Jak długo przechowywać dokumentację podatkową?

Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba zachować dla celów podatkowych do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Odstąpienia od tego obowiązku nie usprawiedliwia utrata dokumentacji księgowej, np. w wyniku kradzieży czy pożaru. W takim przypadku podatnik powinien odtworzyć dokumentację. Przedawnienie zobowiązania podatkowego następuje zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Skończył się więc okres przechowywania dokumentów dotyczących podatków, których terminy płatności upłynęły w 2014 r. oraz w latach wcześniejszych, np. PIT za 2013 r. czy VAT za styczeń 2014 r.

Dokumenty mogą być wykorzystywane przy sporządzaniu rozliczeń różnych podatków, których terminy przedawnienia nie pokrywają się, np. VAT i PIT. Okres ich archiwizacji wyznacza wówczas najdłuższy termin przedawnienia (przykład 1). Termin przedawnienia zobowiązania podatkowego nie może być odroczony przez organ podatkowy (na podstawie art. 48 Ordynacji podatkowej) ani przedłużony przez Ministra Finansów (w oparciu o art. 50 Ordynacji podatkowej). Trzeba jednak liczyć się z wydłużeniem terminu przedawnienia, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem spłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku zastosowania środka egzekucyjnego (zajęcia składnika majątku dłużnika) w toku postępowania egzekucyjnego. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Niekiedy wymóg dłuższej archiwizacji może wynikać z poszczególnych przepisów. Przykładowo przedsiębiorcy strefowi, korzystający z pomocy publicznej udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, są zobowiązani przechowywać księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skorzystano z pomocy. Podatnicy rozliczający VAT w systemie MOSS mają natomiast obowiązek przechowywać ewidencję transakcji objętych tą procedurą przez 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych.

Analogiczne zasady archiwizacji należy stosować w przypadku dokumentów dotyczących rozliczenia podatku dochodowego za rok zamknięty stratą odliczoną w kolejnych latach podatkowych. Faktem jest, że strata to nie zobowiązanie podatkowe, a termin przedawnienia odnosi się do zobowiązania podatkowego. Nie ma jednak szczególnych uregulowań dotyczących przedawnienia straty. Stosuje się więc przepisy o przedawnieniu zobowiązania podatkowego. Termin "przedawnienia" straty ustala się, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym wystąpiła strata.

Dokumenty dotyczące straty należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została ona poniesiona, a nie za ostatni rok, w którym podatnik odliczył ją od dochodu (przykład 2). Organ podatkowy może w tym czasie skontrolować wysokość straty za okres, w którym powstała, i nie jest potrzebne ponawianie tej weryfikacji w kolejnych latach, w których strata zostanie odliczona. Nie wolno różnicować zasad przedawnienia wyników rozliczeń w podatku dochodowym w zależności od tego, czy wystąpi zobowiązanie podatkowe, dochód zwolniony z podatku czy strata. Takie stanowisko jest powszechnie akceptowane w orzecznictwie sądowym (por. wyrok NSA z dnia 14 września 2018 r., sygn. akt II FSK 2338/16). Uznaje je również administracja skarbowa (por. interpretację podatkową Dyrektora KIS z dnia 15 listopada 2019 r., nr 0111-KDIB1-3.4017.9.2019.2.APO).

Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi dotyczącymi okresu prowadzenia działalności gospodarczej. Księgi podatkowe, dokumenty związane z ich prowadzeniem, a także dokumenty odnoszące się do poboru podatku wykonywanego w ramach pełnienia funkcji płatnika trzeba zachować do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania, którego one dotyczą. W przypadku likwidacji bądź rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej.

Musi to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu. W orzecznictwie sądowym podkreśla się, że na skutek wniesienia aportem przedsiębiorstwa do spółki nie dochodzi ani do likwidacji, ani rozwiązania przedsiębiorstwa. W konsekwencji to na wnoszącym aport ciąży obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 11 lipca 2019 r., sygn. akt I SA/Łd 126/19).

Dokumentację można zniszczyć dopiero po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Należy je po upływie terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego przekazać podatnikom. Dopiero jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Przykład 1

Podatnik opłaca PIT na zasadach ogólnych oraz VAT. Podatek VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 r. przedawnił się z upływem 31 grudnia 2019 r. (terminy płatności tych zobowiązań podatkowych upłynęły w 2014 r.). Niektóre dokumenty, w tym faktury sprzedażowe i zakupowe, mają jednak wpływ na ustalenie wysokości przychodów i kosztów w PIT za 2014 r. Podatek dochodowy od osób fizycznych za 2014 r., którego termin płatności przypadał na 30 kwietnia 2015 r., przedawni się z upływem 31 grudnia 2020 r. Dokumenty dotyczące VAT za poszczególne miesiące od stycznia do listopada 2014 r., mające wpływ na rozliczenie PIT za 2014 r., należy więc zachować do końca 2020 r.

Przykład 2

Przedsiębiorca wykazał stratę z działalności gospodarczej w rozliczeniu podatku dochodowego od osób fizycznych za 2016 r. Odliczył ją od dochodu osiągniętego z tej działalności w 2017 r. i 2018 r. Termin przedawnienia podatku dochodowego od osób fizycznych za 2016 r., którego termin płatności przypadał 2 maja 2017 r., upłynie z dniem 31 grudnia 2022 r.

Dokumenty dotyczące straty wykazanej w rozliczeniu podatku dochodowego za 2016 r. trzeba więc zachować do końca 2022 r., o ile nie wystąpiły lub nie wystąpią okoliczności mające wpływ na bieg terminu przedawnienia i obligujące do zachowania dłuższego okresu archiwizacji.

Podstawa prawna Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.)

autor: Małgorzata Żujewska Gazeta Podatkowa nr 8 (1674) z dnia 2020-01-27