Kiedy strata w środkach obrotowych jest kosztem?

Ponad to przedsiębiorcy swoim zachowaniem lub zaniechaniem nie przyczyniają się do powstania tej straty, która niewątpliwie wiąże się z prowadzoną działalnością. Odpowiedz na to pytanie można znaleźć w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 3 czerwca 2011 r. (sygn. ILPB1/415-314/11-3/AGr).

Odnosząc się do art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.; dalej jako: "ustawa o PIT"), należy podkreślić, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Oznacza to, że aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu musi spełniać łącznie następujące przesłanki:

- musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

- nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów,

- musi być należycie udokumentowany.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie podlegają one wyłączeniu z tych kosztów.

Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Ponad to, jak zauważa Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 3 czerwca 2011 r. (sygn. ILPB1/415-314/11-3/AGr): "konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań, braku nadzoru lub sprzecznych z prawem działań podatnika".

Wobec powyższego należy stwierdzić, że aby zaistniała możliwość zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów muszą zostać spełnione następujące warunki:

- strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,

- jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,

- musi być właściwie udokumentowana,

- podatnik winien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.

Co do zasady dla celów podatkowych przyjmuje się, że tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Ponad to, kradzież ta nie może wystąpić w skutek działań lub zaniedbań podatnika np. niewłaściwego zabezpieczenia składników majątkowych. Natomiast cena, czy podatnik dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu składników majątkowych jest uzależniona od konkretnych faktów i okoliczności towarzyszących powstałej stracie i ma charakter indywidualny.

Warto zaznaczyć, że wartości pieniężne uznaje się za należycie zabezpieczone, jeśli przedsiębiorca w celu ich ochrony przed kradzieżą przestrzegał wymagań zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 129, poz. 858 ze zm.). Przestrzeganie przepisów tego rozporządzenia umożliwia rozliczenia w kosztach straty poniesionej w wyniku kradzieży środków pieniężnych.

Podsumowując należy stwierdzić, że gdy przedsiębiorca dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu środków pieniężnych i swoim zachowaniem bądź zaniechaniem nie przyczynił się do powstania straty, to wartość skradzionych środków obrotowych może stanowić koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jarosław Włoch

Aplikant radcowski, konsultant podatkowy w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie

_{Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.}