Gdy prywatny samochód osobowy staje się służbowym

Wiąże się to jednak z koniecznością zbierania dowodów poniesienia wydatków i prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Wymogu jej prowadzenia nie ma natomiast, jeżeli podatnik uzna auto za środek trwały. Przyjęcie takiego rozwiązania daje również inne korzyści, zwłaszcza gdy posiada się dowód nabycia pojazdu.

Wycena auta

Nie ma przeszkód, aby nabyty na prywatne potrzeby samochód osobowy uznać za firmowy. Nie ma przy tym znaczenia, czy do tego nabycia doszło przed, czy po rozpoczęciu działalności gospodarczej. Przy czym, na potrzeby niniejszego opracowania, przez firmowy rozumieć będziemy samochód osobowy uznany za środek trwały. Możliwe jest to jednak dopiero, gdy podatnik zdecyduje się go przekazać na wyłączne potrzeby prowadzonej działalności, a ponadto:

• stanowi on własność lub współwłasność podatnika,
   
• został nabyty lub wytworzony przez podatnika,
   
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
   
• przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok.

Wprowadzenie prywatnego samochodu do ewidencji środków trwałych oznacza zniesienie obowiązku prowadzenia dla niego ewidencji przebiegu. Koszty związane z jego używaniem stanowią koszt podatkowy wyłącznie na podstawie dowodów poniesienia. Ponadto przedsiębiorca może, poprzez odpisy amortyzacyjne, zaliczyć do kosztów wydatek związany z jego nabyciem. Aby jednak były one kosztem, konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej i obranie właściwej dla niego metody amortyzacji.

W stosunku do samochodów nabytych w drodze kupna sposób ustalenia wartości początkowej zależy od tego, czy podatnik posiada dowód jego zakupu (fakturę lub umowę kupna), czy też takiego dowodu nie posiada.

Zasadą jest, że w razie odpłatnego nabycia (np. w drodze kupna) wartość początkową wyznacza cena nabycia w rozumieniu art. 22g ust. 3 ustawy o pdof, czyli kwota należna zbywcy, powiększona o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania go do używania. Ten sposób ustalenia wartości początkowej może zastosować podatnik posiadający dowód zakupu samochodu (np. fakturę lub umowę kupna), nawet jeżeli auto było kupione kilka lat temu, a cena zakupu nie odzwierciedla jego aktualnej wartości rynkowej. Należy zauważyć, że jeżeli zakup został udokumentowany fakturą i w związku z tym zakupem podatnikowi nie przysługiwało odliczenie VAT, to wartość początkową pojazdu należy ustalić w kwocie brutto wynikającej z faktury (czyli łącznie z VAT).

Natomiast w przypadku gdy nie można ustalić ceny nabycia w związku z tym, że podatnik nie posiada dowodu zakupu środka trwałego (np. z uwagi na upływ czasu), stosuje się art. 22g ust. 8 ustawy o pdof. Obliguje on do przyjęcia za wartość początkową kwoty wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem ceny rynkowej środka trwałego tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia jego zużycia.

Zaprezentowane stanowisko znajduje akceptację Ministerstwa Finansów w piśmie z dnia 9 września 2010 r., nr DD2/0602/46/KBF/10/BMI9‑10903, opublikowanym w Biuletynie Skarbowym nr 6 z 2010 r.

Optymalizacja amortyzacji

Ustalając wartość początkową samochodu osobowego w cenie nabycia (zwłaszcza którego zakup miał miejsce dawno), podatnik ma większe korzyści podatkowe niż gdyby wartość ta została ustalona z uwzględnieniem wartości rynkowej. Wynika to z faktu, że cena nabycia, nawet jeżeli pochodzi sprzed kilku lat, to i tak jest wyższa od aktualnej ceny rynkowej. W ten sposób do kosztów zostanie zaliczona wyższa wartość.

Niemniej bez względu czy wartość początkowa prywatnego samochodu wprowadzonego na stan środków trwałych będzie oparta na cenie nabycia, czy cenie rynkowej (w razie braku dowodu zakupu), w obu przypadkach dochodzi do rozliczenia wartości samochodu w kosztach działalności gospodarczej poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne. Przy czym istnieje możliwość ich optymalizacji, a wszystko za sprawą przyjętej stawki amortyzacyjnej.

Wyjaśnić należy, że samochodu osobowego nie można amortyzować metodą degresywną. Nie ma również możliwości skorzystania w stosunku do niego z jednorazowej amortyzacji przewidzianej w art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof. Wymienione metody można stosować do środków transportu innych niż samochody osobowe. Samochody osobowe amortyzuje się wyłącznie metodą liniową przy zastosowaniu stawki:

• podstawowej, tj. określonej w Wykazie stawek amortyzacyjnych,
   
• podwyższonej,
   
• indywidualnej.

» Stawka podwyższona

Z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynika, że dla samochodów osobowych roczna stawka amortyzacyjna wynosi 20%. Dla jej zastosowania nie jest wymagane spełnienie żadnych warunków, a jej przyjęcie oznacza, że pojazd ten ulegnie zamortyzowaniu w ciągu 5 lat. W celu skrócenia tego okresu do nieco ponad 3,5 lat można zastosować zamiast stawki amortyzacyjnej podstawowej - stawkę podwyższoną wybranym przez podatnika współczynnikiem, ale nie wyższym niż 1,4. Przyjęcie go w maksymalnej wysokości (tj. 1,4) oznacza, że roczna stawka amortyzacyjna dla samochodu osobowego będzie wynosiła 28%

Definicję samochodu osobowego podawaliśmy w GP nr 32 z br. na str. 5.

