Inwentaryzacja należności i zobowiązań
W jakim terminie i w jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzację należności?
| Inwentaryzację należności przeprowadza się - zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości - na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacji tej dokonuje się, co do zasady, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy). |
Jednostka będąca wierzycielem wysyła do dłużnika pismo zawierające wyciąg z konta rozrachunkowego z wykazem niezapłaconych należności, w którym prosi o potwierdzenie ich stanu. Potwierdzenie odbywa się zwyczajowo poprzez odesłanie podpisanej przez kontrahenta kopii pisma ze stosowną adnotacją.
Przy czym - w świetle art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości - inwentaryzację należności, które z uzasadnionych przyczyn nie mogą być zinwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda, przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Dotyczy to np.:
- należności spornych i wątpliwych,
- należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, tzn. należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, od pracowników (m.in. z tytułu zaliczek, pożyczek), a także od kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, ale nieprowadzących ksiąg rachunkowych (np. prowadzących księgę przychodów i rozchodów),
- należności publicznoprawnych, a więc takich, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej (np. z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek ZUS, PFRON).
Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie do stanu lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda - zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
W przypadku inwentaryzacji należności drogą weryfikacji powyższe regulacje nie mają zastosowania. Przepisy art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego oraz 15 dni następnego roku, dotyczą bowiem wyłącznie należności inwentaryzowanych w drodze potwierdzenia salda. Analogiczne stanowisko prezentuje Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej: www.mf.gov.pl w zakładce: Działalność/Rachunkowość/Najczęściej zadawane pytania, którego fragment cytujemy na str. 67 niniejszej publikacji.
Na czym polega weryfikacja należności spornych i wątpliwych?
Inwentaryzując należności sporne i wątpliwe (a więc takie, których wysokość jest kwestionowana przez kontrahentów) metodą weryfikacji należy sprawdzić każdą należność i roszczenie dochodzone na drodze postępowania cywilnego oraz te, w odniesieniu do których kontrahenci zgłosili odmowę zapłaty.
| Weryfikacja należności spornych i wątpliwych polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami. Stan roszczeń w toku powództwa cywilnego można zweryfikować np. z pozwami lub wyrokami sądowymi. W odniesieniu do należności niebędących przedmiotem postępowania sądowego, co do których nastąpiła odmowa zapłaty, wskazane jest wyjaśnić powody braku zapłaty, ustalić sposób windykacji oraz sprawdzić, czy nie nastąpiło przedawnienie. |
Czy konieczne jest wysyłanie potwierdzeń zerowych sald należności?
W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, należności inwentaryzuje się drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald lub jeśli to z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe - drogą porównania danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
W konsultacji uzgodnionej z Departamentem Rachunkowości Ministerstwa Finansów, w zeszycie specjalnym miesięcznika "Rachunkowość", pt. "Ustawa o rachunkowości z wyjaśnieniami uzgodnionymi z Departamentem Rachunkowości Ministerstwa Finansów" (wydawnictwo Rachunkowość sp. z o.o. w Warszawie - stan prawny na 15 kwietnia 2011 r., str. 85), jako jedną z przyczyn uzasadniających odstąpienie od uzgodnienia sald wskazano okoliczność, że koszt tej czynności przekracza kwotę, na którą należność opiewa. Podkreślono jednocześnie, że przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują szczegółów organizacji i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Jednostki same decydują, jakie w tym zakresie przyjmą rozwiązania, zgodnie z dobrą praktyką. Powinny one być ujęte w wewnętrznej instrukcji dotyczącej inwentaryzacji, akceptowanej przez kierownika jednostki jako osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.
| Naszym zdaniem warto potwierdzać salda zerowe. Wysyłanie do kontrahentów potwierdzeń sald należności, oprócz tego, że jest spełnieniem ustawowego obowiązku ich inwentaryzacji, stanowi jednocześnie sprawdzenie prawidłowości ich stanu w księgach rachunkowych. Uzgodnienie i potwierdzenie salda zerowego na kontach rozrachunkowych odbiorców stanowi ważną informację dla wierzyciela, że należności zostały przez dłużników uregulowane. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku należności z kontrahentami, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji zapłata dotyczy. |
W jaki sposób przeprowadza się inwentaryzację zobowiązań? Czy dłużnik wysyła do kontrahenta prośbę o potwierdzenie salda swoich zobowiązań?
| Przepisy ustawy o rachunkowości nie zobowiązują dłużników do wysyłania potwierdzeń sald swoich zobowiązań. W art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości mowa jest bowiem wyłącznie o potwierdzeniach sald należności. |
To wierzyciel wysyła do dłużnika wydruk z konta w celu potwierdzenia stanu swoich należności, natomiast dłużnik powinien ustosunkować się do otrzymanego salda, potwierdzając je lub udzielając informacji, które pozycje są niezgodne. Następnie kontrahenci wspólnie powinni ustalić prawidłowe saldo. W ten sposób przeprowadzona zostaje inwentaryzacja należności u wierzyciela oraz równocześnie zobowiązań u dłużnika.
Prawo bilansowe nie zabrania przy tym dłużnikowi wystąpić z potwierdzeniem wysokości długu, jaki na nim ciąży, jeśli uzna to za stosowne.
Należy jednak pamiętać, iż z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek inwentaryzacji zobowiązań drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Dlatego też, aby nie narazić się na zarzut niezgodności z ustawą, jednostki powinny ujmować salda swoich zobowiązań do protokołów porównań ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Jeżeli jednostka posiada potwierdzenie salda zobowiązania, to wymienia je w protokole, jako główny lub jedyny dokument potwierdzający realność, poprawność i wiarygodność salda.
Czym mogą być spowodowane różnice w wysokości sald, stwierdzone podczas inwentaryzacji należności i zobowiązań?
Inwentaryzacja rozrachunków (należności i zobowiązań) może ujawnić różnice wymagające ustalenia przyczyn ich powstania oraz ostatecznego ich rozliczenia. Stwierdzone różnice, wynikające z braku zgodności sald u obydwu kontrahentów, powinny być szczegółowo zbadane - zarówno pod względem formalnym, jak i rachunkowym.
|
Różnice w wysokości sald rozrachunków mogą być spowodowane m.in.:
|
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości Nr 23 z dnia 2012-12-01