Nie wiadomo, jak liczyć ryczałt

Pracownicy wykorzystujący prywatne pojazdy do celów służbowych mogą otrzymać zwrot poniesionych na ten cel wydatków. Do wyliczenia kwoty zwrotu potrzebne są limity ryczałtów samochodowych. Jednak ustawodawca zrobił podatnikom niespodziankę. Najnowsze limity ryczałtów samochodowych weszły w życie 14 listopada. To spowodowało, że nie wiadomo, jak obliczać kilometrówkę, czy dzielić obliczenia - do połowy miesiąca stosować stare limity, a od połowy nowe - czy dla całego miesiąca zastosować znowelizowane dane.

Eksperci podatkowi nie potrafią udzielić jednoznacznej odpowiedzi. Jedni obstają przy pierwszym rozwiązaniu. Inni przy drugim. Przeważa jednak opinia, że należy stosować oba limity. Pozostaje więc czekać na wyjaśnienia MF.

Brak przepisów przejściowych

Pracownik, który w celach służbowych używa swojego prywatnego samochodu osobowego, motocykla lub motoroweru, może otrzymać zwrot poniesionych na ten cel wydatków. Wydatki te pokrywa pracodawca według określonych stawek, tzw. kilometrówki.

Wysokość ryczałtu za używanie prywatnych samochodów w jazdach lokalnych została zmieniona rozporządzeniem ministra transportu z 23 października 2007 r., które opublikowano w Dz.U. z 30 października 2007 r.

- Rozporządzenie weszło w życie 14 listopada 2007 r. i z uwagi na brak przepisów przejściowych, zgodnie z zasadą bezpośredniego działania nowego prawa, zmodyfikowane stawki powinny być stosowane od tej daty - wyjaśnił Władysław Varga, partner w Taxpoint.

Podobnego zadnia jest Barbara Pyzel, doradca podatkowy w KMPG. Według niej skoro nie wydano przepisów przejściowych, najlepiej do wyliczenia ryczałtu zastosować proporcję. Należy wziąć pod uwagę, że każdy dzień nieobecności pracownika powoduje zmniejszenie ryczałtu o 1/22 niezależnie, ile dni roboczych wystąpi w danym miesiącu.

- Przykładowo, w uproszczeniu, pracownikowi przysługiwał ryczałt wynoszący 500 km, stawka do 13 listopada wynosiła 0,7846 zł za km, od 14 listopada jest to limit 0,8358 zł za km. Zatem ryczałt za miesiąc wyniesie 12 204,20 zł (13 x 0,7846 zł/km + 17 x 0,8358 zł/km) x 500 km. Zakładając, że pracownik był nieobecny w miejscu pracy trzy dni robocze - ryczałt z nieobecnością wyniesie 10 539,99 zł (12 204,20 zł x (22-3) /22) - wyjaśniła Barbara Pyzel.

Tylko nowe stawki

Według Władysława Vargi, ponieważ ryczałt w jazdach lokalnych wylicza się na bazie miesięcznej, do jazd za listopad zastosowanie będzie miała już nowa stawka. Choć można przyjąć rozwiązanie alternatywne, zgodnie z którym ryczałt wyliczany jest według stawki łamanej.

- Takie rozwiązanie nie jest zgodne z par. 4 zmienionego rozporządzenia i nie wynika z zasad prawidłowej wykładni - argumentował Władysław Varga.

Podkreślił też, że do ryczałtu za listopad znajdzie zastosowanie nowa stawka.

Pół na pół

Michał Chudy, konsultant z katowickiego oddziału firmy PricewaterhouseCoopers, podkreślił, że na podstawie cytowanego rozporządzenia od 14 listopada stawki przebiegu pojazdu odpowiednio wzrastają, co ma wpływ na wysokość wydatków ponoszonych przez podatników zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów zarówno dla potrzeb CIT i PIT.

- Podatnicy powinni w ewidencji przebiegu pojazdu wykorzystywanego przez pracownika dla celów służbowych stosować do 13 listopada stare stawki, a od następnego dnia stawki nowe - dodał Michał Chudy.

Podobnego zdania jest Karol Raźniewski, konsultant w Ernst & Young, który uważa, że wejście w życie nowelizacji przepisów w trakcie miesiąca może oznaczać pewne trudności.

- Istnieją argumenty, aby twierdzić, że stawki obowiązujące do 13 listopada mają zastosowanie do jazd odbytych do tego terminu, podczas gdy nowe obowiązują w stosunku do jazd odbytych od 14 listopada. Praktycznym rozwiązaniem może być podzielenie limitu miesięcznego według okresów przypadających na czas obowiązywania starych i nowych stawek - radził Karol Raźniewski.

Także Joanna Patyk, konsultant podatkowy w BDO Numerica, stwierdziła, że rozporządzenie zmieniające wysokość stawek za 1 km przebiegu pojazdu weszło w życie 14 listopada i do tego dnia obowiązują stare stawki.

- Ryczałt oblicza się za dany miesiąc. Prawidłowym więc sposobem obliczenia tego ryczałtu za listopad jest zastosowanie proporcji odzwierciedlającej liczbę dni z określonymi stawkami - tłumaczyła Joanna Patyk.

Zastrzegła jednak, że zastosowanie jednej podwyższonej stawki do całego miesiąca spowoduje zawyżenie kosztów podatkowych o różnicę wynikającą z nowych i dotychczasowych stawek.

Ważny dzień roboczy

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Pojawia się tu pytanie, czy zasadę tę stosować również do ryczałtu za listopad, gdy dni roboczych w tym miesiącu było 21?

- Ryczałt zmniejsza się o 1/22 bez względu na liczbę dni w danym miesiącu. Gdyby intencją ustawodawcy było odniesienie zmniejszenia wypłacanego ryczałtu miesięcznego do ściśle wyliczonych dni w miesiącu, zapewne w inny sposób zostałby sformułowany przepis - podkreśliła Joanna Patyk.

Karol Raźniewski wyjaśnił, że w przypadku zmniejszenia kwoty ryczałtu o 1/22 z tytułu nieobecności pracownika w pracy wykładnia przepisów sugeruje, że niezależnie od rzeczywistej liczby dni roboczych w miesiącu ryczałt należy pomniejszać o stałą część ryczałtu w przeliczeniu na dzień.

Dodał, że przepisy podatkowe wyraźnie wskazują, że wolne od podatku dochodowego są jedynie kwoty ryczałtu obliczonego zgodnie z odpowiednimi przepisami.

Ewa Matyszewska