Ustawodawca nie przewidział wymogu prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla każdego wykorzystywanego w firmie samochodu osobowego. W przypadku osób fizycznych odnosi się on jedynie do sytuacji określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten przewiduje prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, gdy dla potrzeb działalności przedsiębiorca wykorzystuje będący jego własnością samochód osobowy niewprowadzony do ewidencji środków trwałych, który stanowi firmowe wyposażenie. Odnosi się on również do samochodu prywatnego przedsiębiorcy oraz auta osobowego używanego przez niego na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia. Ponadto znajduje zastosowanie, gdy pracownik używa samochodu - będącego własnością jego lub osoby trzeciej - na potrzeby zakładu pracy w celu odbycia podróży służbowej lub w jazdach lokalnych.
Z kolei w odniesieniu do samochodów osobowych użytkowanych przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop wskazuje na konieczność prowadzenia tej ewidencji w celu rozliczenia wydatków związanych z ich użytkowaniem jedynie w odniesieniu do aut niestanowiących składników majątku podatnika. Tym samym, jeśli auto należące do podatnika pdop stanowi składnik firmowego wyposażenia, wówczas podatnik ten nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu dla takiego samochodu.
Obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie mają zarówno podatnicy pdof, jak i pdop w odniesieniu do samochodu osobowego będącego przedmiotem umowy leasingu operacyjnego (art. 23 ust. 3b ustawy o pdof i art. 16 ust. 3b ustawy o pdop) lub firmowym środkiem trwałym.
Poprzez ewidencję przebiegu pojazdu podatnik limituje wartość wydatków związanych z używaniem auta osobowego, którą może obciążać firmowe koszty podatkowe. Wysokość tego limitu wyznacza kwota stanowiąca iloczyn liczby faktycznie przejechanych w danym miesiącu kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu.
Ustawodawca nie określił urzędowego wzoru tej ewidencji. W obu ustawach o podatku dochodowym wskazał jedynie minimum danych, jakie taka ewidencja powinna zawierać. Należą do nich: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, data i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. Poza wskazanymi podatnik w ewidencji przebiegu pojazdu może we własnym zakresie umieścić również inne dane, które uzna za niezbędne ze swojego punktu widzenia.
Ewidencję prowadzi użytkownik pojazdu. To oznacza, że przykładowo jeżeli pracownik odbywa podróż służbową samochodem osobowym stanowiącym prywatną własność pracodawcy, to pracownik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu tego pojazdu.
Konsekwencje podatkowe braku omawianej ewidencji ustawodawca wskazał w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 5 ustawy o pdop. Wynika z nich jednoznacznie, że niewywiązywanie się z obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków z tytułu używania samochodów osobowych, dla których ustawodawca przewidział ten obowiązek.
Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest wystarczające do obciążenia kosztów firmowych wynikającą z niej wartością. Koszty uzyskania przychodów stanowią bowiem wyłącznie wydatki faktycznie poniesione na używanie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej. Ich wysokość - tak jak zdecydowanej większości kosztów podatkowych - ustala się na podstawie dowodów ich poniesienia, którymi są m.in. faktury czy rachunki.
Ewidencja przebiegu pojazdu nie stanowi dowodu poniesienia wydatku. Na jej podstawie przedsiębiorca ustala bowiem wyłącznie limit stanowiących koszty wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego. Ten limit, wyznaczany tzw. kilometrówką, służy wyłącznie do określenia tej części wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych, którą przedsiębiorca może obciążać koszty firmowe.
Ustawodawca wprowadzając limitowanie kosztów używania samochodów osobowych nie określił jednak, co należy rozumieć pod pojęciem "kosztów używania", ani nie podał ich przykładowego katalogu. W praktyce do wydatków tych zalicza się m.in. koszty przeglądów, napraw i remontów, a także zakupu paliwa, oleju i części zamiennych, wydatki na mycie samochodu, opłaty za przejazdy płatnymi autostradami, składki na ubezpieczenie pojazdu - te ostatnie z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdop.
Limitowaniu poprzez ewidencję przebiegu pojazdu nie podlegają jednak wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z dnia 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005, uznał, że nie stanowią one wydatków o charakterze eksploatacyjnym i w konsekwencji nie są ograniczone limitem tzw. kilometrówki.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
