Jak prowadzić i korygować akta osobowe?

Z podziałem na części i według chronologii

Akta osobowe są podzielone na trzy części, oznakowane literami A, B i C. W poszczególnych częściach akt gromadzone są dokumenty związane odpowiednio z nawiązaniem, kontynuowaniem i zakończeniem zatrudnienia. Co do zasady, w aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu albo celem sporządzenia ich odpisów.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą z tych części należy zaopatrzyć w wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Zasady prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej szczegółowo regulują przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem o dokumentacji.

Obowiązkiem pracodawcy jest zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Jej przechowywanie jest bowiem jedną z form przetwarzania danych osobowych. W związku z tym zasady ochrony danych określone w ustawie o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) mają zastosowanie również do pracodawcy jako administratora danych. Ustawa ta zobowiązuje go do zapewnienia ochrony danych osobowych przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną czy przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem danych. Ponadto do przetwarzania danych osobowych pracowników mogą być dopuszczone jedynie osoby posiadające stosowne upoważnienie wydane przez pracodawcę. Obowiązek ochrony akt osobowych przed uszkodzeniem i zniszczeniem wynika też z przepisów Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9b K.p.).

Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.

Akta osobowe raczej po polsku

Dokumentacja z zakresu stosunku pracy, co do zasady, powinna być sporządzana w języku polskim. Wymóg taki wynika z art. 7 ustawy o języku polskim (Dz. U. z 2011 r. nr 43, poz. 224 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Polski w chwili zawarcia umowy oraz umowa ma być wykonana na terytorium Polski, to przy stosowaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego. Dokumenty, w tym w szczególności umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się więc w języku polskim. Nie wyklucza to ich jednoczesnego sporządzenia w wersji lub wersjach obcojęzycznych, jednak jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem Polski, podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim.

Formalnie nie ma przeszkód, aby pracownik lub kandydat do zatrudnienia w celu potwierdzenia okoliczności związanych z zatrudnieniem (np. stażu pracy) przedłożył dokument sporządzony w państwie obcym w języku tego państwa. Jednak na żądanie pracodawcy zainteresowany pracownik powinien przedłożyć jego tłumaczenie. To pracownik jest bowiem zobowiązany do udowodnienia faktów, z którymi wiąże prawo do przyznania określonych uprawnień. Dokonanie tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, choć nie jest wymagane, nadaje dokumentom większą wiarygodność. Pracodawca może też zlecić tłumaczenie dokumentów z własnej inicjatywy.

Umowa o pracę lub inne dokumenty wynikające z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, władającej tym językiem i niebędącej obywatelem polskim. Powinna być ona uprzednio pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ustawy o języku polskim).

Treść akt do poprawki

Każda z części akt osobowych opatrzona jest pełnym wykazem znajdujących się w niej dokumentów. W praktyce umieszcza się taki wykaz na początku każdej części akt osobowych, wskazując numer dokumentu w kolejności chronologicznej oraz jego nazwę. Przepisy prawa pracy nie określają sposobu dokonywania zmian w spisie treści poszczególnych części akt. Dopuszczalne są więc różne formy dokonania korekty, np. poprzez poprawienie kolejności numeracji poszczególnych kart akt czy przekreślenie uwidocznionej w wykazie nazwy dokumentu. Można też poprawić kolejność stron i odpowiednio do tego dotychczasowy wykaz.

Trzeba jednak zauważyć, że w niektórych sytuacjach, z uwagi na cel zmiany zawartości akt osobowych, celowe jest usunięcie dotychczasowego wykazu i zastąpienie go nowym. Taka potrzeba występuje w przypadku usunięcia dokumentów poświadczających ukaranie pracownika karą z odpowiedzialności porządkowej. Następuje to w razie zatarcia ukarania (co następuje z mocy prawa po upływie roku nienagannej pracy) lub usunięcia zapisu o tym fakcie na wniosek zakładowej organizacji związkowej lub z inicjatywy pracodawcy. Naniesienie wówczas korekty na dotychczasowy wykaz poprzez przekreślenie uwidocznionej w wykazie nazwy dokumentu nie doprowadzi do całkowitego usunięcia informacji o ukaraniu pracownika. Stąd konieczność zmiany całego wykazu.

Należy przypomnieć, że zakres danych osobowych gromadzonych w aktach osobowych musi być zgodny z przepisami, które dotyczą pozyskiwania danych osobowych od pracowników i kandydatów na pracowników (m.in. z art. 22¹ K.p. i przepisami rozporządzenia o dokumentacji). Chodzi przy tym o przepisy obowiązujące pracodawcę w czasie pozyskiwania danych.

Pracodawca odpowiada ponadto za pozostawienie dokumentacji dotyczącej pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, np. gdy jest przechowywana w pomieszczeniach zagrzybionych, zawilgoconych lub zagrożonych pożarem. Za wykroczenia te grozi grzywna w wysokości od 1000 zł do 30 tys. zł.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)

autor: Agata Bar