Tu poraża bogactwo

Mimo upowszechnienia się komputerów i dostępu do internetu, wzrasta zużycie papieru w biurach. Ale nie tylko. Również karteczek samoprzylepnych, nieśmiertelnych spinaczy, dziurkaczy, segregatorów oraz większości innych artykułów biurowych.

Według danych Konfederacji Europejskiego Przemysłu Papierniczego (CEPI), w ciągu ostatnich 10 lat zapotrzebowanie na papier i tektury zwiększało się co roku średnio o 2,5 procent. Połowa zużywanego papieru przypada na ten do druku, który dzieli się z kolei po połowie na gazetowy i książkowy oraz do wykorzystania biurowego i szkolnego. Ten ostatni segment nakręca najbardziej konsumpcję papieru.

- O sile rynku artykułów biurowych decyduje papier kserograficzny i do drukarek - uważa Krzysztof Bartos, dyrektor zarządzający Partner XXI. Każdy, kto chce u nas coś kupić, w pierwszej kolejności pyta o jego cenę.

Tyle że z poziomem około 88 kg papieru i tektury na osobę, Polska odstaje od większości krajów europejskich. Hiszpanie zużywają go dwukrotnie więcej, a Niemcy ? trzy razy. Czy więc nasze biura są pod tym względem bardziej oszczędne, czy najzwyczajniej ? uboższe od zachodnich?

? Firmy raczej nie kupują już towarów biurowych na zapas i od kilku lat zaczęły skrupulatnie liczyć koszty funkcjonowania administracji ? twierdzi Piotr Woźniak, kierownik ds. marketingu Donau Design Polska.

A jednak tylko w dwóch największych polskich bankach na różne artykuły biurowe (bez kawy, herbaty, wody) wydaje się po prawie 2,5 mln zł rocznie. Proporcjonalnie duże trudności z tymi kosztami mają wszystkie biura. Niektóre źródła podają, że w przeciętnym przedsiębiorstwie na Zachodzie tylko drukowanie i kserowanie pochłania od 1 do 3 proc. przychodów.

TOWARY DLA BIUR

podzielone są na grupy asortymentowe, których jest około ośmiu (różnie ujmują to poszczególni handlowcy). Obok papierów drukarskich, dużym segmentem są artykuły służące archiwizacji dokumentów, tj. segregatory, koszulki, przekładki, teczki, pojemniki czy kartoteki, a kolejnym - materiały eksploatacyjne, jak tonery, tusze.

- Te trzy grupy artykułów cechuje najszybsza rotacja - zauważa Piotr Woźniak. - Bardzo często jest tak, że produkt nie zdąży zagrzać miejsca w magazynie, a już jest przepakowywany do samochodu i jedzie do klienta.

Z tego względu, jak również bardzo silnej konkurencji, pośrednicy handlowi stosują minimalne marże, poniżej 1 procenta. Zarabiają na "masie towarowej" i szybkim obrocie. Dlatego ich oferta cenowa niewiele się różni.

Istotniejsze różnice występują w innych grupach towarów, jak: przybory piśmiennicze (długopisy, pióra, flamastry, markery, korektory), galanteria biurowa (np. zszywacze, dziurkacze), urządzenia biurowe (niszczarki i bindownice), gadżety biurowe (wizytowniki, noże do rozcinania papieru). Różnice wynikają z jakości towaru i jego pochodzenia. Producenci markowych produktów za przekleństwo tej branży uważają ich tanie podróbki z Chin. Z tego kierunku pochodzi nawet trzy czwarte niektórych artykułów. Rynek psują także hurtownie, zadowalające się importem dwóch kontenerów długopisów po 9 gr za sztukę, a później znikające z rynku.

- Tani produkt trafia do administracji publicznej, ponieważ nadal głównym kryterium przetargu jest cena - wyjaśnia Krzysztof Bartos.

W branży opowiada się o dostawcy, który zbijając cenę, podzielił ołówek, drugą połówkę zostrzył i sprzedał jako pełnowartościowy produkt.

