Kto i kiedy musi mieć nadany NIP?

Dwa identyfikatory

NIP to identyfikator podatkowy sporej grupy podatników, płatników podatków oraz płatników składek ubezpieczeniowych.

NIP nadawany jest przy użyciu Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników.

NIP-u nie nadaje się osobom fizycznym, które spełniają łącznie następujące warunki: są objęte rejestrem PESEL, nie prowadzą działalności gospodarczej, nie podlegają zarejestrowaniu jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków ani składek ZUS. Identyfikatorem podatkowym osób spełniających wymienione kryteria jest numer PESEL. Pozostali podatnicy, płatnicy podatków oraz płatnicy składek ubezpieczeniowych muszą, co do zasady, mieć NIP.

Wątpliwości co do potrzeby posiadania NIP często pojawiają się w przypadku podmiotów zagranicznych i cudzoziemców. Polski oddział przedsiębiorstwa zagranicznego, który sam zatrudnia pracowników, ma obowiązek - jako płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłacanych wynagrodzeń oraz płatnik składek ubezpieczeniowych - posiadać na potrzeby tych rozliczeń własny, niezależny od przedsiębiorcy zagranicznego NIP (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 lutego 2017 r., nr 2461-IBPP1.4519.9.2016.2.LSz). NIP muszą również posiadać cudzoziemcy, którzy przyjeżdżają do Polski na pobyt czasowy w celach zarobkowych, jeżeli nie są objęci rejestrem PESEL (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 9 listopada 2016 r., nr 1462-IPPP2.4519.3.2016.1.DG).

NIP przypisany jest do danej osoby lub podmiotu. Można mieć tylko jeden taki identyfikator podatkowy. Zasada ta obowiązuje bez względu na rodzaj i liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę i rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę posiadanych przedsiębiorstw. NIP nie jest, co do zasady, przedmiotem sukcesji. NIP nadany podatnikowi przechodzi na następcę prawnego tylko w przypadku przekształcenia: przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa, przedsiębiorstwa komunalnego w jednoosobową spółkę gminy, spółki cywilnej w spółkę handlową, spółki handlowej w inną spółkę handlową, stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie. Spadkobierca, który w związku z przystąpieniem do spółki cywilnej w miejsce zmarłego wspólnika będzie uznany na gruncie przepisów o podatku dochodowym za podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, musi wystąpić dla siebie o NIP (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 24 lutego 2017 r., nr 2461-IBPP1.4519.7.2016.2.MG).

NIP osób fizycznych

Osoby fizyczne uzyskują NIP - w zależności od statusu ewidencyjnego - za pośrednictwem CEIDG albo na podstawie NIP-7.

Osoby rozpoczynające działalność gospodarczą, które podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), zgłoszenie identyfikacyjne stanowiące podstawę nadania NIP składają w ramach wniosku o wpis CEIDG-1. Wniosek można złożyć on-line - przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego ePUAP albo z wykorzystaniem bankowości elektronicznej. Dozwolona jest również papierowa forma wniosku CEIDG-1. Wypełniony formularz można złożyć osobiście w urzędzie gminy lub przesłać listem poleconym. Wniosek dostarczony listownie musi być opatrzony własnoręcznym podpisem przedsiębiorcy poświadczonym przez notariusza.

CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku, niezbędne do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, do urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę. Dane są przekazywane za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej niezwłocznie, nie później niż w dniu roboczym następującym po dokonaniu wpisu. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w CEIDG. Informacja o NIP jest automatycznie przekazywana do CEIDG za pośrednictwem systemu teleinformatycznego nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia.

Pozostałe osoby fizyczne, które muszą mieć NIP, zgłoszenie identyfikacyjne składają na NIP-7. Można je przekazać przez internet (przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego) lub w formie pisemnej. Zgłoszenie identyfikacyjne należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników (ustalonym zasadniczo ze względu na miejsce zamieszkania zgłaszającego).

NIP dla podmiotów

Podmioty podlegające wpisowi do KRS, m.in. spółki z o.o., akcyjne czy komandytowe, uzyskują NIP za pośrednictwem KRS. Inne muszą złożyć NIP-2.

Pośrednictwo KRS polega na tym, że sąd rejestrowy po dokonaniu wpisu przekazuje drogą elektroniczną dane podstawowe (objęte treścią wpisu) do Centralnego Rejestru Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (rejestru REGON prowadzonego przez GUS). CRP KEP przesyła je natomiast do Centralnego Rejestru Płatników Składek (ZUS). Nadanie NIP następuje automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP danych przekazanych z KRS, a w przypadku oddziału przedsiębiorcy zagranicznego - po zamieszczeniu danych uzupełniających potwierdzających status płatnika składek ubezpieczeniowych. Następnie informacja o NIP jest przekazywana za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do KRS. Potwierdzeniem nadania NIP jest ujawnienie tego numeru w KRS. Podmiot ma natomiast obowiązek złożyć we własnym zakresie w urzędzie skarbowym, na formularzu NIP-8, zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających, niezbędnych do realizacji zadań ustawowych przez administrację podatkową, GUS i ZUS. NIP-8 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej.

NIP-2 składają osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, które nie podlegają wpisowi do KRS, np. spółki cywilne w celu uzyskania NIP odrębnego od NIP-ów wspólników. To zgłoszenie identyfikacyjne składa się w urzędzie skarbowym (nie ma możliwości przesłania go przez internet za pośrednictwem systemu e-Deklaracje). Potwierdzenie nadania NIP jest wydawane nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpływu do urzędu skarbowego poprawnego zgłoszenia identyfikacyjnego.