Odpis na fundusz socjalny gdy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym
W firmie zatrudniamy około 100 pracowników, w tym trzech przebywa na urlopie bezpłatnym. Czy na tych pracowników należy dokonać odpisów na ZFŚS za okres, w którym korzystają z urlopów bezpłatnych? Czy pracownicy na urlopie bezpłatnym mają prawo do świadczeń z ZFŚS?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 z późn. zm.), zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dalej Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.
Podstawę naliczania odpisu na Fundusz stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).
Tak wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. nr 43, poz. 349), dalej rozporządzenia.
Przepisy rozporządzenia nie precyzują jakie grupy pracowników zaliczać bądź wyłączać ze stanu zatrudnienia ustalanego dla potrzeb odpisu na Fundusz. Przyjmuje się jednak, że w poczet zatrudnionych pracodawca powinien wliczyć wszystkie osoby mające status pracownika w rozumieniu przepisów prawa pracy (bez względu na rodzaj umowy o pracę i czas jej trwania), w tym przebywających:
- na urlopach macierzyńskich, ojcowskich, rodzicielskich i wychowawczych, a także
- na urlopach bezpłatnych.
Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Socjalnej w piśmie otrzymanym przez nasze Wydawnictwo 19 maja 2015 r.: "(...) w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Biorąc pod uwagę treść § 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym.".
Osoby przebywające na urlopach bezpłatnych należy zatem uwzględniać w przeciętnej liczbie zatrudnionych na takich samych zasadach jak innych pracowników. Oznacza to, że jeśli są one zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy, wlicza się je po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy bez względu na okres korzystania z tego urlopu.
Zwracamy uwagę! Stosownie do § 3 rozporządzenia, przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach (przeliczonych na pełne wymiary czasu pracy) i otrzymaną sumę dzieli się przez 12.
|
Do UiPP nr 23/20017 dołączyliśmy Pomocnik kadrowego pt. "Rozliczanie odpisów na ZFŚS". |
Katalog osób uprawnionych do korzystania ze środków Funduszu określa art. 2 pkt 5 ustawy i są to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści, czyli byli pracownicy wraz z rodzinami oraz inne osoby, którym prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych przyznał pracodawca w regulaminie Funduszu.
| Ważne: Pracownicy, czyli wszyscy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 K.p.), są uprawnieni do świadczeń z Funduszu niezależnie od stażu pracy, wymiaru czasu pracy czy rodzaju umowy o pracę, w ramach której są zatrudnieni. |
Odpowiadając na drugie pytanie wyjaśniamy, że osoby przebywające na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, macierzyńskim czy rodzicielskim nie tracą statusu pracownika. Ich nieobecność w pracy nie wyłącza zatem ich uprawnień do korzystania ze świadczeń z Funduszu.
Ubezpieczenia i Prawo Pracy Nr 3 z dnia 2018-02-01