Nowa siedziba firmy może stanowić problem

Przedsiębiorstwa, które po raz pierwszy muszą zmierzyć się z koniecznością zmiany siedziby, stają przed poważnym i składającym się z wielu etapów procesem. Tu nie ma mowy o podejściu: mała firma - mały problem, duża firma - duży problem. Zmiana miejsca, trybu pracy, lokalizacji, funkcji biura zawsze niesie ze sobą szereg nowych i nieprzewidzianych sytuacji, tak samo dla dużych korporacji, jak i dla małych biznesów. Każdy przedsiębiorca powinien się przed nimi zabezpieczyć.

Prawdą jest natomiast, że im większa struktura organizacyjna firmy, o wielu i zróżnicowanych funkcjach i zadaniach, tym większym wyzwaniem logistycznym staje się cały proces. Ale z punktu widzenia samych pracowników tak dużej, jak i małej firmy, zmiana miejsca pracy jest tak samo odbierana i czasem wiąże się ze stresem. Każdy, kto choć raz w życiu miał w swej firmie do czynienia ze zmianą siedziby biura czy choćby przeprowadzką z pokoju do pokoju ma świadomość, jak proces ten wpływa na dezorganizację jego pracy.

Trudno bowiem całkowicie samemu zapanować nad miesiącami gromadzonymi papierami, które nagle muszą znaleźć się gdzieś indziej; poradzić sobie z odłączonym komputerem czy chwilowym brakiem sygnału w telefonie, zwykle stojącym na biurku, które właśnie jest w trakcie zmiany swojego docelowego miejsca. Wszystkie te kłopotliwe czynności, od momentu decyzji o zmianie siedziby biura, niemalże do momentu postawienia ulubionego kubka z kawą na nowiutkim biurku, można przewidzieć i zaplanować. Taką pomoc świadczą firmom właśnie pośrednicy w obrocie nieruchomościami.

Jak większość nowoczesnych rozwiązań oferowanych biznesowi, także i ta usługa dotarła do Polski z krajów zachodnich. Na wysoko rozwiniętych rynkach od wielu już lat funkcjonuje wyspecjalizowane doradztwo w tym zakresie. Na zachodzie nie istnieje pojęcie samodzielnej transakcji najmu biura bez pośrednika i 100% jest wykonywanych przez agencje reprezentujące ich interesy.

Tamtejsze firmy słusznie zakładają, że nie będą budować kompetencji wewnątrz ich organizacji - bo dla nich jest to incydent mający i tak duży wpływ na działalność firmy i wiedzą, że muszą minimalizować ryzyko błędnych decyzji poprzez import gwarantowanej wiedzy i doświadczenia z zewnątrz. U nas też firmy dojrzewają do tego, ale wciąż jest dużo brokerów, którzy budowali swoje doświadczenie w mieszkaniówce a starają się oferować swoje usługi tym samym schematem w sektorze B2B - a to jest kompletne nieporozumienie.

Tacy "Agenci" psują rynek i odstraszają Klientów. Normą jest też to, że firmy bardzo często zaczynają poszukiwanie nowego biura dla 100-150 osób od przeglądania ofert na portalach dedykowanych nieruchomościom mieszkaniowym. Nie wiedząc, że tym sposobem wcale nie trafiają do budynków bezpośrednio - broker i tak zgarnie prowizję za tzw. Leeda - a klient nie będzie przez takiego brokera chroniony - bo po prostu nie będzie miał z nim relacji. Tego typu usługi są bowiem niezbędnym wsparciem dla firm, które nawet w trakcie zmiany miejsca pracy muszą się koncentrować wyłącznie na swojej działalności operacyjnej.

Dlatego bardziej doświadczone firmy zlecają na zewnątrz kłopotliwe, czasochłonne i skomplikowane organizacyjnie czynności związane z przebudową czy zmianą siedziby. Wiedzą bowiem, że wynajęte wsparcie pozwoli nieprzerwanie funkcjonować całej organizacji, bez narażenia firmy na problemy z codziennym prowadzeniem biznesu. Także polscy przedsiębiorcy zaczynają dostrzegać korzyści i udogodnienia, jakie niosą dla ich firm podobne usługi. Na ich korzyść przemawia również fakt, że takie wsparcie sprawdza się zarówno w przypadku sektora MSP, jak i większych przedsiębiorstw.

