Inwentaryzacja należności i zobowiązań

W jakim terminie i w jaki sposób należy przeprowadzić inwentaryzację należności?

Inwentaryzację należności przeprowadza się - zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości - na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Inwentaryzacji tej dokonuje się, co do zasady, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (art. 26 ust. 1 pkt 2 ww. ustawy).

Jednostka będąca wierzycielem wysyła do dłużnika pismo zawierające wyciąg z konta rozrachunkowego z wykazem niezapłaconych należności, w którym prosi o potwierdzenie ich stanu. Potwierdzenie odbywa się zwyczajowo poprzez odesłanie podpisanej przez kontrahenta kopii pisma ze stosowną adnotacją.

Przy czym - w świetle art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości - inwentaryzację należności, które z uzasadnionych przyczyn nie mogą być zinwentaryzowane poprzez potwierdzenie salda, przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Dotyczy to np.:

Reklama

  • należności spornych i wątpliwych,
     
  • należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, tzn. należności od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, od pracowników (m.in. z tytułu zaliczek, pożyczek), a także od kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą, ale nieprowadzących ksiąg rachunkowych (np. prowadzących księgę przychodów i rozchodów),
     
  • należności publicznoprawnych, a więc takich, do których stosuje się przepisy Ordynacji podatkowej (np. z tytułu podatków, dotacji, ceł, składek ZUS, PFRON).

Termin i częstotliwość inwentaryzacji należności uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie do stanu lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda - zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

W przypadku inwentaryzacji należności drogą weryfikacji powyższe regulacje nie mają zastosowania. Przepisy art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji na dowolny dzień w okresie 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego oraz 15 dni następnego roku, dotyczą bowiem wyłącznie należności inwentaryzowanych w drodze potwierdzenia salda. Analogiczne stanowisko prezentuje Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej: www.mf.gov.pl w zakładce: Działalność/Rachunkowość/Najczęściej zadawane pytania, którego fragment cytujemy na str. 67 niniejszej publikacji.


Na czym polega weryfikacja należności spornych i wątpliwych?

Inwentaryzując należności sporne i wątpliwe (a więc takie, których wysokość jest kwestionowana przez kontrahentów) metodą weryfikacji należy sprawdzić każdą należność i roszczenie dochodzone na drodze postępowania cywilnego oraz te, w odniesieniu do których kontrahenci zgłosili odmowę zapłaty.

Weryfikacja należności spornych i wątpliwych polega na sprawdzeniu poprawności sald poszczególnych należności, wykazanych w księgach rachunkowych, z odpowiednimi dokumentami. Stan roszczeń w toku powództwa cywilnego można zweryfikować np. z pozwami lub wyrokami sądowymi. W odniesieniu do należności niebędących przedmiotem postępowania sądowego, co do których nastąpiła odmowa zapłaty, wskazane jest wyjaśnić powody braku zapłaty, ustalić sposób windykacji oraz sprawdzić, czy nie nastąpiło przedawnienie.


Czy konieczne jest wysyłanie potwierdzeń zerowych sald należności?

W świetle przepisów ustawy o rachunkowości, należności inwentaryzuje się drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald lub jeśli to z przyczyn uzasadnionych nie jest możliwe - drogą porównania danych z ksiąg z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.

W konsultacji uzgodnionej z Departamentem Rachunkowości Ministerstwa Finansów, w zeszycie specjalnym miesięcznika "Rachunkowość", pt. "Ustawa o rachunkowości z wyjaśnieniami uzgodnionymi z Departamentem Rachunkowości Ministerstwa Finansów" (wydawnictwo Rachunkowość sp. z o.o. w Warszawie - stan prawny na 15 kwietnia 2011 r., str. 85), jako jedną z przyczyn uzasadniających odstąpienie od uzgodnienia sald wskazano okoliczność, że koszt tej czynności przekracza kwotę, na którą należność opiewa. Podkreślono jednocześnie, że przepisy ustawy o rachunkowości nie regulują szczegółów organizacji i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji. Jednostki same decydują, jakie w tym zakresie przyjmą rozwiązania, zgodnie z dobrą praktyką. Powinny one być ujęte w wewnętrznej instrukcji dotyczącej inwentaryzacji, akceptowanej przez kierownika jednostki jako osoby odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości.

