Przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej
Drukowanie, przesyłanie kontrahentom, a następnie przechowywanie kopii tysięcy wystawionych faktur VAT w postaci papierowej obciąża przedsiębiorców dodatkowymi kosztami oraz powoduje problemy logistyczne wynikające z konieczności fizycznego magazynowania znacznej ilości dokumentów. Ostatnio jednak zarówno sądy administracyjne, jak i organy podatkowe pozwalają podatnikom na drukowanie jedynie oryginału faktury przeznaczonego dla kontrahenta i przechowywanie jej kopii wyłącznie w systemie księgowym umożliwiającym dokonanie wydruku na żądanie.
Dopuszczalność przechowywania faktur wyłącznie w wersji elektronicznej potwierdziła w ostatnim czasie indywidualna interpretacja podatkowa z dnia 29 czerwca 2012 r. (znak ILPP2/443-100/10/12-S/EN), w której Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu uznał, że w przypadku wystawiania przez przedsiębiorcę faktur na rzecz kontrahentów w formie papierowej nic nie stoi na przeszkodzie, by ich kopie przechowywane były w elektronicznym systemie księgowym umożliwiającym wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie. Jedynym warunkiem stosowania powyższego sposobu postępowania jest zagwarantowanie nienaruszalności treści/danych, jakimi opatrzono faktury oryginalne wysyłane do kontrahentów.
W analizowanej sprawie organ podatkowy w swojej wcześniejszej wypowiedzi (znak ILPP2/443-100/10-2/EN) wydanej na wniosek tej samej spółki zobowiązał podatnika do sporządzania papierowej kopii wystawianych faktur i przechowywania ich w materialnej postaci. Interpretacja ta została jednak uchylona, gdyż w ocenie WSA we Wrocławiu (wyrok z dnia 26 listopada 2010 r. o sygn. I SA/Wr 849/10), którą potwierdził NSA (wyrok z dnia 26 stycznia 2012 r. o sygn. I FSK 482/11), obowiązek wystawienia faktury w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony dla kontrahenta i oznaczony jako oryginał, drugi, zachowywany przez sprzedawcę jako kopia) o identycznej treści, nie oznacza, że przechowywana faktura musi być taka sama w zakresie formy co faktura przesłana nabywcy.
Należy zauważyć, iż elektronicznej archiwizacji tradycyjnych faktur nie sprzeciwiają się przepisy prawa wspólnotowego ani postanowienia rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny do nich dostęp oraz możliwość przetwarzania danych na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej i, przede wszystkim, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Należy uznać, że treść powyższego przepisu pozostawia przedsiębiorcy wybór co do formy, w jakiej kopie faktur VAT mają być przechowywane, zastrzegając, że muszą spełniać one wymienione wyżej warunki. Nie ulega wątpliwości, że prawidłowo funkcjonujący elektroniczny system księgowy pozwala na spełnienie powołanych wymogów przewidzianych w ww. rozporządzeniu.
Podobnie NSA w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08) powołując się na względy celowościowe, a także ekologiczne i ekonomiczne uznał, że "(...) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu".
Należy zauważyć, iż do niedawna, mimo korzystnych dla podatników wyroków sądów administracyjnych, powyższe stanowisko NSA nie znajdowało potwierdzenia w indywidualnych interpretacjach podatkowych wydawanych przez organy podatkowe (m. in. Interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 14 stycznia 2010 r., znak IBPP4/443-1348/09/EJ oraz z dnia 26 kwietnia 2010 r., znak IBPP2/443-209/10/WN).
Niewątpliwie należy pozytywnie ocenić dominującą obecnie, przychylną przedsiębiorcom wykładnię przepisów prawa podatkowego dotyczących przechowywania kopii wystawianych faktur w formie niewymagającej dokonywania ich wydruku. Stosowanie elektronicznego systemu księgowego w obliczu konieczności gromadzenia bardzo obszernej dokumentacji dla celów podatku VAT jest rozwiązaniem racjonalizującym prowadzenie działalności gospodarczej.
Marcin Parulski
Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
Artykuł ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów administracyjnych. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Małopolski Instytut Studiów Podatkowych Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie.