W specyfikacji przetargowej nie określono, że ołówek nie powinien być krótszy niż 20 centymetrów.

Duzi dystrybutorzy radzą sobie z tanią konkurencją na różne sposoby. Sprowadzają z Chin produkty pod swoimi markami lub te towary, które zdobyły uznanie na świecie, jak np. przybory piśmiennicze Ningbo Beifa. To największy ich producent światowy - wydaje setki milionów dolarów na R&D, dba o wizerunek (sponsor olimpiady w Pekinie).

- Chińskie wyroby nie są już wyłącznie złej jakości, a chociaż trzeba za nie więcej zapłacić, są nadal tańsze niż europejskie - tłumaczy Marta Biernat, dyrektor ds. zakupów Amex Stationery.

DUŻE przedsiębiorstwa nie kupują artykułów biurowych w sklepie papierniczym lub hipermarkecie. Przywożą je do nich wyspecjalizowani pośrednicy.

Na szczycie hierarchii dystrybucyjnej stoją firmy nazywane w żargonie tej branży "dostawcami". Odbierają towary bezpośrednio od producentów lub je importują, ponadto same produkują niektóre artykuły. W rezultacie oferują kilka grup towarów kilkunastu uznanych marek.

Pod względem wartości obrotów, wśród dostawców o palmę pierwszeństwa biją się w Polsce dwie firmy z kapitałem zagranicznym. Są to szwedzka Esselte, należąca od 2002 r. do amerykańskiej grupy inwestycyjnej J.W. Childs, oraz Donau Polska, pochodząca z Austrii, a od minionego roku znajdująca się w szwajcarskiej grupie Biella. Firmy te uzyskują ze sprzedaży w Polsce po 60 ? 80 mln zł (Donau Polska czerpie ponadto przychody z produkcji segregatorów biurowych).

W gronie pretendentów do pierwszego miejsca znajdują się trzy firmy: KW trade z Krakowa, Corex z Piaseczna i Grupa Dystrybucyjna GDD Daccar z Warszawy.

Tych dostawców niejednokrotnie przewyższają, pod względem wartości obrotów, firmy specjalizujące się w handlu jedną grupą towarów, typu papier (np. Antalis Poland z Warszawy miał w ub.r. ponad 350 mln zł obrotów), artykułami piśmiennymi (Sanford Polska) czy niszczarkami i bindownicami (Fellowes Polska).

Towary od dostawców odbierają pośrednicy drugiego ogniwa handlu hurtowego. Są to: hurtownie, sieci zakupowe, czyli grupy hurtowni tworzące formalne (kapitałowo) lub nieformalne struktury zawiązywane w celu wynegocjowania ?dobrej? ceny u dostawców oraz biuroserwisy. Te ostatnie to wyspecjalizowane hurtownie, obsługujące wyłącznie administracje firm i instytucji publicznych. Właśnie z sieci zakupowych i biuroserwisów towary trafiają wprost do biur.

Największym biuroserwisem jest Lyreco z Sokołowa pod Warszawą, a największą siecią zakupową - Partner XXI z Zabrza. Obie firmy mają zasięg ogólnopolski oraz tak rozmieszczone centra dystrybucyjne, że mogą zrealizować zamówienia najpóźniej w ciągu 24 godzin. Mniejsze pod względem potencjału są sieci: Biuro Plus z Rzeszowa, Partner w Biurze z Krakowa, OSSA i Konsorcjum Biuro Klub z Warszawy.

Istnieje także trzecie ogniwo w handlu. Od sieci zakupowych, ale częściej od wyspecjalizowanych hurtowni - jak np. Zeta i Helkra z Warszawy - kupują je mniejsze hurtownie (podhurt). One z kolei dostarczają towary albo do użytkowników, albo do wyspecjalizowanych sklepów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby biuro zaopatrywał dostawca, hurtownia, sieć lub sklep. Problem w tym, kto przekona zleceniodawcę.

