Przechowywanie dokumentów nie tylko w chmurze: self storage dla firm
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każdy przedsiębiorca w Polsce ma prawo przechowywać dokumentację firmową w postaci elektronicznej. Dlaczego więc tradycyjne przechowywanie dokumentów nadal znajduje więcej zwolenników niż - wydawałoby się, że zdecydowanie wygodniejszy - komputer?
Każdy przedsiębiorca chcący gromadzić dane online powinien też wykorzystywać płatne, licencjonowane oprogramowanie rachunkowe oraz zobowiązany jest do tworzenia systematycznych kopii zapasowych na specjalnych nośnikach danych, które zagwarantują przetrwanie przez wymagany okres czasu, wynoszący od 5 do nawet 50 lat.
To właśnie te obwarowania powodują, że polskie firmy nadal preferują przechowywanie dokumentacji firmowej w postaci papierowej.
Dokumentacja firmowa, konieczna do archiwizowania, to przede wszystkim dokumenty podatkowe, dokumenty ZUS i dokumenty pracownicze. Należy je przechowywać w miejscu, w których będą skutecznie chronione przed uszkodzeniem czy całkowitym zniszczeniem, a także dostępem osób trzecich, które mogłyby je upowszechnić lub dokonać niedozwolonych zmian. To ważne, bo przedsiębiorcy, który nie archiwizuje dokumentów lub przechowuje je w niewłaściwy sposób grozi kara grzywny wynikająca z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego, wynosząca nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Jeżeli właściciel firmy korzysta z magazynu self storage, może spać spokojnie.
- Self storage to nie tylko rozwiązanie dla klientów indywidualnych, traktujących boksy jako podręczny magazyn do przechowywania mebli, sprzętów AGD i sezonowych, ubrań oraz innych, nieużywanych na co dzień przedmiotów. Równie dużą grupą klientów są przedsiębiorcy, wynajmujący boksy na długi okres, celem gromadzenia dokumentacji firmowej oraz innych materiałów, nierozerwalnie związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą - tłumaczy Agata Siporska z Kangu Self Storage. - Ponad 10 proc. wszystkich boksów w naszych obiektach self storage wynajmują właśnie przedsiębiorcy, magazynujący papierową dokumentację firmową. Co więcej, liczba ta cały czas rośnie.
Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ self storage to korzyść dla każdej firmy, w tym:
1. Najwyższy poziom zabezpieczeń magazynu i boksów,
2. Kontrolowana temperatura i wilgotność powietrza w obiekcie i boksach, gwarantujące ochronę dokumentacji papierowej
3. Niczym nieograniczony, swobodny dostęp właściciela do własnego, wynajętego boksu.
Początek nowego roku niesie za sobą wiele poświątecznych postanowień. To doskonała okazja, by wreszcie zmobilizować się i poczynić właściwe porządki - nie tylko we własnym domu, ale i firmie. Dlatego wynajęcie boksu w magazynie self storage oraz wykorzystanie tej przestrzeni do skutecznego uporządkowania i zabezpieczenia firmowej dokumentacji na pewno znajdzie się na liście z noworocznymi postanowieniami niejednego z nas.
