Oszustwa i nadużycia pracownicze plagą współczesnego biznesu

To jedna z konkluzji, która wynika z kolejnego, siódmego już raportu Międzynarodowego Stowarzyszenia Certyfikowanych Biegłych ds. Przestępstw Gospodarczych (Association of Certified Fraud Examiners - ACFE) dotyczącego oszustw i nadużyć pracowniczych pt. "Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse. 2012 Global Fraud Study".

Wzorem raportu z 2010 roku, który był pionierski jeśli chodzi o geograficzny zakres badań, ostatni dokument również analizuje oszustwa i nadużycia pracownicze w skali globalnej, opierając się na danych uzyskanych z 94 krajów na sześciu kontynentach. Zgłoszone przypadki obejmują okres dwuletni od stycznia 2010 do grudnia 2011 roku.

Organizacja bada oszustwa pracownicze (occupational frauds), które definiuje jako "wykorzystanie stanowiska do wzbogacenia się drogą świadomego nadużywania bądź niewłaściwego użytkowania aktywów lub majątku zatrudniającej firmy".

W pierwszym raporcie ACFE z 1996 roku zwracano uwagę, że oszustwa w firmach charakteryzują się następującymi cechami:

- są dokonywane w tajemnicy,

- naruszają obowiązki pracownika wobec firmy,

- mają na celu uzyskanie bezpośrednich lub pośrednich korzyści finansowych,

- uszczuplają majątek firmy.

Oszustwa i nadużycia mogą być popełniane przez pojedynczych pracowników, grupę pracowników działających w zmowie, jak również przez pracowników działających w zmowie z osobami z zewnątrz organizacji. Najgroźniejsze są oczywiście nadużycia popełniane przez większą liczbę pracowników współpracujących ze sobą.

ACFE rozróżnia i bada trzy podstawowe kategorie oszustw i nadużyć w firmach:

- sprzeniewierzenie aktywów, które obejmuje szeroko pojęte kradzieże oraz niewłaściwe wykorzystanie aktywów organizacji; najczęstsze przypadki to: kradzież środków pieniężnych, kradzież zapasów, przedstawianie zawyżonych bądź fikcyjnych rozliczeń,

- korupcję, gdzie pracownik wykorzystuje swój wpływ na podejmowanie decyzji w celu osiągnięcia korzyści majątkowych dla siebie lub osób trzecich; najczęstsze przypadki to: przekupstwo, angażowanie się w konflikt interesów, nielegalne gratyfikacje, wymuszenia ekonomiczne,

- fałszowanie sprawozdań finansowych, przez co rozumie się celowe zniekształcanie wszelkiej informacji finansowej i zarządczej.

Najczęstsze przypadki to: zawyżanie lub niedoszacowanie przychodów i aktywów.

Raport oparty został na analizie 1388 przypadków oszustw pracowniczych, zgłoszonych przez certyfikowanych biegłych ds. przestępstw gospodarczych z 94 krajów. Z tej ogólnej liczby aż w 1379 przypadkach określono wartość strat. Okazuje się, iż średnia strata wynosiła 140 tys. USD, a w ponad 1/5 przypadków straty wyniosły co najmniej 1 mln USD.

Biorąc pod uwagę lokalizację geograficzną badane przypadki zaistniały w:

- USA - 778 - 57,2%

- Azja - 204 - 15%

- Europa - 134 - 9,9% ( w tym 4 przypadki z Polski)

- Afryka - 112 - 8,2%

- Kanada - 58 - 4,3%

- Ameryka Łacińska i Karaiby - 38 - 2,8%

- Oceania - 35 - 2,6%

Podobnie jak w poprzednich analizach tak i obecnie sprzeniewierzenie aktywów jest najczęstszym rodzajem oszustwa pracowniczego, obejmuje 87% zgłoszonych przypadków. Było ono również średnio najmniej kosztownym oszustwem wycenianym na około 120 tys. USD. Fałszowanie sprawozdań finansowych wprawdzie stanowiło tylko 8% raportowanych przypadków, ale były to oszustwa najkosztowniejsze, ponieważ średnia wartość strat w wyniku zaistnienia każdego z nich wyniosła ok. 1 mln USD. Z kolei korupcja stanowiła około 1/3 zgłoszonych przypadków, a średnia strata wynosiła w tej grupie 250 tys. USD.