Naszym zdaniem warto potwierdzać salda zerowe. Wysyłanie do kontrahentów potwierdzeń sald należności, oprócz tego, że jest spełnieniem ustawowego obowiązku ich inwentaryzacji, stanowi jednocześnie sprawdzenie prawidłowości ich stanu w księgach rachunkowych. Uzgodnienie i potwierdzenie salda zerowego na kontach rozrachunkowych odbiorców stanowi ważną informację dla wierzyciela, że należności zostały przez dłużników uregulowane. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku należności z kontrahentami, z którymi w ciągu roku występuje duża ilość transakcji, gdy powtarzają się te same kwoty lub gdy otrzymane przelewy nie wskazują jednoznacznie, jakiej operacji zapłata dotyczy.


W jaki sposób przeprowadza się inwentaryzację zobowiązań? Czy dłużnik wysyła do kontrahenta prośbę o potwierdzenie salda swoich zobowiązań?

Przepisy ustawy o rachunkowości nie zobowiązują dłużników do wysyłania potwierdzeń sald swoich zobowiązań. W art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości mowa jest bowiem wyłącznie o potwierdzeniach sald należności.

To wierzyciel wysyła do dłużnika wydruk z konta w celu potwierdzenia stanu swoich należności, natomiast dłużnik powinien ustosunkować się do otrzymanego salda, potwierdzając je lub udzielając informacji, które pozycje są niezgodne. Następnie kontrahenci wspólnie powinni ustalić prawidłowe saldo. W ten sposób przeprowadzona zostaje inwentaryzacja należności u wierzyciela oraz równocześnie zobowiązań u dłużnika.

Prawo bilansowe nie zabrania przy tym dłużnikowi wystąpić z potwierdzeniem wysokości długu, jaki na nim ciąży, jeśli uzna to za stosowne.

Należy jednak pamiętać, iż z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek inwentaryzacji zobowiązań drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

Dlatego też, aby nie narazić się na zarzut niezgodności z ustawą, jednostki powinny ujmować salda swoich zobowiązań do protokołów porównań ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Jeżeli jednostka posiada potwierdzenie salda zobowiązania, to wymienia je w protokole, jako główny lub jedyny dokument potwierdzający realność, poprawność i wiarygodność salda.


Czym mogą być spowodowane różnice w wysokości sald, stwierdzone podczas inwentaryzacji należności i zobowiązań?

Inwentaryzacja rozrachunków (należności i zobowiązań) może ujawnić różnice wymagające ustalenia przyczyn ich powstania oraz ostatecznego ich rozliczenia. Stwierdzone różnice, wynikające z braku zgodności sald u obydwu kontrahentów, powinny być szczegółowo zbadane - zarówno pod względem formalnym, jak i rachunkowym.

Różnice w wysokości sald rozrachunków mogą być spowodowane m.in.:

  • momentem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych danego dowodu księgowego (faktura lub przelew, mające wpływ na wysokość sald, ujęte zostały u jednego z kontrahentów w okresie późniejszym, następującym po dniu, na który uzgadnia się saldo),
     
  • odmiennym zakwalifikowaniem operacji,
     
  • zagubieniem dowodu dokumentującego operację objętą saldem,
     
  • różnicą zdań co do charakteru lub wysokości kwoty operacji (dotyczy to głównie rozrachunków o charakterze spornym).


Zeszyty Metodyczne Rachunkowości Nr 23 z dnia 2012-12-01

GOFIN podpowiada

Dowiedz się więcej na temat: inwentaryzacja

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »