Od stycznia wielkie zmiany podatkowe dla firm

Zmiana w ustawie o VAT wprowadza m.in. obowiązek składania deklaracji VAT w formie elektronicznej od stycznia 2017 r. pod groźbą sankcji administracyjnych. Niedochowanie formy elektronicznej grozi karą jak za wykroczenie skarbowe.

Znowelizowana ustawa o VAT została przyjęta przez Sejm 16 listopada br. Wg szacunków resortu finansów, zmiany mają zaowocować zwiększeniem wpływów do budżetu państwa o 3,4 mld złotych. Z zapisów wyraźnie bije trend do zaostrzania kar również w odniesieniu do wykroczeń skarbowych i działań o bardzo szerokiej definicji np. za "nierzetelne wystawianie faktur czy posługiwanie się takimi dokumentami". Co czeka firmy?

Od stycznia 2017 r. firmy będą zmuszone składać deklaracje VAT wyłącznie w formie elektronicznej. Obowiązek ten obejmie przedsiębiorców:

- mających już teraz obowiązek składania deklaracji podatkowych (a także informacji i rocznego obliczenia podatku) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej,

- zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE,

- będących dostawcami objętymi mechanizmem odwróconego obciążenia (należy zwrócić uwagę, że katalog tych przedsiębiorców od 2017 zostaje poszerzony o niektóre firmy z branży budowlanej).

Pozostałych przedsiębiorców VAT obowiązek ten obejmie od stycznia 2018 r.

- Rząd wdraża przepisy mające pomóc w zwalczaniu przestępczości gospodarczej, ale jednocześnie daje służbom skarbowym narzędzia mogące bić w uczciwych podatników, którzy nieumyślnie zaksięgują nierzetelnie wystawioną fakturę. By uniknąć takich zagrożeń, przedsiębiorcy potrzebują narzędzi do weryfikacji pomyłek czy drobnych błędów - komentuje Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage.

Chodzi o zmiany w Kodeksie karnym skarbowym (KKS) polegające na zaostrzeniu kar za wykroczenia i przestępstwa skarbowe, włącznie ze zwiększeniem kar pozbawienia wolności (wprowadza je artykuł 4 znowelizowanej ustawy o VAT).

Najwięcej emocji budzą zapisy dotyczące artykułu 56 i 62 KKS. Karze za wykroczenie skarbowe "podlega także ten podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu lub płatnikowi deklaracji lub oświadczenia lub wbrew obowiązkowi nie składa ich za pomocą środków komunikacji elektronicznej" - to zmiana w art. 56 KKS; oraz:

"Kto fakturę lub rachunek wystawia w sposób nierzetelny albo takim dokumentem się posługuje, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obu tym karom łącznie" - to zmiana w art. 62, par.

2; Dotychczasowa kara tu określona wynosiła "jedynie" do 240 stawek dziennych. Przypomnijmy: stawkę dzienną, o ile KKS na to nie wskazuje, określa sąd na podstawie m.in. dochodów sprawcy, jego stanu majątkowego i warunków rodzinnych. Przyjmując, że minimalna stawka dzienna to 1/30 minimalnego wynagrodzenia nie można zakładać, że na tym poziomie określi ją sąd, może być ona bowiem wielokrotnie wyższa.

Nowością dla firm jest wprowadzenie obowiązku przesyłania deklaracji VAT wyłącznie drogą elektroniczną i w formie elektronicznej. Niedochowanie tej formy zostaje obłożone sankcją jak za wykroczenie skarbowe. Jeśli zatem po Nowym Roku podatnik złoży w terminie prawidłowo wypełnioną deklarację VAT, ale w formie papierowej, podlegać będzie karze.

- Dla firm rozliczających VAT, ale też dla biur rachunkowych zmiana w przepisach oznacza konieczność wdrożenia oprogramowania, które pozwoli wygenerować deklarację VAT w formie elektronicznej i przesłać ją w sposób bezpieczny na serwery ministerstwa finansów - dodaje Piotr Ciski.

Przypominamy, że przewidzianą karą za wykroczenie skarbowe jest grzywna zawierająca się w kwotach między jedną dziesiątą, a dwudziestokrotnością minimalnego wynagrodzenia. W roku 2017 będzie to zatem kwota pomiędzy ok. 200 a ok. 40 000 złotych. Nowelizacja ustawy o VAT nie wprowadziła w tym punkcie żadnych zmian.

Zaostrzające się przepisy obejmujące wszystkich podatników budzą niepokój. Rząd zakłada walkę z przestępczością gospodarczą i przeciwdziałanie procederom wyłudzania podatków. Jednak surowsze przepisy mogą być także wykorzystywane do karania drobnych uchybień czy błędów popełnianych nie w złej wierze, przez ludzi uczciwie prowadzących biznes.

