Jak długo archiwizować dokumenty?

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Księgami podatkowymi, zgodnie z ich definicją ustawową zawartą w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa, są zarówno księgi rachunkowe jak i podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry.

Z powyższych zapisów wynika, iż przepisy Ordynacji podatkowej przyjmują okres przechowywania zarówno ksiąg podatkowych (a w tym ksiąg rachunkowych) jak i wszelkich dokumentów, na których podstawie zostały dokonane wpisy w przedmiotowych księgach (w tym wszelkich dokumentów księgowych) równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc co do zasady 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Co do zasady, gdyż bieg pięcioletniego terminu przedawnienia może ulec zawieszeniu lub przerwaniu. Wówczas przedawnienie zobowiązania zostaje ?wydłużone? o konkretny okres czasu, w zależności co było przyczyną zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia. W przypadku zawieszenia, termin ten biegnie dalej od dnia ustania okoliczności będących podstawą zawieszenia. Natomiast w sytuacji, gdy bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany, wówczas - po ustaniu okoliczności powodujących jego przerwanie ? termin ten biegnie na nowo i jest liczony od początku.

Poza regulacjami podatkowymi w odniesieniu do podmiotów, które są obowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych nie można też zapomnieć o zapisach ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z brzmieniem art. 74 ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, a księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat. Okresy przechowywania wskazanych dokumentów (poza zatwierdzonymi rocznymi sprawozdaniami finansowymi, które podlegają trwałemu przechowywaniu) oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

W rozpatrywanym stanie prawnym podatnik, który jest zatem obowiązany stosować regulacje wynikające z zapisów ustawy o rachunkowości winien mieć na względzie ? w zakresie okresu archiwizacji dokumentów księgowych ? dwojakie zapisy ustawowe: zapisy ustawy Ordynacja podatkowa oraz zapisy ustawy o rachunkowości.

Z ustawy Ordynacja podatkowa wynika, iż dokumenty podatkowe (a zatem i księgowe) dotyczące tych lat należy przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (czyli także 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą). Oczywiście pod warunkiem, że nie wystąpiły przesłanki do zawieszenia lub przerwania biegu terminu przedawnienia. W takiej sytuacji, dokumenty podatkowe (w tym księgowe) dotyczące tego konkretnego zobowiązania podatkowego należy archiwizować przez okres odpowiednio dłuższy. Ustawa o rachunkowości wprowadziła własne terminy co do okresu przechowywania dokumentów księgowych. Należy zawsze zatem sprawdzić, jaki okres czasu (wynikający z Ordynacji podatkowej czy też wynikający z ustawy o rachunkowości) jest dłuższy i do niego dostosować czas archiwizacji dokumentów księgowych Spółki.

Podatnik winien jednakże pamiętać, iż rok obrotowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym.