Jak mogą uprościć swoją księgowość małe firmy?

Ustawa o rachunkowości dopuszcza więc stosowanie uproszczeń przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Trzeba jednak zaniechać uproszczeń, jeśli zniekształcają one obraz sytuacji jednostki i narażają osoby odpowiedzialne za prowadzenie rachunkowości na zarzut nierzetelnego wykazywania danych w księgach rachunkowych.

Każda jednostka we własnym zakresie ustala, jakie uproszczenia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych może stosować. Zależy to w dużej mierze od rozmiarów i specyfiki jej działalności. W jakim zakresie małe jednostki najczęściej stosują uproszczenia?

1. Dokumentacja zasad (polityki) rachunkowości powinna uwzględniać rozmiar i specyfikę działalności, a co za tym idzie instrukcja obiegu dokumentów, instrukcja inwentaryzacyjna i inne elementy wchodzące w skład dokumentacji mogą zawierać uproszczone zasady. Także będący elementem dokumentacji zasad rachunkowości zakładowy plan kont małych jednostek zazwyczaj ograniczony jest do niezbędnych kont syntetycznych i analitycznych. W zasadach rachunkowości małe jednostki mogą zapisać np., że nie będą prowadziły konta "Kasa". Wówczas wszelkie rozrachunki z tytułu rozliczeń gotówkowych odnoszone są na konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem/wspólnikami).

2. Przyjęty rachunek kosztów może być ograniczony wyłącznie do ewidencji na kontach zespołu 4 (koszty według rodzajów). Takie rozwiązanie mogą jednak stosować jednostki prowadzące jednorodną działalność w niewielkich rozmiarach. W przypadku zróżnicowanej działalności, wytwarzania szerokiego asortymentu wyrobów, jednostka powinna przyjąć ewidencję kosztów w zespole 5 (koszty według typów działalności) lub ewidencję kosztów w zespole 4 i 5 (pełny rachunek kosztów).

3. Ewidencja magazynowa zapasów w małych jednostkach nie musi być prowadzona, a materiały i towary na dzień zakupu (produkty gotowe na dzień ich wytworzenia) mogą być odpisywane w koszty. Nie później niż na dzień bilansowy trzeba wówczas ustalać stan tych składników w drodze spisu z natury i wyceniać go oraz dokonywać korekty kosztów o wartość tego stanu (art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości). To uproszczenie można stosować pod warunkiem, że działalność jest prowadzona w niewielkim zakresie, a za zapasy składników majątku odpowiada np. właściciel firmy lub członkowie jego rodziny. Nie powinno się stosować tego uproszczenia, w przypadku gdy wartość zapasów jest znacząca i odpisywanie tych składników bezpośrednio w koszty zniekształca w istotnym stopniu wynik finansowy.

4. Rozliczenie kosztów w czasie, gdy dotyczą one przyszłych okresów, a zostały poniesione w bieżącym okresie, jest obowiązkiem wszystkich jednostek (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jednak w przypadku gdy w ocenie jednostki koszty te są nieistotne, nie trzeba ich rozliczać co miesiąc. Przykładowo, koszty ubezpieczeń majątkowych, prenumerata, zapłacone z góry czynsze mogą zostać odniesione jednorazowo w koszty działalności operacyjnej. Należy jednak wskazać, że jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy trzeba, uwzględniając przepisy o podatku dochodowym, rozliczyć je i ująć odpowiednio w kosztach roku, którego dotyczą.

5. Ewidencja i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych może być dokonywana w zależności od granicznej, ustalonej przez jednostkę, wartości początkowej tych rzeczowych aktywów trwałych. Jeśli wartość nabytego składnika majątku będzie niższa niż graniczna wartość - składnik nie będzie ujmowany w ewidencji środków trwałych tylko zaliczany bezpośrednio w koszty. Stosuje się przy tym powszechnie kwotę 3.500 zł (jak dla celów podatku dochodowego). Jednostka może również ustalić, że niskocenne składniki majątku zaliczy do środków trwałych i zamortyzuje jednorazowym odpisem. Natomiast w przypadku dokonywania amortyzacji na ogólnych zasadach można stosować stawki podatkowe, jeśli zapewniają one odpisanie środka trwałego przez okres jego przewidywanej ekonomicznej użyteczności. Jednak trzeba pamiętać, że istnieją rozbieżności między ustawą o rachunkowości a ustawami o podatku dochodowym. Rozbieżności te dotyczą m.in. amortyzacji prawa wieczystego użytkowania gruntów - odpisy amortyzacyjne od takiego środka trwałego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

6. Wycena składników majątku może być dokonywana w dogodny dla jednostki sposób - wybrany spośród rozwiązań dopuszczonych ustawą o rachunkowości. Przykładowo, towary i materiały mogą być ujmowane w księgach na dzień nabycia w cenach zakupu lub w cenach przyjętych do ewidencji - zamiast w cenach nabycia. Nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji mogą być wyceniane według zasad stosowanych do środków trwałych, a nie w cenach wynikowych itd.

7. Małe jednostki, które nie podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta, w myśl art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, mogą odstąpić od ustalania aktywów i tworzenia rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego (art. 37 ust. 10 ustawy). Jednostki, których sprawozdanie finansowe nie podlega obowiązkowemu badaniu, mogą także kwalifikować umowy leasingu według zasad określonych w przepisach podatkowych (art. 3 ust. 6 ustawy).

8. Sprawozdanie finansowe jednostki spełniające warunki określone w art. 50 ust. 2 ustawy o rachunkowości, mogą sporządzić w uproszczonej formie. Uproszczenie polega na tym, że wykazuje się informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości literami i cyframi rzymskimi, a także sporządza się odpowiednio uproszczoną informację dodatkową.

Dorota Przybyszewska Gazeta Podatkowa Nr 455 z dnia 2008-05-19