Koszty podróży biznesowej właściciela firmy
Podczas wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorcy odbywają podróże w celach biznesowych. Wiąże się to z ponoszeniem wydatków dotyczących dojazdu do miejsca docelowego, noclegów i wyżywienia. Aby przedsiębiorca mógł obciążać ich wartością koszty podatkowe, musi wykazać, że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Powinien także mieć na względzie wyłączenia przewidziane w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof.
Przepisy ustawy o pdof nie definiują pojęcia podróży biznesowej przedsiębiorcy. Z dokumentu Ministerstwa Finansów nr 120453/K opublikowanego na stronie internetowej https://sip.mf.gov.pl wynika, że za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) należy uznać wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.
Wydatki poniesione w związku z odbyciem przez przedsiębiorcę wyjazdu w celach biznesowych mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych, jeśli przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że mają związek z prowadzoną firmą i służą uzyskiwaniu przychodów lub zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów. Takiej kwalifikacji poniesionych wydatków można jednak dokonać pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o pdof jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Aby wykazać, że mają one wpływ na prowadzoną działalność gospodarczą, przedsiębiorca powinien dołożyć wszelkiej staranności w celu ich właściwego udokumentowania. Może wykazać, że wydatek na organizację podróży biznesowej jest gospodarczo i racjonalnie uzasadniony w aspekcie prowadzonej firmy na podstawie zgromadzonych faktur i rachunków, a także innych dowodów, potwierdzających realizację zadań poza siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej.
Do wydatków związanych z podróżą służbową przedsiębiorcy, które mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów, zalicza się: diety, koszty przejazdów i dojazdów, koszty noclegów.
Przedsiębiorca odbywający podróż biznesową nie rozliczy w kosztach podatkowych wydatków faktycznie poniesionych na wyżywienie. Może jednak zaliczyć do firmowych kosztów wartość diet z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof. W myśl tego przepisu za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Chodzi tu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Zatem kosztem podatkowym będzie wartość diet mieszcząca się w limicie diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w tzw. budżetówce.
W sytuacji gdy przedsiębiorca odbywa podróż publicznym środkiem transportu (np. pociągiem, autobusem, promem lub samolotem), może uznać za koszt podatkowy wartość w wysokości ceny biletu. Na uprawnienie to nie ma wpływu rodzaj środka transportu i jego klasa.
Z kolei gdy przedsiębiorca podróżuje służbowo samochodem osobowym będącym środkiem trwałym, leasingowanym lub najmowanym, to wydatki związane z używaniem tego samochodu może w całości rozliczyć w kosztach podatkowych, jeśli auto jest wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika. Podatnik powinien wówczas prowadzić ewidencję dla celów VAT. Wymóg prowadzenia takiej ewidencji nie dotyczy podatników zwolnionych z VAT. Potwierdzają to także interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora KIS. W sytuacji wykorzystywania samochodu osobowego do tzw. celów mieszanych przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 75% wydatków z tytułu używania samochodu osobowego w trakcie podróży służbowej. Ministerstwo Finansów w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu z dnia 30 maja 2019 r. wskazało, że do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (wydatków eksploatacyjnych) zalicza się m.in. wydatki ponoszone na nabycie paliwa, myjnię, ewentualne naprawy i części zamienne, opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazd autostradą.
Jeśli natomiast przedsiębiorca w celu odbycia podróży służbowej wykorzysta samochód osobowy stanowiący jego własność, niebędący składnikiem firmowego majątku, to do kosztów podatkowych zaliczy 20% poniesionych wydatków z tytułu używania takiego samochodu.
W całości w firmowych kosztach przedsiębiorca ma prawo rozliczyć wydatki na dojazdy środkami komunikacji miejscowej. Będą to wydatki na dojazd publicznym środkiem transportu, na przejazd taksówką, w wysokości stwierdzonej odpowiednio biletem za przejazd lub innym dokumentem potwierdzającym kwotę poniesionego wydatku.
Firmowe koszty stanowią poniesione przez przedsiębiorcę w trakcie podróży służbowej wydatki na nocleg np. w hotelu, motelu, ale także najem kwatery prywatnej w całej faktycznie poniesionej wysokości wynikającej z faktury (rachunku) dokumentującej zakup usługi noclegowej. Jeśli jednak wyjeżdżając w celach biznesowych przedsiębiorca dokona zakupu usługi hotelarskiej, na którą składają się także koszty wyżywienia, w rachunku kosztowym uwzględni tylko wydatki na nocleg.
Ujęciu w kosztach podatkowych podlegają także wydatki na zakup biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy oraz koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.
Końcowo należy dodać, że wymogów uznania za koszty podatkowe nie spełnią u przedsiębiorcy odbywającego podróż biznesową koszty zakupu np. walizek, toreb podróżnych, pokrowców na odzież, ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz koszty leczenia. Są to wydatki typowo osobiste, co uniemożliwia ich kwalifikację do firmowych kosztów.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.)
autor: Ewelina Piotrowska
Gazeta Podatkowa nr 71 (1633) z dnia 2019-09-05