"Cyfryzacja obiegu informacji między podmiotami a fiskusem, poprawa informacji i możliwości analitycznych stwarza skarbówce warunki do wdrażania prostych mechanizmów wykrywających nawet najmniejsze niedociągnięcia czy uchybienia podatników. Kwestią strategii aparatu skarbowego pozostaje, czy takie drobne przewinienia będą karane i jak dotkliwie. Próby sprostania wymogom ustawy bez odpowiednich narzędzi technologicznych są kłopotliwe i pracochłonne.

Dla zachowania bezpieczeństwa prawno-podatkowego przedsiębiorcy powinni zatem już teraz poszukiwać odpowiednich rozwiązań by sprostać wymaganiom ustawy i unikać kłopotów wynikających niekiedy z drobnych pomyłek - dodaje Piotr Ciski.

Centralny Rejestr Faktur będzie ogólnokrajowym repozytorium danych, do którego będą trafiały wszystkie wystawiane faktury. Dokumenty będą tam nie tylko archiwizowane, ale też analizowane w ramach podatkowych czynności sprawdzających. Nowe narzędzie ma przede wszystkim pozwolić fiskusowi przeciwdziałać i szybko wykrywać przestępstwa karuzelowe.

Ma też pomóc w wychwytywaniu fałszywych i nieprawidłowych faktur, które są podstawą do wyłudzeń VAT. Według pomysłodawców centralna baza pozwoli również rozwiązać problem niewłaściwego przypisywania stawek VAT.

Technicznych możliwości przesyłania faktur do fiskusa jest kilka. Od aplikacji udostępnionej przez resort finansów, przez funkcjonalności systemów informatycznych użytkowanych przez przedsiębiorców, po dedykowaną platformę, w której przedsiębiorca będzie wystawiał fakturę, gdzie zostanie jej nadany indywidualny numer, a następnie zostanie ona wysłana do CRF i do odbiorcy. Zauważmy, że każde z tych rozwiązań w praktyce wiąże się z przejściem przedsiębiorców na system elektronicznego fakturowania. Niezależnie od tego jaki standard fakturowania zostanie ostatecznie wybrany. Dzisiaj to właśnie brak standardu wymiany faktur elektronicznych jest barierą w rozwoju wymiany tego typu dokumentów między przedsiębiorcami.

Po wprowadzeniu Jednolitego Pliku Kontrolnego (obecnie trwają okresy przejściowe dla małych i średnich firm oraz dla mikroprzedsiębiorstw) oraz CRF fiskus uzyska bezpośredni wgląd w dokumenty i ewidencje przedsiębiorców. Z jednej strony daje to nadzieję na uproszczenie i przyspieszenie kontroli i czynności sprawdzających - najczęściej będą one mogły przebiegać całkowicie poza udziałem podatnika. Z drugiej strony, należy się spodziewać, że nowe rozwiązania, dzięki zastosowaniu algorytmów przetwarzania danych, pozwolą prowadzić czynności sprawdzające na masową skalę.

Fiskus będzie znacznie częściej wychwytywał nieprawidłowości i np. odmawiał zwrotu VAT nieuczciwym podatnikom lub wszczynał drobiazgowe kontrole. Wreszcie korzyścią dla przedsiębiorców będzie rozwój wymiany prawdziwych faktur elektronicznych, nie tylko "obrazków" w postaci PDF, ale realnych danych do automatycznego wczytania w systemie informatycznym odbiorcy faktury.

Budowę CRF powierzono spółce celowej Aplikacje Krytyczne, powołanej przez Ministerstwo Finansów w połowie tego roku. Jej zadaniem jest tworzenie i doskonalenie narzędzi informatycznych, w tym zaawansowanej analityki, dla uszczelniania obecnego systemu podatkowego. To wskazuje, że CRF znajduje się na liście priorytetów resortu finansów.

Doskonalone systemy obsługujące finanse, sprzedaż i księgowość dają przedsiębiorstwom dodatkowe korzyści w postaci poszerzenia możliwości zarządzania organizacją, m.in., poprzez zautomatyzowanie obsługi dokumentów w postaci elektronicznej. Jednak, jak zauważa Piotr Ciski, dyrektor zarządzający polskim oddziałem Sage - firmy informatycznej wspierającej zarządzanie i rozwój przedsiębiorstw - Obecnie w powszechnym obrocie mamy do czynienia z pozornymi fakturami elektronicznymi. Plik PDF nie jest elektronicznym dokumentem w rozumieniu informatycznym, lecz obrazem. Zawartych w nim danych nie da się w łatwy sposób wczytać do oprogramowania finansowo-księgowego. W praktyce oznacza to, że księgowi muszą je ręcznie przepisywać do systemów, aby móc je ująć w ewidencji księgowej.

