Polska firma wydaje średnio na wydruki 8 proc. swoich obrotów

- Od kilkunastu lat świat zwiastuje rychłe zniknięcie dokumentu w formie analogowej. Dokumenty cyfrowe są na pewno prostsze w edycji, w dzieleniu się z różnymi użytkownikami. Pokolenie 20-latków, które nauczyło się pracy z dokumentem elektronicznym, będzie próbować wypierać papier, jednak na razie jego pozycja jest silna. Jest to spowodowane m.in. nawykami Polaków nabytymi w szkole, w pracy, w kontaktach z urzędami - mówi agencji informacyjnej Newseria Biznes Adam Kaliszewski, dyrektor ds. technicznych w Ediko.

Konkurencja między papierem a innymi mediami trwa już kilkadziesiąt lat. Koniec papieru wieszczono, gdy popularne stało się kino, radio, a potem telewizja i internet.

Choć statystyki pokazują drastyczny spadek popularności papieru jako środka wymiany informacji, to nadal wydawane są tradycyjne gazety, książki papierowe sprzedają się lepiej niż e-booki, a firmy wciąż trzymają dokumenty w papierze.

Jednak z badań Biblioteki Narodowej wynika, że w zeszłym roku ponad połowa Polaków nie przeczytała tekstu dłuższego niż 3 strony maszynopisu, a ponad 60 proc. nie zajrzało nawet do książki.

Zdaniem przedstawicieli firmy Ediko, dzieje się tak za sprawą internetu, który zmienił nasze nawyki. Nie chcemy już czytać długich tekstów, czy czekać do następnego dnia na informacje o bieżących wydarzeniach, wolimy krótkie, zwięzłe i aktualne komunikaty.

W 2015 r. aż 7 mln polskich podatników złożyło swoją deklarację PIT-37 w wersji elektronicznej. Fiskus przewiduje, że w kolejnym roku odsetek wniosków składanych elektronicznie wzrośnie do ponad 50 proc.

- Ustawa z 10 stycznia 2014 roku o cyfryzacji urzędów spowodowała otwarcie tych kanałów komunikacyjnych dla zwykłych obywateli, którzy mogą już komunikować się z urzędem nie tyle za pomocą maila, ale również portali internetowych. Jest to o tyle wygodne, że nie trzeba jeździć do urzędu, stać w dużych kolejkach. Ta komunikacja jest sprawniejsza i eliminuje np. błędy pisowni w ręcznie wypełnianych dokumentach, ale jest część narodu, ludzi powyżej 40. roku życia, którzy nie będą tego robili - wskazał Kaliszewski.

Również firmy zaczynają dostrzegać wady systemu obrotu papierowymi dokumentami, który po prostu generuje duże koszty takie jak papier, tusz i serwisowanie drukarek. Dlatego coraz częściej sięgają po rozwiązania pozwalające na kontrolę środowiska druku w ramach tzw. procesów MPS (z ang. Managed Print Services).

Jedną z najczęstszych przyczyn nadmiernych wydatków jest drukowanie w formatach niższych niż nominalne dla drukarki (np. druk A4 na drukarce wielkoformatowej), bo przyspiesza to zużycie podzespołów. Kolejna pozycja to koszty energii elektrycznej zużytej do pozostawienia urządzeń w trybie czuwania. W sumie koszty korporacyjnego druku w Polsce oscylują w okolicach 8 proc. obrotów danej firmy, podczas gdy światowa średnia to 3-5 proc.

- Na dzisiaj widzimy trend europejski i światowy, w którym optymalizujemy koszty wydruków. W skali firmy to są naprawdę potężne pieniądze, które w łatwy sposób można obniżyć do 3-4 proc., a nawet i do 2 proc. obrotów, jednak firmy muszą spróbować się przekonać do odpowiednich narzędzi MPS-owych - podkreśla Kaliszewski.

Takie narzędzia pozwalają przeprowadzić audyt środowiska druku w firmie i zbadać potrzeby użytkowników. Dzięki nim można sporządzić raport i na jego podstawie zaproponować klientowi nowoczesny kontrakt serwisowy, polegający na płatności od jednej wydrukowanej strony.

Kaliszewski wskazuje też na technologię pozwalającą łączyć cechy papieru i zapisu elektronicznego.

- Popularną technologią staje się e-ink, czyli papier elektroniczny. Jest to nowoczesna technologia, stosowana np. w czytnikach e-booków, zaczyna się również komercjalizować w formach reklamy, czy chociażby w formach wyświetlania cen w hipermarketach. Jest to nowa technologia imitująca papier, która zużywa bardzo mało prądu, jednakże na dzisiaj jest ona dość droga - mówi przedstawiciel Ediko.