Poczta dla firmy z folderami. Tak ją w końcu uporządkujesz

Uporządkowana poczta dla firmy to przede wszystkim ogromna ilość zaoszczędzonego czasu, którego każdy ma jak na lekarstwo. Posegregowane wiadomości, według praktycznych i sensownych założeń, pozwalają błyskawicznie dostać się do najważniejszych wiadomości e-mail i odłożyć na potem te, które po prostu mogą poczekać. Ma to szczególne znaczenie przy kontakcie z klientami. Ostatnie, czego życzy sobie każdy właściciel małego biznesu albo jednoosobowej działalności gospodarczej to przeoczenie wiadomości od ważnego klienta i zmuszanie go do długiego czekania na odpowiedź. Pamiętaj, że poczta dla firmy to narzędzie, z którego korzystasz codziennie i możliwość zaoszczędzenia czasu na przebijanie się przez niepotrzebne maile, a nawet zwykły spam, stanowi ogromny zysk dla biznesu. Według raportu Jak Polacy korzystają ze skrzynki e-mail przygotowanego w 2020 roku przez home.pl, aż godzinę dziennie poświęcamy na czytaniu, edytowaniu, odbieraniu i wysyłaniu wiadomości. Zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć np. na rozmowę z klientami, pozyskiwanie zleceń albo ich realizację. 

Zanim przystąpisz do porządkowania swojej skrzynki, zastanów się, jakiego rodzaju wiadomości potrzebujesz mieć dostępne od razu, a jakie są dla Ciebie mniej priorytetowe. Prowadząc biznes, z pewnością chcesz możliwe szybko odpowiadać na wiadomości od swoich klientów, urzędów oraz dowiadywać się o ewentualnych awariach. Wiadomości e-mail, które z pewnością nie chcesz mieć wymieszane z ważnymi e-mailami, to nieproszone oferty lub reklama. W zależności od rodzaju działalności, z pewnością tzw. logika organizacji poczty będzie inna. Inaczej będzie wyglądać poczta dla firmy jednoosobowej działalności zajmującej się naprawą sprzętu AGD, a inaczej mniejszej kancelarii prawnej. Podobnie, inne foldery w poczcie trzeba przygotować dla firmy obsługującej kilkanaście mniejszych firm, a inne dla zakładu, który obsługuje 3-4 duże organizacje. 

Najlepiej sprawdzają się rozwiązania, które są proste we wprowadzeniu i zastosowaniu. Im bardziej przejrzysta i zrozumiała będzie logika, zgodnie z którą jest uporządkowana poczta dla firmy, tym łatwiej będzie Ci segregować pocztę. Równie ważna jest sama możliwość zakładania folderów i ustalania reguł. Zarówno w darmowej poczcie Interia, jak i Interia Pakiet dla Firm, foldery tworzysz w bardzo prosty sposób. 

1. W usłudze pocztowej klikasz znak "+" znajdujący się pod folderami. 

2. Nadajesz nazwę folderu i klikasz "Zapisz". 

3. Od tej chwili masz specjalne miejsce na wiadomości np. od konkretnego klienta. 

4. Aby każda wiadomość od konkretnego klienta faktycznie trafiała do tego folderu automatycznie, wystarczy, że zaznaczysz odpowiednią opcję w ustawieniach. Aby to zrobić, po prostu zaznaczasz wiadomość z danego adresu e-mail... 

5. Klikasz w górnym menu "Przenieś" i zaznaczasz "Zastosuj do wszystkich wiadomości od tego nadawcy". 

Kiedy już wiesz, w jaki sposób zorganizujesz swoje foldery (jak je ponazywasz i jakie wiadomości będą się w nich znajdować), zastanów się nad hierarchią i umiejscowieniem folderów. Jeśli utworzysz ich więcej niż 7-8, może zdarzyć się tak, że niektóre z nich nie będą widoczne na pierwszy rzut oka — trzeba będzie scrollować. W codziennej pracy bardzo łatwo zapomnieć o tej banalnej czynności, a szkoda by było, aby przez to umknęła Ci wiadomość od ważnego klienta. Dlatego zastanów się, jakie foldery chcesz, aby wyświetlały się w górnej części bocznego menu, a które mogą znajdować się niżej. Na górze warto mieć foldery takie jak: 

• z wiadomościami od kluczowych klientów, 
• z fakturami, 
  
• z zapytaniami ofertowymi.  

Foldery, które warto mieć i raczej trzymać je w dolnej części skrzynki to: 

• foldery z ofertami współpracy (nie od potencjalnych klientów), 
• ze spamem, 
• z newsletterami. 

Powiedzmy, że jesteś właścicielem warsztatu samochodowego. Zamiast podawać swój adres e-mail, chcesz, aby Twoi potencjalni klienci widzieli adres taki jak np. zamówienia@nazwatwojejfirmy.pl albo zapytaniaofertowe@nazwatwojejfirmy.pl. W Interia Pakiet dla Firm takie aliasy tworzy się w minutę. 

1. W ustawieniach Interia Pakiet dla Firm klikasz "dodaj konto". 

2. Wprowadzasz nazwę aliasu i klikasz "Dodaj". 

3. I alias zostaje dodany do Twojego konta.  

Naturalnie to podstawowe praktyki, dzięki którym Twoja poczta dla firmy będzie bardziej uporządkowana, co przełoży się bezpośrednio na Twoją produktywność. Aby dodatkowo podnieść przejrzystość skrzynki, warto połączyć foldery z odpowiednimi filtrami, dzięki którym możesz tworzyć dodatkowe reguły. Więcej praktycznych porad, jak usprawnić swoją pocztę w ramach Interia Pakiet dla Firm, znajdziesz na stronie https://pomoc.poczta.interia.pl/. 

Zobacz również: