"Spychologia" i strata czasu, czyli biurowe zmagania z dokumentami
Przez biurko statystycznego pracownika biurowego przewija się nawet kilkadziesiąt dokumentów w ciągu dnia. Samo wyszukanie potrzebnych dokumentów wykrada godzinę z dnia roboczego. Mało tego: aż 36 proc. pracowników narzeka na "spychologię", czyli wzajemne zrzucanie odpowiedzialności za dokumenty.
Dwie trzecie pracowników biurowych uważa, że w ich pracy sprawny dostęp do dokumentów jest bardzo ważny. 28 proc. przyjmuje, że jest to kwestia dość ważna, a tylko dla 8 proc. jest ważna średnio. Co warte podkreślenia, nikt z ankietowanych nie uznał łatwego dostępu do dokumentów za nieważny.
Zobacz wskaźniki dla firm na stronach BIZNES INTERIA.PL
Aż co dziesiąty pracownik poświęca na samo wyszukiwanie potrzebnych w bieżącej pracy dokumentów ponad godzinę dziennie. Co piąty pracownik potrzebuje w tym celu nawet godziny. Ponad 70 proc. ankietowanych poświęca tej samej czynności pół godziny dziennie.
Ponad połowa pracowników polskich biur pracuje w ciągu dnia z kilkunastoma dokumentami - zarówno papierowymi, jak elektronicznymi. 21 proc. pracuje z kilkoma dokumentami, ale aż co piąty - z kilkudziesięcioma i więcej. Jakie dokumenty przeważają - papierowe czy elektroniczne? Jak się okazuje, najmniej pracowników deklaruje przewagę tradycyjnych, papierowych dokumentów - zapełniają one biurka 29 proc. ankietowanych. Najwięcej, bo 38 proc. respondentów wskazało na mniej więcej równy udział dokumentów elektronicznych i papierowych w codziennej pracy. 33 proc. pracuje głównie z dokumentami elektronicznymi. Od kilku lat widoczny jest trend stopniowego odchodzenia od dokumentów papierowych na rzecz komputerowych plików - z korzyścią dla środowiska, ale nie tylko.
Coraz więcej firm przekonuje się do wdrożenia systemowych rozwiązań w zakresie przepływu informacji - mówi Dorota Szajek, reprezentująca Primesoft. - Takie rozwiązania nie tylko pozwalają zredukować do minimum udział dokumentów papierowych. Umożliwiają też czytelne przypisanie konkretnych zadań poszczególnym pracownikom, co poprawia organizację pracy. O tym, że są to ważne kwestie, przekonują respondenci. Zapytani o przyczyny spięć między pracownikami, wskazali na pierwszym miejscu na zrzucanie odpowiedzialności za zadania (36 proc.) i niejasny zakres zadań (35 proc.). Dalsze pozycje zajęły przetrzymywanie dokumentów (16 proc.) oraz ich gubienie (13 proc.).
To rzeczywiście zdarza się często, gdy zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest jednoznacznie ustalony - komentuje Dorota Szajek. - Przydzielenie dostępu odpowiednim osobom rozwiązuje tego typu problemy, a jednocześnie bardzo usprawnia przepływ informacji wewnątrz przedsiębiorstwa. To istotne, gdyż niemal 40 proc. ankietowanych uważa, że w ich firmach przepływ informacji jest niejasny i nieznany pracownikom. Są przy tym świadomi zagadnienia. Ponad 80 proc. respondentów zna pojęcie "system obiegu dokumentów", a 70 proc. z nich sądzi, że jest to rozwiązanie znacząco usprawniające pracę.
Badanie ankietowe przeprowadzono 23-30 sierpnia 2011 r. Wzięło w nim udział 511 osób.