OPINIE

- Coraz częściej spotykamy się z zapytaniami o pomoc w całym procesie zmiany siedziby, od znalezienia odpowiedniej lokalizacji, pomocy prawnej przy skonstruowaniu odpowiedniej umowy, a na optymalizacji wyposażenia kończąc - wyjaśnia Bartosz Budnicki, dyrektor operacyjny Commerson Polska. - Zazwyczaj cały ten proces trwa od 6 do 12 miesięcy - ale są także projekty dłuższe i zależą od wielkości organizacji i skomplikowania projekt.

Koszt to dla firm wydatek niższy niż zatrudnienie oddzielnego pracownika lub nawet całego zespołu do tego typu zadania, które przecież może, choć nie musi przydarzyć się firmie - trudno jest też zazwyczaj znaleźć osobę o wiedzy i kompetencjach, aby wziąć pełną odpowiedzialność za taki projekt. - podkreśla Bartosz Budnicki.

Outsourcing tego typu usług pozwala więc nie tylko zaoszczędzić czas, ale przede wszystkim umożliwia zaplanowanie wszystkich niezbędnych wydatków. To po stronie doradcy jest przewidzenie i zaproponowanie przedsiębiorcom, jakie rozwiązanie przyniesie najlepsze efekty: - Mieliśmy jako klienta dużą międzynarodową firmę z sektora informatyki, która miała problem z rosnącym nagłym przyrostem pracowników. Po dogłębnej analizie okazało się, że byli wstanie obyć się wynajmem dodatkowych powierzchni w kolejnym budynku - co nie tylko zwiększało koszty, ale także miało negatywny impakt organizacyjny. Po analizie przeprowadzonej przez nasz zespół, wystarczyło wymienić wszystkie biurka na standardowe 160x60cm - całkowity koszt był zdecydowanie niższy od 3 letniej umowy najmu (gdzie i tak, aby spełnić wymagania do standardów, budynki oczekiwały 5 letniej umowy).

Zmian została przeprowadzona w weekend i nie miała w ogóle negatywnego wpływu na pracowników i organizację firmy. A Klient spokojnie mógł planować docelową siedzibę w dłuższej perspektywie po ustaniu gwałtownego wzrostu - zaznacza dyrektor Commerson Polska.

Z mniejszego do dużego czy odwrotnie?

Zdaniem przedstawicieli takich usług, na polskim rynku nieruchomości komercyjnych można dostrzec pewne trendy, które z pewnością narzuciły zachodnie korporacje obecne w Polsce. Ale wymusza je również sam rynek. Korzystanie z pomocy doświadczonego doradcy jest standardem dla międzynarodowych firm, które otwierają swoje oddziały na naszym rynku.

Z kolei duża nadpodaż nieruchomości komercyjnych, zwłaszcza w dużych miastach, wśród których wciąż dominuje Warszawa, jest czynnikiem, który szczególnie utrudnia przedsiębiorcom, także rodzimym wybór i dopasowaniu właściwej wielkości i lokalizacji nowej siedziby.

- Z ostatnich 2 lat naszych doświadczeń jasno wynika, że polski rynek dosłownie rośnie - mówi Bartosz Budnicki. - Firmy zagraniczne, jak i polskie nie tylko zmieniają bowiem swoje siedziby z mniejszych na większe. Coraz częściej poszukują one biur także w innych miastach, w których otwierają swoje oddziały. - dodaje. Takie migracje muszą oznaczać szereg problemów, choć jak zapewnia przedstawiciel Commerson Polska, te są już wyłącznie po stronie doradców.