Oszustwa pracownicze są najczęściej ujawniane (zgłaszane) przez innych zatrudnionych w "pokrzywdzonych" organizacjach. Stanowiły 43,3% wszystkich sposobów ujawnienia.

Pozostałe to:

- kontrole przełożonych - 14,6%

- audyt wewnętrzny - 14,4%

- wykrycie przez przypadek - 7%

- porównanie rachunków - 4,8%

- badanie dokumentacji - 4,1%

- audyt zewnętrzny - 3,3%

- odnotowanie przez policję - 3%

- monitoring - 1,9%

- przyznanie się sprawcy - 1,5%

- kontrola IT - 1,1%

- inne - 1,1%

Korupcja i fałszywe fakturowanie niosą największe zagrożenie dla organizacji na całym świecie. We wszystkich regionach geograficznych te dwa typy stanowiły ponad 50% raportowanych oszustw.

Oszustwa pracownicze są istotnym zagrożeniem dla small biznesu. Najmniejsze podmioty ponoszą średnio największe straty. W tych organizacjach przeprowadza się najmniej kontroli wykrywających nadużycia, znacznie mniej, niż w dużych podmiotach, co czyni je bardziej podatnymi na ten rodzaj przestępstw. Prowadzenie kontroli ukierunkowanych na wykrywanie nadużyć pracowniczych powoduje znaczące zmniejszenie strat i czasu trwania tego rodzaju procederów.

Najbardziej podatnymi sektorami na oszustwa pracownicze są: bankowość i usługi finansowe, administracja publiczna i rządowa, sektory produkcyjne.

Istnieje prawidłowość, iż im wyższy szczebel zarządzania reprezentuje sprawca, tym oszustwo przez niego popełnione powoduje wyższe szkody. Średnia strata w wyniku szkody wyrządzonej przez właściciela lub osobę z najwyższego kierownictwa organizacji wyniosła 573 tys. USD, menadżera 180 tys. USD, a przez pracownika 60 tys. USD. Warto podkreślić, iż "zwykli" pracownicy byli sprawcami 41,6% przypadków oszustw i nadużyć, menadżerowie - 37,5%, właściciele lub osoby ze ścisłego kierownictwa - 17,6%, inni - 3,2%.

Sprawcami w większości są mężczyźni 65% przypadków, kobiety - 35%. Sprawcy są w większości dobrze wykształceni, 75% ukończyło studia wyższe (co najmniej licencjat lub wyższe), 25% legitymowało się wykształceniem średnim lub niższym.

Sprawcy borykali się z problemami lub prezentowali zachowania, które sprzyjały lub motywowały do popełniania oszustw i nadużyć, albo też stanowiły przesłankę do ich wykrycia (tzw. red flags).

Do najważniejszych należy zaliczyć:

- życie ponad stan - 35,6%

- trudności finansowe - 27,1%

- zbyt bliskie relacje z klientami/sprzedawcami - 19,2%

- kwestie kontroli, niechęć dzielenia się obowiązkami -18,2%

- rozwody, problemy rodzinne - 14,8%

- zachowania kombinatorskie (wheeler-dealer) - 14,8%

- drażliwość, podejrzliwość, postawa obronna - 12,6%

- problemy z uzależnieniami - 8,4%

- problemy wynikające z wcześniejszych miejsc zatrudnienia - 8,1%

- narzekania na nieodpowiednią płacę - 7,9%.

