Sfinansowanie kursu prawa jazdy dla pracownika a obowiązki podatkowe
Firma chce sfinansować kurs prawa jazdy pracownika, który podniesie jego kwalifikacje potrzebne do wykonywania pracy. Czy traktujemy tę kwotę jako przychód pracownika i należy go oskładkować lub odprowadzić podatek? Czy może w całości traktujemy tę inwestycję jako koszt pracodawcy? Czy firma może podpisać z tym pracownikiem umowę o obowiązku świadczenia pracy przez określony czas po ukończeniu kursu i jak to wygląda w praktyce?
Warunkiem zastosowania zwolnienia z opodatkowania podatkiem PIT kursu prawa jazdy pracownika jest, aby świadczenie zostało przyznane pracownikowi zgodnie z odrębnymi przepisami, dotyczyło podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz było przyznane osobie zatrudnionej na podstawie stosunku pracy lub stosunków pokrewnych. Koszt kursu prawa jazdy dla pracownika będzie stanowił koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy.
W przypadku skierowania pracownika do uczestnictwa w kursie prawa jazdy pracodawca, co do zasady, powinien zgodnie z art. 103[4] § 1 Kodeksu pracy przed rozpoczęciem kursu zawrzeć z nim umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Jednakże pracodawca nie musi zawierać takiej umowy, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103[4] § 3 k.p.). Postanowienia takiej umowy powinny mieścić się w ramach określonych w przepisach k.p., uwzględniając standard ochrony pracownika, polegający na tym, że umowa nie może być mniej korzystna dla pracownika, niż to wynika z przepisów kodeksu. Strony zatem nie mogą zastrzec w umowie po ukończeniu kursu okresu obowiązku świadczenia pracy dłuższego niż 3 lata.
Analizując kwestię opodatkowania podatkiem PIT świadczenia w postaci kursu prawa jazdy, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są wartości świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. W takiej sytuacji warunkiem zastosowania zwolnienia z opodatkowania podatkiem PIT kursu prawa jazdy pracownika jest, aby świadczenie zostało przyznane pracownikowi zgodnie z odrębnymi przepisami, dotyczyło podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz było przyznane osobie zatrudnionej na podstawie stosunku pracy lub stosunków pokrewnych. Jednocześnie kurs powinien mieć związek z zakresem obowiązków pracownika. Użyte w cytowanym powyżej przepisie sformułowanie "odrębne przepisy" obejmuje cały szereg aktów prawnych, z których wynika prawo pracownika do otrzymania od pracodawcy świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Do odrębnych przepisów (z uwagi na brak uregulowań w tym zakresie w przepisach szczególnych) należy zaliczyć ustawę Kodeks pracy wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy.
W myśl art. 103[1] § 1 k.p. przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jako zgodę należy traktować każde zachowanie pracodawcy, które ujawnia jasno jego wolę. Z wyraźną zgodą pracodawcy mamy do czynienia, gdy pracodawca zawrze z pracownikiem tzw. umowę o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji w formie wybranej przez pracownika może się także uzewnętrznić poprzez fakty konkludentne, np. gdy udziela on pracownikowi urlopu szkoleniowego.
Biorąc pod uwagę powyższe, zawierając umowę z pracownikiem w zakresie jego uczestnictwa w kursie prawa jazdy, pracodawca uniknie opodatkowania podatkiem PIT. Jednakże powinien on przedstawić związek zdobywanej wiedzy i umiejętności z zakresem obowiązków pracownika.
Odnosząc się również do kwestii podatku dochodowego od osób prawnych można przyjąć, że koszt kursu prawa jazdy dla pracownika będzie stanowił koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określa art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów enumeratywnie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Konstrukcja tego przepisu daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych), pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
Kosztami podatkowymi mogą być również tzw. "koszty pracownicze", gdyż wydatki ponoszone na rzecz pracowników, co do zasady, stanowią dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają wymóg art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Koszty pracownicze obejmują wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, a pracodawca obowiązany jest zgodnie z przepisami k.p. ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wskazane regulacje sprzyjają staraniom własnym pracownika o zdobycie kwalifikacji przydatnych lub niezbędnych do należytego wykonywania aktualnej lub przyszłej pracy. Dodatkowo, przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie przewidują w art. 16 wyłączeń przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników. Zatem, pracodawca finansujący pracownikowi kurs prawa jazdy może taki wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jako koszt ogólny działalności firmy, pod warunkiem że podnoszenie kwalifikacji pracownika ma związek z osiąganymi przychodami (wpływa na efekty prowadzonej działalności gospodarczej podatnika) oraz z charakterem wykonywanej przez pracownika pracy.
Tomasz Balcerak
Podstawa prawna:
- art. 21 § 1 pkt 90 ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 15 ust. 1 ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
