Samochód wynajęty w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodów pracodawcy
Nierzadko pracownicy oddelegowani w podróż służbową, wynajmują samochód osobowy w celu wypełnienia obowiązków służbowych. Faktura za wynajem samochodu wystawiana jest z reguły na pracodawcę. Także pracodawca ponosi koszty związane z użytkowaniem tego pojazdu, m.in. wydatki na zakup paliwa, opłaty za parking czy za autostradę. Powstaje zatem pytanie, czy wydatki te pracodawca, podatnik podatku dochodowego do osób prawnych, może ująć w ewidencji podatkowej i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o PDOP).
Problem rozliczania powyższych kosztów dotyczy przypadku zarówno wynajęcia samochodu na obszarze Polski, jak i poza granicami kraju. Poniższe rozważania koncentrują się wyłącznie wokół problematyki rozliczania kosztów uzyskania przychodów, i poza zakresem niniejszego opracowania pozostawiono następujące zagadnienia: (1) zasady stosowania zwolnienia dla pracowników, którym zapewniono takie świadczenia w podróży służbowej (w szczególności podróży służbowej poza granicami Polski), oraz (2) obowiązkami płatnika podatku źródła jakie zasadniczo powstają w przypadku wynajęcia samochodu od nierezydenta.
W przypadku używania przez Podatnika na cele związane z działalnością gospodarczą wynajmowanego pojazdu należy mieć na względzie przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP. Przepis ten stanowi, iż nie zalicza się do kosztów uzyskania wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Przepisu tego artykułu nie stosuje się jedynie w przypadku pojazdów używanych na podstawie umowy leasingu.
Należy podkreślić, iż ustawodawca nie zdefiniował zakresu pojęcia "koszty używania". W doktrynie wyrażane są opinie, iż pojęcie to zasadniczo dotyczy wszelkich kosztów, które są związane z faktyczną możliwością korzystania z samochodu. Orzecznictwo sądów administracyjnych zwraca uwagę, iż w praktyce art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP dotyczy takich kosztów, jak koszty najmu/dzierżawy samochodu, koszty paliwa, płynów, drobnych napraw związanych z normalnym używaniem samochodu (np. wymiana żarówki, czy wycieraczki) (por. wyrok NSA z dnia 25.03.2010 r., sygn. II FSK 1890/08).
Wątpliwości powstają natomiast w stosunku do wydatków na parking, myjnię, czy przejazd autostradą, które co prawda są związane z używaniem samochodu, ale trudno określić je jako koszty jego używania. Należy bowiem wskazać, że bez tych wydatków samochód może być używany, a tym samym wydatki te należy oceniać jedynie w kontekście ich związku z działalnością gospodarczą podatnika. Są to wydatki związane z podróżą (poruszaniem się po drogach) i nie należy ich oceniać przez pryzmat okoliczności, że podróż odbywała się z wykorzystaniem samochodu niebędącego własnością podatnika.
Tym niemniej, aktualnie organy podatkowe podchodzą bardzo restrykcyjnie do wykładni pojęcia "koszty używania" samochodu uznając, iż wszelkie wydatki związane z użytkowaniem pojazdu niestanowiącego składnika majątku podatnika objęte są limitem wynikającym z iloczynu liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (por. m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w piśmie z dnia 21.04.2011r., sygn. ILPB3/423-232/07/11-S/ŁM).
Warunkiem zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów będzie prowadzenie ewidencji przebiegu wynajętego pojazdu. Ponadto, wydatek ten będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie w wysokości wynikającej z ewidencji. Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku Podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP. Zgodnie z tym przepisem ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Rozwiązaniem bezpiecznym podatkowo jest prowadzenie dla wynajmowanych pojazdów ewidencji przebiegu oraz uwzględnienie w kosztach uzyskania przychodów wydatków w kwocie nie większej niż iloczyn liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów Podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.
Agnieszka Sakowska
