Kiedy płaci się ZUS od pracowniczych ekwiwalentów?
Do wynagrodzenia pracownika zalicza się nie tylko pensję zasadniczą, ale również ewentualne dodatkowe świadczenia mające charakter typowo wynagrodzeniowy. Na uposażenie pracownika składają się też wypłacane mu różnego rodzaju ekwiwalenty. Większości z nich generalnie nie wlicza się pracownikowi do ozusowania.
Aby jednak pracodawca nie musiał naliczać składek ZUS od tego typu wypłat, muszą one spełniać określone warunki.
Nieoskładkowane ekwiwalenty
Dla osób zatrudnionych na etacie podstawę wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej) stanowi przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany ze stosunku pracy. Do przychodu pracowniczego według przepisów podatkowych zalicza się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również wypłacane pracownikowi wszelkiego rodzaju ekwiwalenty (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof - Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Do najczęściej wypłacanych pracownikom należą ekwiwalenty pieniężne za:
- używanie własnej odzieży i obuwia roboczego,
- pranie odzieży roboczej,
- ubiór służbowy (umundurowanie), którego używanie należy do obowiązków pracownika.
Zdarza się też, że pracodawca wypłaca ekwiwalent za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika.
Ponieważ wszystkie te przychody zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236), zwanym rozporządzeniem składkowym, jako przychody niestanowiące podstawy wymiaru składek ZUS, pracownikom nie nalicza się od nich składek do ZUS.
Oskładkowane ekwiwalenty
Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się też ekwiwalent za urlop wypoczynkowy i to właśnie przy jego wypłacie pracodawcy mają najczęściej wątpliwości, czy należy go ozusować, czy nie. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie został jednak wyłączony z podstawy wymiaru składek (społecznych i zdrowotnej) i dlatego wypłacając go pracownikowi zakład pracy powinien naliczyć od jego wartości składki ZUS na ogólnych zasadach. Naliczone składki następnie należy wykazać w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym pracodawca dokonał wypłaty tego ekwiwalentu.
O zwolnieniu z oskładkowania nie można też mówić w sytuacji, gdy pracodawca zobowiązany przepisami bhp do nieodpłatnego udostępniania pracownikom posiłków i napojów, wypłaca za nie ekwiwalent pieniężny. Wartość takiego świadczenia każdorazowo stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, który w całości należy mu uwzględnić w podstawie wymiaru składek ZUS. Przepisy bhp nie przewidują bowiem możliwości zamiany posiłku profilaktycznego na ekwiwalent.
Nie można też zwolnić z oskładkowania - zdaniem ZUS - ekwiwalentu pieniężnego wypłacanego pracownikowi, który dojeżdża do pracy własnym środkiem transportu, przyznanego na podstawie wewnętrznych przepisów obowiązujących u pracodawcy. Wprawdzie korzyść, jaką pracownik uzyskuje poprzez zapewnienie mu przez pracodawcę bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji nie podlega składkom ubezpieczeniowym na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, to jednak organ rentowy uważa, że tylko wtedy, gdy wynika to z przepisów zakładowych, a pracownik korzysta z transportu publicznego bądź będącego własnością pracodawcy.
Ryczałty też ze składką
Zgodnie z definicją słownikową, ekwiwalent oznacza rzecz równą innej swą wartością, odpowiednik, równoważnik (Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. S. Dubisza).
Niekiedy pracodawcy nie biorąc pod uwagę definicji ekwiwalentu, wypłacają pracownikom (np. za pranie odzieży roboczej) świadczenie pieniężne w stałej, zryczałtowanej wysokości, bez żadnego związku z poniesionymi przez nich kosztami z tego tytułu, nazywając go ekwiwalentem, który de facto nim nie jest. Takie świadczenie podlega składkom ZUS. Zwolnione ze składek ubezpieczeniowych są bowiem tylko ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są wypłacane zgodnie z przepisami K.p. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), tj. w wysokości odzwierciedlającej równowartość faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów prania takiej odzieży. Natomiast ustalenie stałej kwoty takiego świadczenia skutkuje jego nieekwiwalentnością w stosunku do faktycznych kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez różnych pracowników i w rezultacie jego oskładkowaniem.
| Rodzaj ekwiwalentu |
Warunki przyznania | Składki ZUS |
Podstawa prawna zwolnienia |
| za pranie odzieży roboczej | Gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, mogą je wykonać pracownicy, w zamian za ekwiwalent uwzględniający poniesione przez nich koszty - art. 2379 § 3 K.p. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego |
| za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego | Przysługuje pracownikom używającym własnej odzieży i obuwia roboczego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny - art. 2377 K.p. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego |
| za ubiór służbowy | Prawo i warunki wypłaty ekwiwalentu mogą wynikać z przepisów zakładowych lub z umowy o pracę. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 10 rozporządzenia składkowego |
| za pranie odzieży służbowej | TAK | - | |
| za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika | Narzędzia, materiały lub sprzęt faktycznie są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy i muszą być własnością pracownika. Ponadto kwota wypłaconego ekwiwalentu musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom z tego tytułu. | NIE | § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego |
| za niewykorzystany urlop wypoczynkowy | Wypłacany pracownikowi w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. | TAK | - |
|
Ekwiwalent - rzecz równa innej wartością, odpowiednik, równoważnik.
|
autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 47 (1297) z dnia 2016-06-13