Gdy firmowy majątek służy celom prywatnym
Coraz częściej wiele składników należących do majątku firmy jest wykorzystywanych również poza nią. Służą one nie tylko celom prywatnym przedsiębiorców, ale również ich pracownikom i zleceniobiorcom. Dotyczy to głównie samochodów osobowych, smartfonów i pozostałego sprzętu, tzw. komputerowego. Zazwyczaj takie użytkowanie służbowego sprzętu nie pozostaje obojętne podatkowo zarówno dla firmy, do której składnik majątku należy, jak i jego użytkownika.
Amortyzacja środków trwałych
Jeżeli składnik majątku nabyty na potrzeby prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności spełnia definicję środka trwałego, to przedsiębiorca może go wprowadzić do firmowej ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej działalności gospodarczej. W efekcie do kosztów podatkowych może zaliczać w całości odpisy amortyzacyjne dokonywane od jego wartości początkowej. Od jakiegoś czasu organy podatkowe w odniesieniu do składników majątku ruchomego, w tym głównie samochodów osobowych będących środkami trwałymi w firmach osób fizycznych przyjmują, że bez wpływu na możliwość obciążania firmowych kosztów podatkowych dokonywanymi od nich odpisami amortyzacyjnymi pozostaje fakt wykorzystywania ich przez przedsiębiorcę do jego własnych celów prywatnych (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 września 2016 r., nr 2461-IBPB-1-1.4511.460.2016.1.WRz). Wskazują przy tym, że z literalnego brzmienia art. 22a ust. 1 ustawy o pdof nie wynika, aby ustawodawca wymagał wykorzystywania danego składnika majątku wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jako warunku zaliczenia go do środków trwałych i w konsekwencji dokonywania oraz obciążania kosztów odpisami amortyzacyjnymi od jego wartości początkowej. Podobnie organy podatkowe rozstrzygają w stosunku do firmowych aut udostępnianych na cele prywatne pracownikom. Należy jednak wskazać, że w odniesieniu do aut osobowych obciążanie kosztów podatkowych ich amortyzacją powinno się odbywać w ramach limitu 20.000 euro, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof.
Aby odpisy amortyzacyjne od środka trwałego obciążały firmowe koszty podatkowe, nie jest konieczne wykorzystywanie go w 100% do celów działalności gospodarczej.
W stosunku do będących środkami trwałymi nieruchomości w art. 22f ust. 4 ustawy o pdof ustawodawca zrobił jednak pewne zastrzeżenie. Wynika z niego, że jeżeli tylko część nieruchomości, w tym budynku mieszkalnego lub lokalu mieszkalnego, jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej, to odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości ustalonej od wartości początkowej nieruchomości, budynku lub lokalu odpowiadającej stosunkowi powierzchni użytkowej wykorzystywanej do prowadzenia działalności gospodarczej, do ich ogólnej powierzchni użytkowej.
Wyposażenie przekazane na cele prywatne
Przekazywanie na cele prywatne rzeczowych składników firmowego majątku niebędących środkami, których zakup został rozliczony w firmowych kosztach podatkowych, powoduje konieczność dokonania korekty wysokości tych kosztów. Wynika to z uregulowań art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdof. Przepis ten wskazuje, że w pewnych okolicznościach do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych. Ma to zastosowanie w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa. W konsekwencji, gdy omawiane składniki majątku zostaną wycofane z firmy na którykolwiek z wymienionych celów, wówczas wydatki na ich nabycie należy wyłączyć z kosztów firmowych.
Przychody użytkownika służbowego sprzętu
Nieodpłatne wykorzystanie składników firmowego majątku do celów prywatnych przez pracowników lub osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych powoduje u nich powstanie przychodu podlegającego opodatkowaniu. W przypadku pracownika źródłem powstania przychodu będzie stosunek pracy, natomiast gdy jest to umowa zlecenia lub o dzieło wykonywana poza działalnością gospodarczą - przychód z działalności wykonywanej osobiście.
Wartość nieodpłatnego świadczenia zasadniczo należy w takim przypadku ustalić w oparciu o art. 11 ust. 2a ustawy o pdof. Z jego uregulowań wynika, że w analizowanym przypadku ich wartość pieniężną ustala się generalnie według cen zakupu. Zatem przychód pracownika (zleceniobiorcy) z tytułu przekazania mu do prywatnego użytkowania rzeczowego składnika firmowego majątku wyznacza cena zakupu uiszczona przez pracodawcę (zleceniodawcę).
Inny sposób określania wysokości przychodu z nieodpłatnych świadczeń ustawodawca zarezerwował jedynie dla świadczenia z tytułu użytkowania przez pracownika do celów prywatnych firmowego samochodu. Jak wynika z uregulowań zawartych w art. 12 ust. 2a-2c ustawy o pdof, wysokość tego przychodu ustalana jest w formie kwotowego ryczałtu, który wynosi miesięcznie 250 zł dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3, a dla aut o pojemności większej - 400 zł.
Gdy pracownicy użytkują służbowe auta do celów prywatnych tylko przez część miesiąca, wówczas wartość uzyskanego w ten sposób świadczenia jest ustalana za każdy dzień - w wysokości 1/30 wskazanych kwot (art. 12 ust. 2a-2b ustawy o pdof). Tym samym wartość przychodu, który w wyniku udostępnienia nieodpłatnie służbowego auta uzyska pracownik, poza pojemnością silnika użytkowanego samochodu osobowego, uzależniona jest również od liczby dni, w których będzie ono miało miejsce. Z kolei gdy użytkowanie to jest częściowo odpłatne, wtedy wysokość pracowniczego przychodu wyznacza różnica pomiędzy wartością miesięcznego ryczałtu (tj. 250 zł lub 400 zł) i ponoszoną odpłatnością (art. 12 ust. 2c ustawy o pdof).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 27 (1381) z dnia 2017-04-03