Świadczenia dla pracownika odbywającego podróż służbową

Wydatki delegacyjne trzeba zwrócić

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową na polecenie pracodawcy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą (art. 77⁵ § 1 K.p.). Zobowiązanym do wypłaty tych należności jest pracodawca, chyba że zagwarantował z góry pełne pokrycie wydatków delegacyjnych związanych z podróżą. Rodzaj świadczeń delegacyjnych oraz warunki ich wypłaty konkretyzuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zwane rozporządzeniem delegacyjnym. Stosowane jest ono bezpośrednio do pracowników sfery budżetowej oraz pracowników zatrudnionych w firmach pozabudżetowych, o ile stosują przepisy tego rozporządzenia.

Pracodawcy sfery pozabudżetowej mogą samodzielnie określić zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowej - w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty powyższymi aktami zakładowymi. Przy czym, zgodnie z art. 77⁵ § 4 K.p., nie mogą oni ustalić diety za dobę podróży służbowej w wysokości niższej niż dieta z tytułu krajowej podróży służbowej określona dla pracownika sfery budżetowej. Jeśli przepisy zakładowe lub umowa o pracę nie zawierają zapisów dotyczących zwrotu kosztów podróży służbowej, pracodawca pozabudżetowy jest zobowiązany stosować wprost przepisy rozporządzenia delegacyjnego. Wynika z niego, że pracownikowi z tytułu podróży służbowej (krajowej oraz zagranicznej) przysługują:

• diety,
   
• zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz noclegów,
   
• zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jednym z podstawowych świadczeń delegacyjnych jest dieta określona w kwocie, której wysokość różni się w zależności od rodzaju podróży (krajowej lub zagranicznej) oraz jej długości.

Dieta na koszty wyżywienia

Dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł za dobę podróży. Ustala się ją za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do zakończenia podróży (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego (§ 7 ust. 1 rozporządzenia delegacyjnego). Jeżeli podróż krajowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• poniżej 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   
• od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• powyżej 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
   
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W niektórych sytuacjach dieta za podróż krajową nie przysługuje. Dotyczy to przypadków:

• delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu,
   
• pobytu w miejscowości stałego lub czasowego pobytu przez pracownika odbywającego podróż służbową trwającą co najmniej 10 dni (dieta nie przysługuje za czas pobytu w tej miejscowości),
   
• zapewnienia przez pracodawcę całodziennego, bezpłatnego wyżywienia (całodzienne wyżywienie należy odnosić do zwyczajowych, standardowych pór posiłków przypadających w tym przedziale czasowym, w którym ma miejsce podróż służbowa).

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia delegacyjnego, przy czym za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży:

• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Jeżeli pracownikowi zapewniono w trakcie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne całodzienne wyżywienie, wówczas przysługuje mu 25% diety ustalonej odpowiednio do długości podróży. Dieta w takiej wysokości przysługuje także za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym. W sytuacji gdy pracownik otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta mu nie przysługuje, chyba że należność pieniężna jest niższa od diety. Pracownikowi przysługuje wtedy wyrównanie do wysokości należnej diety.

Opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania i miejsca parkingowe są zwracane w udokumentowanej wysokości.

Zapewniony posiłek obniża dietę

Rozporządzenie delegacyjne w § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 przewiduje mechanizm pomniejszania diety za podróż krajową lub zagraniczną w razie zapewnienia przez pracodawcę bezpłatnego posiłku (co dotyczy również posiłku zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej). W przypadku podróży krajowej przyjmuje się, że śniadanie odpowiada 25% diety, obiad 50% diety, a kolacja 25% diety. Natomiast w podróży zagranicznej śniadanie odpowiada 15% diety, a obiad i kolacja 30% diety. O takie wartości procentowe (odpowiednio do rodzaju posiłku) ulega obniżeniu kwota diety, o ile pracodawca zapewnił bezpłatny posiłek. Przy czym przez zapewnienie bezpłatnego posiłku należy rozumieć taką sytuację, w której pracodawca wykupił posiłek z góry lub zapewnił opłacenie go przez pracownika z firmowych środków (np. służbową kartą płatniczą).

Regulacje dotyczące pomniejszania diety wywoływały wątpliwości co do metodyki obliczenia kwoty zmniejszającej w przypadku, gdy pracownikowi - z uwagi na długość podróży służbowej - przysługiwała niepełna dieta (np. 1/2 diety). W praktyce powstawały one zwłaszcza w odniesieniu do podróży krajowej, która ze względu na mniejsze niż przy podróży zagranicznej odległości, często kończyła się w granicach 12 godzin podróży - co uprawniało pracownika tylko do części diety. Ostatecznie przyjęta została literalna wykładnia § 7 ust. 1 i 4 rozporządzenia delegacyjnego, skutkiem czego uznano, że podstawą kwoty zmniejszającej jest pełna dieta, tj. 30 zł - niezależnie od wysokości faktycznie przysługującej diety (patrz ramka).

Ryczałty i inne należności

Oprócz diety pracownik ma prawo do zwrotu kosztów: noclegu, przejazdów, w tym środkami komunikacji miejscowej i dojazdów z i do lotniska/portu morskiego/dworca kolejowego czy autobusowego (patrz tabela). Pracodawca powinien również zwrócić pracownikowi inne udokumentowane wydatki, jeżeli są związane z podróżą służbową i zostały przez niego uznane lub określone. W razie odbywania podróży samochodem osobowym (motocyklem, motorowerem) niebędącym własnością pracodawcy, zwrot kosztów przejazdu następuje w postaci tzw. kilometrówki, tj. iloczynu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia delegacyjnego). Stawka ta nie może być wyższa od określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.