowelizacja znosi konieczność uzupełniania danych, dochodzenia od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Te będą na bieżąco aktualizowane i archiwizowane w postaci cyfrowej. Druga kategoria, tj. pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników. Jednakże, pracodawca skorzysta z tego rozwiązania tylko, o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić. Jeśli jednak już się zdecyduje, będzie to decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców. Szczegółowe zasady oraz kwestie bezpieczeństwa, dostępu i warunków przechowywania dokumentacji będą określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wydanym w porozumieniu z Ministrem Cyfryzacji.

Trzecia kategoria, tj. dla pracowników uzyskujących zatrudnienie przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie zobowiązany do przechowywania dokumentów przez okres 50 lat.

mk

Dowiedz się więcej na temat: R. | dokumenty | ZUS

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »