Kiedy podróż służbowa, a kiedy delegowanie?

O pracowniku przebywającym w podróży służbowej często mówi się, że jest w delegacji. Jest to jednak całkowicie potoczne określenie, definicja podróży służbowej jest bowiem znacznie bardziej rozbudowana. Zgodnie z art. 77⁵ K.p., podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Przepisy polskiego prawa pracy nie odnoszą się natomiast do pojęcia delegowania lub oddelegowania. Ustalenie, czy w konkretnym przypadku mamy do czynienia z podróżą służbową czy z delegowaniem ma jednak istotne znaczenie. Zależą od tego uprawnienia pracownika wykonującego zadanie służbowe/pracę poza siedzibą pracodawcy lub swoim stałym miejscem pracy. W przypadku podróży służbowej pracownik ma prawo do diet i innych świadczeń związanych z podróżą służbową, wynikających m.in. z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Natomiast w przypadku delegowania, jeżeli skierowanie pracownika następuje do państwa członkowskiego UE, pracodawca delegujący musi przestrzegać wymogów wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Jeżeli państwem docelowym czasowego delegowania za granicę jest państwo spoza UE, wówczas zastosowanie znajduje art. 29¹ K.p., określający dodatkowe obowiązki pracodawcy w tej sytuacji.

Najważniejszym kryterium przy dokonywaniu oceny, czy mamy do czynienia z podróżą służbową czy z delegowaniem jest to, czy zostało zmienione stałe miejsce wykonywania pracy. Jeżeli tak, to (przy spełnieniu innych warunków wynikających z dyrektywy unijnej w przypadku skierowania do pracy w państwie UE) pracownik świadczy pracę za granicą w ramach delegowania. Dodatkową przesłanką przemawiającą za delegowaniem może być to, że pracownik został skierowany za granicę w celu wykonywania przez pewien czas swojej normalnej pracy wynikającej z umowy. Podróż służbowa polega bowiem na wykonywaniu zadania służbowego (a nie zwykłej pracy) i powinna mieć charakter incydentalny.

Zmiana miejsca wykonywania pracy w ramach delegowania powinna znaleźć odzwierciedlenie w treści umowy o pracę. Nowe, czasowo obowiązujące miejsce wykonywania pracy, może zostać do niej wprowadzone w drodze aneksu do umowy lub wypowiedzenia zmieniającego.

W świetle dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, pracownikiem delegowanym jest osoba, która przez ograniczony czas wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż to, w którym zwyczajowo pracuje. Delegowanie w rozumieniu przepisów unijnych ma miejsce wtedy, gdy m.in.:

• przedsiębiorstwo deleguje pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium innego państwa UE, w ramach umowy zawartej pomiędzy firmą delegującą a odbiorcą usług, działającym w państwie członkowskim,
  
• przedsiębiorstwo z grupy przedsiębiorstw deleguje pracownika do innej firmy z tej grupy.

Warunki zatrudnienia pracownika oddelegowanego do kraju należącego do UE nie mogą być mniej korzystne od warunków zatrudnienia obowiązujących w kraju, w którym ma świadczyć pracę (patrz ramka). Należy zaznaczyć, że charakterystyczne dla delegowania w rozumieniu dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 96/71/WE jest to, że pomiędzy firmą delegującą a jej pracownikiem w czasie delegowania musi istnieć stosunek pracy. Delegować do kraju UE można więc tylko pracownika "etatowego".

Jeżeli miejscem wykonywania pracy jest kraj nienależący do Unii Europejskiej, umowa o pracę zawarta na czas dłuższy niż 1 miesiąc powinna określać:

• czas wykonywania pracy za granicą,
  
• walutę, w której wypłacane będzie pracownikowi wynagrodzenie za pracę.

Pracodawca, przed skierowaniem pracownika do pracy na obszarze takiego państwa, jest ponadto zobowiązany poinformować go na piśmie o świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania (art. 29¹ K.p.). Świadczenia te obejmują zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania. Pracownik musi też być powiadomiony o warunkach powrotu do kraju. Informacje te mogą zostać przekazane poprzez wskazanie przez pracodawcę odpowiednich przepisów. W razie zmiany wspomnianych warunków zatrudnienia, pracodawca powinien dostosować informację do stanu faktycznego, na zasadach obowiązujących przy aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, tzw. informacji dodatkowej.