Gdy kilometrówka limituje koszty

W przypadku samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych wydatki związane z jego eksploatacją przedsiębiorca rozlicza w kosztach podatkowych na zasadach określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Z powołanego przepisu wynika, że możliwość zaliczania ich do kosztów jest ograniczona i wyznacza ją wysokość kwoty będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych na potrzeby wykonywanej działalności i stawki za 1 km przebiegu pojazdu.

Wyjątkiem od tej zasady są samochody osobowe wykorzystywane w ramach leasingu, o którym mowa w art. 23a pkt 1 ustawy o pdof. W ich przypadku wydatki eksploatacyjne nie podlegają w kosztach limitowaniu, o ile umowa leasingu spełnia warunki określone we wskazanym przepisie. Umowy niespełniające tych warunków dla celów podatkowych traktowane są jak umowy najmu czy dzierżawy, przy których podatnik zobowiązany jest do ograniczania kosztów eksploatacji kilometrówką.

Faktyczny przebieg samochodu osobowego powinien zostać udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. W przypadku jej braku, wydatki ponoszone z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof).

Ustawa o pdof nie określa wzoru ewidencji przebiegu pojazdu, a jedynie zakres informacji, które powinna ona zawierać. Minimum danych, jakie powinny się w niej znaleźć, to: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika i jego dane.

Sama ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi jednak dowodu potwierdzającego poniesienie wydatku. Wartość z niej wynikająca określa tylko limit wydatków, które można zaliczyć w ciężar kosztów. Natomiast kosztem podatkowym mogą być jedynie w wyznaczonym przez nią limicie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z samochodem osobowym, dla którego prowadzona jest ewidencja.

Przykładowymi wydatkami rozliczanymi poprzez ewidencję przebiegu są wydatki na zakup paliwa, wymianę oleju, części zamiennych, na naprawę, remonty, przeglądy okresowe, ubezpieczenie pojazdu, czynsz najmu czy też opłaty parkingowe. Dowodami ich poniesienia są oryginały faktur VAT, rachunków, dowodów zapłaty ubezpieczenia, biletów parkingowych.

Wartość wydatków podlegającą zaliczeniu do kosztów podatkowych przedsiębiorca wylicza porównując kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu z faktycznymi wydatkami. Porównania takiego dokonuje się co miesiąc. Jeżeli rzeczywiste wydatki są wyższe od kwoty wynikającej z ewidencji, to nadwyżka ponad tę kwotę nie stanowi kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu. W przypadku gdy faktyczne wydatki są niższe lub równe kwocie limitu, to w kosztach podatkowych należy uwzględnić wartość faktycznych wydatków.

Co istotne, rozliczenie limitu z rzeczywistymi wydatkami następuje w rachunku narastającym od początku roku, tzn. porównuje się iloczyn ilości przejechanych kilometrów i stawki przebiegu z wysokością poniesionych wydatków od początku roku do końca miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie. Mniejsza wartość wynikająca z powyższego porównania, po odjęciu kwoty, która została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w poprzednich miesiącach, będzie stanowiła koszt uzyskania przychodu w danym miesiącu.

Jeżeli przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej korzysta z więcej niż jednego samochodu osobowego niestanowiącego środka trwałego, wówczas zobowiązany jest do prowadzenia dla każdego z nich odrębnej ewidencji przebiegu pojazdu.

Koszty podatkowe w ramach limitu kilometrówki zasadniczo stanowią wydatki na remonty samochodu osobowego niebędącego środkiem trwałym. Jednak gdy chodzi o remonty powypadkowe, ustawodawca wprowadził pewne ograniczenie. Z art. 23 ust. 1 pkt 48 wynika bowiem, że stanowią one koszt, o ile samochód był objęty ubezpieczeniem AC.

Z kolei w kwestii ubezpieczenia AC takiego samochodu, należy mieć na względzie art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof. Wskazuje on, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki poniesione na ubezpieczenie samochodu osobowego od tej części jego wartości, która nie przekracza równowartości 20.000 euro. Wydatki te, podobnie jak pozostałe wydatki eksploatacyjne podlegają ograniczeniom wynikającym z limitu kilometrówki. Jednak w przypadku składek na ubezpieczenie AC, w pierwszej kolejności wylicza się wysokość wydatków podlegających zaliczeniu w koszty, w związku z opisanymi wyżej ograniczeniami i dopiero tak wyliczoną kwotę ujmuje się w zestawieniu wydatków, które będą porównywane z limitem wyznaczonym przebiegiem pojazdu.

Przykład

W lipcu 2010 r. przedsiębiorca zaczął korzystać w działalności gospodarczej ze swojego prywatnego samochodu osobowego.

Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pojemność silnika tego auta wynosi 1.300 cm³, a liczba przejechanych kilometrów w poszczególnych miesiącach 2010 r. wynosiła: w lipcu - 400 km, w sierpniu - 500 km, we wrześniu - 200 km. Stawka za 1 km dla tego typu pojazdu wynosi 0,8358 zł, natomiast koszty bieżącej eksploatacji samochodu wyniosły: w lipcu - 450 zł, w sierpniu - 120 zł, we wrześniu - 500 zł. Rozliczenie wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów przedstawia się następująco:

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa Nr 709 z dnia 2010-10-25

GOFIN podpowiada