Im dłużej sprawca pracuje w organizacji, tym większe straty ponosi firma w wyniku jego nadużycia lub oszustwa. Ci, którzy przepracowali ponad 10 lat w organizacji przysparzali średnią stratę w wysokości 229 tys. USD; dla porównania osoby, które dopuszczały się takich działań w pierwszym roku zatrudnienia powodowały średnią stratę w wysokości 25 tys. USD.

Przeważająca większość oszustw i nadużyć (77%), które poddano analizie, została popełniona przez osoby pracujące w jednym z sześciu działów: księgowość, operacje, sprzedaż, zarząd / wyższy menedżment, obsługa klienta, zaopatrzenie. Nie zaszły tu istotne zmiany w porównaniu do badania z 2010 roku.

Większość sprawców nadużyć i oszustw popełniła je po raz pierwszy - do tej pory mieli czystą kartotekę w tym zakresie. 87% sprawców nie było skazanych lub oskarżonych o oszustwa. 84% nigdy nie było ukaranych lub zwolnionych przez pracodawców za tego rodzaju występki.

Konkluzja

Ponieważ oszustwa i nadużycia ze swej natury prowadzone są w sposób skryty, wiele przypadków nigdy nie zostało wykrytych i ujawnionych, zaś te, które ujawniono, trudno w pełnym zakresie wycenić. W najlepszym razie można mówić o ostrożnych szacunkach. Założyć należy, iż rzeczywisty rozmiar oszustw i nadużyć pracowniczych jest znacznie większy. Szacuje się, że tylko 20% oszustw gospodarczych jest ujawnianych. Następne 40% to przypadki, które firmy wykryły, ale nikomu nie zgłosiły. W pozostałych przypadkach oszustom udaje się "wywinąć" - nadużycia nie są nawet ścigane, bo nikt o nich nic nie wie.

Dlaczego tak się dzieje? Z badań prowadzonych przez Ernst & Young wynika, że prawie 90% wszystkich oszustw i nadużyć popełnianych na szkodę przedsiębiorstw dokonywanych jest przez osoby z wewnątrz organizacji lub z ich udziałem. Zrozumiałym jest więc, iż firmy nie chcą ujawniać większości przypadków, bo to świadczyłoby o braku odpowiednich systemów bezpieczeństwa.

Co powoduje, że dobry do tej pory pracownik dopuszcza się oszustwa? Wyjaśnia to w jakimś stopniu koncepcja Donalda E. Cresseya tzw. "teoria trójkąta nadużyć". Według niej są trzy główne czynniki, których łączne pojawienie się może przyczynić się do wystąpienia nadużyć, a mianowicie: motyw (czyli presja), okazja, uzasadnienie (racjonalizacja).

Reguły dotyczą ludzi, którzy nie przychodzili do pracy od razu z nastawieniem na popełnienie oszustwa. Istnieje grupa osób, której do popełnienia przestępstwa wystarczy jedynie okazja.

Motywem może być - i najczęściej jest - chęć zdobycia funduszy, wynikająca z finansowych problemów sprawcy. Oszustwo zazwyczaj rozważa się wtedy, gdy osoba staje przed sytuacją bez wyjścia, której rozwiązanie wydaje się niemożliwe przy zastosowaniu zwykłych środków.

Okazja to sytuacja, w której sprawca ma świadomość luk w systemie kontroli i wiarę, iż pozostanie bezkarny.

Uzasadnienie wreszcie, to akcelerator całego przedsięwzięcia. Pracownik "legalizuje" przed samym sobą czyn, bowiem uważa, iż jest to rewanż za krzywdy jakie wyrządziła mu organizacja, za niskie wynagrodzenie, za premiowanie innych itp. Zagłusza sumienie oceniając, iż personalnie nikt na jego czynie nie traci, a jedynie bezduszna machina - korporacja.

Mec. Robert Nogacki, Kancelaria Prawna Skarbiec

Dr Marek Ciecierski, Profesjonalny Wywiad Gospodarczy