Odprowadzanie odpisu na ZFŚS w praktyce

Terminy odprowadzenia odpisów

Pracodawcy, którzy obowiązkowo tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, muszą przekazać w terminach określonych w ustawie o ZFŚS środki na rachunek bankowy. Przy czym pierwszą ratę odpisów stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych na jednego pracownika:

• zatrudnionego w normalnych warunkach,
   
• wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
   
• młodocianego,

odprowadzają w terminie do 31 maja danego roku. Natomiast drugą ratę odpisów, stanowiącą różnicę pomiędzy równowartością dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy a kwotą przekazaną do 31 maja, przekazują w terminie do 30 września danego roku (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Wysokość odpisów

Wysokość odpisu na Fundusz na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Inna wysokość odpisów obowiązuje pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze. Odpis podstawowy na takiego pracownika wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej. Natomiast odpis podstawowy na jednego pracownika młodocianego wynosi:

• w pierwszym roku nauki 5%,
   
• w drugim roku nauki 6%,
   
• w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego wskazanego powyżej.

Możliwe jest też dobrowolne zwiększenie odpisu podstawowego o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Ponadto pracodawca sprawujący opiekę nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, może zwiększyć Fundusz o 6,25% na każdego z nich. Z kolei pracodawca, który utworzy zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczy na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu może zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Wymienione regulacje nie mają zastosowania w stosunku do:

• uczelni publicznych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym,
   
• szkół i placówek objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty Nauczyciela.

Naliczenie odpisów

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u danego pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). Zasady te zostały uregulowane w § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych... (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349).

W tym miejscu należy wskazać, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych trzeba uwzględniać również pracowników korzystających z urlopu bezpłatnego. Potwierdzeniem takiej interpretacji przepisów jest pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 maja 2015 r. (udostępnione naszemu Wydawnictwu), w którym resort pracy uznał, że: "(...) brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym (...)".

Obliczając przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) sumuje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i dzieli przez 12.