Dokumentem elektronicznym sensu stricto jest dokument zawierający metadane, które mogą być automatycznie wczytane do systemu finansowo-księgowego. Dopiero wówczas mówimy o prawdziwym wsparciu pracy księgowych". Dodatkowym utrudnieniem jest brak jednorodności formatu - część dokumentów ma postać papierową, a część elektroniczną. co komplikuje zarządzanie obiegiem dokumentów i archiwizację.

Nowe przepisy wymuszają na przedsiębiorcach wprowadzenie inteligentnego dokumentowania. JPK, e-paragony i planowane wdrożenie Centralnego Rejestru Faktur to systemowe rozwiązania pchające w kierunku nowoczesnych technologii nawet najmniejsze firmy.

Nowe rozwiązanie nakłada na przedsiębiorców obowiązek korzystania z systemów informatycznych przystosowanych do nowych przepisów. - Centralny Rejestr Faktur bazuje wyłącznie na dokumentach elektronicznych, będzie więc motorem daleko idących zmian w sposobie zarządzania dokumentacją firmową i przepływu dokumentów między przedsiębiorstwami.- dodaje Piotr Ciski.

Obecnie przedsiębiorcy w Polsce muszą dostosować posiadane oprogramowanie do generowania i weryfikowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Podobnie w przypadku Centralnego Rejestru Faktur czy wdrożenia e-paragonów w obrocie gospodarczym, zarówno dostawcy rozwiązań wspomagających zarządzanie, jak i ich klienci korzystający z tych rozwiązań, będą musieli zaktualizować oprogramowanie i dodać do niego nowe funkcjonalności.

Niewątpliwie, nowe projekty rządu przyczynią się do upowszechnienia elektronicznego fakturowania oraz zintegrują systemy obiegu dokumentów - nie tylko faktur, które są domeną świata biznesu, ale także paragonów, które są wystawiane głównie dla osób fizycznych. Elektroniczne faktury będą musiały zawierać w sobie dane w formie do odczytu przez system informatyczny ( metadane), takie jak wartości pozycji, opis, dane sprzedawcy i nabywcy, daty wystawienia, sprzedaży. Wątpliwe jest, by CRF akceptował zwykłe PDF-y, które w istocie są tylko cyfrowym obrazem dokumentu papierowego.

Dziś takie PDF-y mają duży udział w obiegu e-faktur, a to oznacza, że wiele firm będzie musiało przejść na nowy standard e-faktury, np. taki, jaki został opracowany przez Sage już w 2012, a w 2014 został zatwierdzony przez Krajowe Forum Elektronicznego Fakturowania. Standard polega na podpięciu do pliku PDF metadanych, pochodzących wprost z systemu fakturującego lub finansowo-księgowego. Dzięki temu plik zachowuje właściwości PDF (można go łatwo przejrzeć i wydrukować), jak również ma już w sobie wszystkie niezbędne dane do automatycznego rozczytania przez system informatyczny.

W 2010 roku Komisja Europejska w "Zielonej Księdze VAT" wpisała centralną bazę faktur jako jedno z rekomendowanych rozwiązań do wprowadzenia we wszystkich krajach członkowskich. W 2013 r. jako pierwsza wprowadziła je Portugalia i już po roku jego funkcjonowania ogłoszono, że nowy system silnie wpłynął na ściągalność podatku VAT oraz na szybkość podejmowania działań kontrolnych.

Pozytywne zmiany dokonały się pomimo faktu, że portugalski fiskus boryka się z niedostateczną ilością służb, które mogłyby wychwytywać nieprawidłowości i interweniować, przez co system podatkowy wciąż nie jest wystarczająco sprawny. W Polsce przy obecnym systemie podatkowym również brak dostatecznych służb, które mogłyby skutecznie niwelować lukę podatkową. Jest więc wysoce prawdopodobne, że CRF rzeczywiście pozytywnie przełoży się na ściągalność podatków i walkę z przypadkami wyłudzeń VAT.

W ubiegłym roku podobne systemy wdrożono w Czechach i na Słowacji, gdzie już wcześniej funkcjonowały sprawne systemy informatyczne używane przez organy podatkowe. Rozwiązanie wprowadzono także na Ukrainie, gdzie system został połączony ze specjalnymi kontami bankowymi przeznaczonymi do wpłacania należnego podatku VAT. Polska nie jest więc wyjątkiem na tle Unii i Europy.

źródło Sage jeden z głównych dostawców na rynku zintegrowanych systemów finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych, wspierający przedsiębiorców na całym świecie

...................................