NAJSPRAWNIEJSZE

pod tym względem są sieci zakupowe i biuroserwisy, opierające działalność na swoich przedstawicielach handlowych. To oni monitorują rynek i decydentów.

- Handlowcy muszą dotrzeć do osób, których chronią bramki i ochroniarze podkreśla Krzysztof Bartos.

W dodatku potencjalny klient już przeważnie współpracuje z wybranym dostawcą, czyli chodzi o odciągnięcie go od konkurencji. Dlatego stosuje się różne metody perswazji, ale także zachęt. Handlowiec może oficjalnie przeznaczyć pewną kwotę, zależną od wartości zamówienia, na prowizję dla zamawiającego, przybierającą formę nagrody rzeczowej, usługi (np. wycieczki) lub gotówki przelanej na konto - imienne albo firmowe.

Szansą na przetasowanie rynku są zapytania ofertowe. Duże firmy przynajmniej raz w roku robią rozeznanie dostawców. Czego wtedy szukają?

Katalogu handlowca, który opracowują poszczególne grupy handlu hurtowego. Najwięksi dostawcy współpracują z 80 proc. dużych sieci zakupowych i biuroserwisów, mogą więc mieć w dużej mierze wpływ na to, jakie towary z ich katalogu będą kupowane. I odwrotnie, największe sieci i biuroserwisy mogą wybrać do swoich katalogów artykuły od największych dostawców.

W rezultacie występuje duża zbieżność ofert, choć jednak nie ich unifikacja, ponieważ dokonuje się przy tym sporego miksowania artykułów i cen.

- W takich sytuacjach tłumaczę klientom zamawiającym artykuły do biur, że powinni dodatkowo pytać również o potencjał firmy handlowej mówi Krzysztof Bartos.

Jeśli zlecenie przyjmie lokalny biuroserwis, mający niewątpliwie niższe koszty niż hurtownia ogólnopolska, to nie będzie w stanie obsłużyć kompleksowo klienta, który ma kilkadziesiąt oddziałów w kraju, dlatego że przerośnie go skala logistyki.

POLSKIE BIURA są już nowocześnie urządzone, lecz mają spore zaległości w ich organizacji, szczególnie w porównaniu z biurami amerykańskich korporacji. Tamte zapewniają każdemu pracownikowi biurko i otoczenie, które jest zarazem zamkniętą przestrzenią. W tym małym świecie pracownik ma zestaw podstawowych artykułów biurowych, nie szuka po pokojach zszywacza lub dziurkacza, a z sąsiadem dzieli co najwyżej niszczarkę lub drukarkę.

- Istotne, że i u nas to się powoli zmienia - komentuje kierownik marketingu Donau Design Polska.

Takim papierkiem lakmusowym są, według niego, dwa proste artykuły biurowe: podnóżki i maty pod krzesła. Zaledwie dwa lata temu Donau sprzedawał tylko kilkaset tych produktów rocznie, natomiast obecnie - kilkadziesiąt tygodniowo. Jak widać ? coraz bliżej nam do Zachodu.

Wkrótce trzy miliardy

Brakuje wiarygodnych danych o polskim rynku artykułów biurowych. Nie ma ich też Izba Przedsiębiorców Branży Biurowo-Szkolnej. Według uśrednionych szacunków, segment papierów biurowych w Polsce jest wart około 1,7 mld zł, a pozostałych artykułów - prawie 800 mln zł, w tym artykułów piśmiennych - blisko 300 mln zł (dane MPA International).

Z opinii dystrybutorów wynika, że od dwóch lat rośnie sprzedaż artykułów biurowych, niektórych w tempie dwucyfrowym. To zasługa poprawy sytuacji gospodarczej, większych nakładów inwestycyjnych i wyższej rentowności przedsiębiorstw. Dużym segmentem rynku są zamówienia składane przez administrację publiczną.

Piotr Stefaniak