Aby jednak skorzystać z możliwości podwyższenia podstawowej rocznej stawki amortyzacyjnej pojazd musi być używany w warunkach wymagających szczególnej sprawności technicznej lub bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych (art. 22i ust. 2 pkt 2 ustawy o pdof).

Z objaśnień do Wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych wynika, że przez środki transportu wymagające szczególnej sprawności technicznej, rozumie się te obiekty, które używane są w pracy na trzy zmiany, mimo że nie działają ze swej istoty w ruchu ciągłym, używane są w warunkach terenowych, w warunkach leśnych, pod ziemią lub innych wskazujących na bardziej intensywne zużycie. W przepisach ustawy o pdof nie określono co należy rozumieć przez używanie samochodu bardziej intensywne w stosunku do warunków przeciętnych. Wskazówek w tym zakresie dostarcza m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 stycznia 2012 r., nr IPPB3/423‑992/11-2/JD. Wynika z niej, że spółka samochody, których roczny przebieg przekracza 50 tys. km, uznała za używane intensywniej w stosunku do warunków przeciętnych. Z dokonanej przez niej analizy wynika bowiem, że przeciętnie samochody w Polsce przejeżdżają rocznie ok. 30 tys. km. Taka argumentacja przekonała fiskusa, który uznał stanowisko spółki za prawidłowe.

» Stawka indywidualna

Dla samochodu osobowego, który po raz pierwszy jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych danego podatnika, można również indywidualnie ustalić stawkę amortyzacyjną, z tym że okres jego amortyzacji nie może być krótszy niż 30 miesięcy. Zatem dla niego indywidualna roczna stawka amortyzacyjna nie może przekroczyć 40% (100 : 2,5). Przyjęcie jej w tej wysokości oznacza, że okres jego amortyzacji ulegnie skróceniu z 5 lat do 2,5 roku.

Przy czym w celu zastosowania dla środka transportu indywidualnej stawki amortyzacyjnej konieczne jest, aby był uznany za:

• używany, tj. przed nabyciem był wykorzystywany co najmniej przez okres 6 miesięcy (chodzi tu o okres wykorzystywania samochodu przez poprzedniego właściciela) lub
   
• ulepszony, tj. przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na jego ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.

» Auto za 3.500 zł

Szczególne regulacje mają zastosowanie do samochodów uznanych za środki trwałe, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 3.500 zł. W takim przypadku można je amortyzować na wcześniej wskazanych zasadach lub dokonać od nich odpisu jednorazowo - w miesiącu oddania ich do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Co jest kosztem?

Odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie ze wskazanymi wcześniej zasadami oraz wydatki związane z samochodem będącym środkiem trwałym są kosztem uzyskania przychodów, choć w niektórych przypadkach w ograniczonej wysokości.

Ograniczenia mają zastosowanie do odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, ale tylko gdy jego wartość przewyższa równowartość 20.000 euro przeliczoną na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania. Wówczas odpisów w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro nie można uznać za koszt (art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof).

Kolejne ograniczenie odnosi się do składek AC, jeżeli wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia przekracza równowartość 20.000 euro (przeliczoną na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia). Wówczas nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie AC samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (patrz przykład). Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof.

Natomiast wydatki na pozostałe ubezpieczenia (OC czy NNW), przeglądy techniczne, a także na zakup paliwa, oleju, części zamiennych są kosztem podatkowym bez względu na ich wysokość. Dotyczy to również wydatków na remont samochodu stanowiącego środek trwały. Przy czym, jeżeli chodzi o koszty remontów powypadkowych, to są one kosztem uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód jest objęty ubezpieczeniem dobrowolnym. W razie braku tego ubezpieczenia wartości remontów powypadkowych nie uważa się za koszty podatkowe (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdof).

Również wydatki na ulepszenie samochodu zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, ale poprzez odpisy amortyzacyjne. Wydatki te zwiększają bowiem wartość początkową auta stanowiącą podstawę naliczania odpisów.

Posiadam samochód osobowy, który otrzymałem w darowiźnie. Czy mogę uznać go za środek trwały w prowadzonej działalności i amortyzować?

Warunkiem uznania składnika majątku za środek trwały jest m.in. jego nabycie i posiadanie tytułu jego własności. Tymczasem darowizna jest formą nabycia własności składnika majątku. Zatem jeżeli nabyty w ten sposób samochód spełnia również pozostałe kryteria do uznania go za środek trwały, to nie ma przeszkód, aby wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.

Za jego wartość początkową należy przyjąć wartość rynkową z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny określa tę wartość w niższej wysokości. Wtedy za wartość początkową należy przyjąć wartość z umowy. Tak wynika z art. 22g ust. 1 pkt 3 ustawy o pdof.

Od tak ustalonej wartości początkowej odpisów należy dokonywać według zasad analogicznych jak dla samochodów nabytych odpłatnie (opisanych w artykule).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

autor: Beata Siwkowska
Gazeta Podatkowa nr 47 (879) z dnia 2012-06-11

GOFIN podpowiada