Specjaliści od zmiany miejsca pracy radzą, aby planowanie tej operacji zacząć z dużym wyprzedzeniem - Dobrze wiemy, ile czasu potrzeba, aby dobrze przygotować się na każdy jej etap - zaznacza Bartosz Budniki. - Od sprawnego przebiegu tego złożonego procesu wiele zależy, ponieważ ma on kluczowe znaczenie dla wydajności firmy, a presja czasu nie jest dobrym doradcą w podejmowaniu słusznych decyzji - podkreśla.

Dlatego warto zasięgnąć pomocy specjalisty w tej dziedzinie i lepiej usłyszeć od nich, że jeszcze jest 6 miesięcy za wcześnie aby otworzyć projekt niż miesiąc za późno, aby dokonać mądrego wyboru zamiast ugasić pożar. To oni mają opracowane gotowe rozwiązania różnych wariantów całego procesu. Wiedzą, ile czasu trzeba przeznaczyć na każdy etap tej operacji. Jak zarządzać przenoszonymi zasobami, gdzie je bezpiecznie magazynować, czy wreszcie, jak właściwie przetransportować cały dobytek firmy, z uwzględnieniem również tak ważnych dla działalności organizacji systemów komunikacyjnych i IT.

Ważne jest więc, że takie pośrednictwo w obrocie nieruchomościami jest w stanie zabezpieczyć firmę przed jej dezorganizacją podczas nieuniknionych zmian. Przedsiębiorcy sięgający po wyspecjalizowane zarządzanie tym procesem, unikają w ten sposób destabilizacji ich biznesu w tym trudnym dla siebie okresie. Ryzyko zmian jest bowiem po stronie doświadczonych specjalistów, którzy wiedzą, jak sprawnie przewidzieć i zarządzać całą sekwencją mających nastąpić zdarzeń. To zaś pozwala na kontrolowanie całego procesu oraz uniknięcie nadprogramowych kosztów. - Choć każda firma ma inne potrzeby, pewne mechanizmy w całym cyklu są zawsze stałe i dobrze nam znane.- wyjaśnia przedstawiciel Commerson Polska.

- Kluczem do sprecyzowania i ostatecznego określenia potrzeb firmy są konsultacje, podczas których dobieramy właściwy profil działania. Zadaniem doradcy nie jest wyłącznie przygotowanie harmonogramu całego procesu zmiany miejsca pracy. Do nas należy także ocena aktualnego wykorzystania przez firmę dostępnych zasobów metrażowych, jak i zarekomendowanie optymalnego docelowego lokalu. - podkreśla dyrektor operacyjny Commerson Polska.

Nie raz zdarza się, że upatrzone przez przedsiębiorcę pomieszczenie jest po prostu zbyt duże w stosunku do rzeczywistych potrzeb firmy. - Przy doborze odpowiedniej powierzchni, jak i podczas projektowania wnętrz i funkcji biura kierujemy się zasadami ergonomii - wyjaśnia Budnicki. - Osiągamy w ten sposób najlepsze rozplanowanie przestrzeni, pozwalające na maksymalne wykorzystanie powierzchni użytkowej, a co za tym idzie i właściwe wykorzystanie kosztów. - zwraca uwagę dyrektor operacyjny Commerson Polska. I jest w tym wiele prawdy, bowiem lwią część kosztów administracyjnych firm stanowi czynsz. Warto więc zawczasu zadbać o to, by wynajęty lokal był najwłaściwiej dopasowany do potrzeb firmy, a nie na odwrót.

Pomoc pośredników w obrocie nieruchomościami obejmuje szeroki zakres działań, których podstawą jest dokładna znajomość i analiza rynku. Doradca ds. obrotu nieruchomościami, w przeciwieństwie do przedsiębiorcy, ma dostęp do narzędzi ułatwiających wyszukanie najlepszej oferty na rynku, zarówno pod względem lokalizacji, jak i możliwości finansowych zleceniodawcy. Doradztwo kredytowe, wycena wybranych nieruchomości, konsulting w kwestiach inwestycyjnych, wreszcie znajomość specyfiki potrzeb różnych firm - to kolejne obszary działalności doradców, którzy ciężar tych zadań biorą na siebie.