Opłaty za parkingi i autostrady w podróży firmowej
Wykorzystywanie samochodów w załatwianiu firmowych interesów wiąże się z ponoszeniem szeregu wydatków. Są to zarówno wydatki typowo eksploatacyjne, takie jak paliwo, remonty, części zamienne i przeglądy techniczne, jak i należności za przejazdy autostradami i postoje w strefie płatnego parkowania. Sposób podatkowego rozliczenia opłat za autostrady i parkingi zależy od tego, kto jest użytkownikiem samochodu i jaki status w firmie ma samo auto.
Pracownicy często za zgodą pracodawcy korzystają w wykonywaniu powierzonych im obowiązków z prywatnych samochodów. Dotyczy to zwłaszcza podróży służbowych. W odniesieniu do tego typu wyjazdów organy podatkowe uznają, że zwrot pracownikom ponoszonych w nich opłat za autostrady i parkingi stanowi u pracodawcy koszt podatkowy w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu. To z kolei oznacza, że nie może on być uwzględniany w kosztach w wysokości faktycznie poniesionej, ale do wysokości limitu tzw. kilometrówki.
Ponieważ w przepisach art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof dotyczących należności za podróże służbowe ustawodawca nie zdefiniował pojęcia "wydatków z tytułu używania" samochodów, organy podatkowe dla uzasadnienia swojego stanowiska odwołują się do słownikowego znaczenia tego wyrażenia. Słownik języka polskiego wskazuje natomiast, że przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Z tego fiskus wywodzi, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy. To z kolei oznacza ograniczenie możliwości rozliczania w kosztach opłat za przejazdy autostradą limitem kilometrówki, podobnie jak wydatków na zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń komunikacyjnych (OC i AC pojazdu), drobnych napraw i części zamiennych oraz przeglądów technicznych.
O kosztach związanych z dodatkową opłatą parkingową pisaliśmy w GP nr 60 z 2014 r. na str. 5.
Przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi (…) z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) ponoszonych przez pracowników opłat za autostrady i parkingi nie klasyfikują do wydatków związanych z używaniem samochodu. Zgodnie z § 4 ust. 2 tego rozporządzenia traktują je jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. Przywołany przepis zalicza do tej kategorii m.in. opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, za miejsca parkingowe w przypadku odbywania podróży samochodem niebędącym własnością pracodawcy.
Co ciekawe, po stronie pracownika opłaty za parkingi i płatne autostrady również organy podatkowe uznają za "inne udokumentowane wydatki", których zwrot nie został przez ustawodawcę ograniczony co do wysokości, jak i rodzaju. W konsekwencji przyjmują, w przeciwieństwie do rozstrzygnięć dotyczących kosztów pracodawcy, że po stronie pracownika zwrot omawianych opłat stanowi przychód zwolniony od podatku w pełnej poniesionej wysokości, a nie w ramach limitu kilometrów związanego z używaniem samochodu.
Przedsiębiorca w podróż biznesową wyrusza zazwyczaj samochodem osobowym stanowiącym środek trwały lub samochodem prywatnym będącym jego własnością bądź własnością osób trzecich. Jeżeli samochód, którym się porusza w takiej podróży jest środkiem trwałym, wówczas wydatki poniesione w związku z tym pojazdem stanowią koszty podatkowe w pełnej poniesionej wysokości, o ile tylko spełniają definicję kosztu (art. 22 ust. 1 ustawy o pdof i odpowiednio art. 15 ust. 1 ustawy o pdop). W konsekwencji ponoszone przez przedsiębiorcę z tego tytułu opłaty za parkingi i przejazdy płatnymi autostradami samochodem będącym środkiem trwałym nie podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych.
Natomiast gdy przedsiębiorca będący osobą fizyczną korzysta w podróży z samochodu osobowego niezaliczonego do środków trwałych, wydatki związane z jego użytkowaniem, podobnie jak w przypadku wykorzystywanych do celów pracodawcy prywatnych samochodów osobowych pracowników, podlegają limitowaniu. Wydatki te mogą być zaliczone do kosztów podatkowych wyłącznie do wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof). Tym samym w tym przypadku wydatki na autostrady i parkingi są limitowane. Co równie istotne w celu udokumentowania ilości przejechanych kilometrów podatnik obowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jej brak skutkuje bowiem wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodów wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu.
| Pracownik | Przedsiębiorca | |
| podróż służbowa prywatnym samochodem osobowym pracownika |
zwrot opłat przychodem zwolnionym w pełnej wysokości | koszt w granicach kilometrówki |
| podróż biznesowa przedsiębiorcy samochodem osobowym |
nie dotyczy | gdy samochód jest środkiem trwałym - koszt w pełnej wysokości |
| samochód niestanowiący środka trwałego - koszt w granicach kilometrówki |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 61 (1102) z dnia 2014-07-31