Uprawnienia pracodawcy w zakresie kontroli zwolnień lekarskich
Jednym z wypłacanych ubezpieczonemu przez pracodawcę świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego jest zasiłek chorobowy, a ze środków własnych pracodawcy - wynagrodzenie chorobowe. Podstawą do wypłaty tych świadczeń jest stwierdzony przez właściwe osoby stan niezdolności pracownika do pracy w odpowiednim dokumencie, który pracodawcy mają obowiązek skontrolować przede wszystkim pod względem formalnym, a niektórzy z płatników nawet pod kątem merytorycznym.
Zaświadczenia lekarskie potwierdzają czasową niezdolność do pracy m.in. z powodu choroby albo konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny. Mogą być wystawiane np. przez lekarza, lekarza dentystę, felczera, po udzieleniu przez ZUS wskazanym osobom odpowiedniego upoważnienia. Dokument w postaci zaświadczenia lekarskiego jest wystawiany zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS.
Kontrola formalna
Kontrola zwolnienia lekarskiego przebiega w dwóch etapach. Pierwszy z nich to kontrola formalna polegająca na sprawdzeniu czy zaświadczenie lekarskie:
- nie zostało sfałszowane,
- zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania takiego zaświadczenia.
Jeżeli w wyniku dokonania kontroli zachodzi podejrzenie, że zaświadczenie lekarskie zostało:
- sfałszowane - pracodawca występuje do lekarza leczącego o wyjaśnienie sprawy,
- wydane niezgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich - pracodawca występuje o wyjaśnienie sprawy do ZUS.
Stanowi o tym § 3 i § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, zwanego rozporządzeniem.
Drugi etap kontroli
Gdy uprawniony do przeprowadzania kontroli pracodawca, a więc płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, ma wątpliwości albo podejrzenia, że ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy:
- wykonuje pracę zarobkową albo
- wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy w sposób niezgodny z jego celem,
przeprowadza kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy.
Kontrola taka obejmuje zarówno zaświadczenia lekarskie potwierdzające czasową niezdolność do pracy z powodu choroby, jak i konieczność osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. W przypadku gdy ubezpieczony legitymuje się zaświadczeniem lekarskim potwierdzającym konieczność osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodzin, dodatkowo płatnik składek może kontrolować, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, mogących zapewnić opiekę. Możliwość taka nie dotyczy sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.
Kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy podlegają również zaświadczenia lekarskie, w oparciu o które ubezpieczeni będący pracownikami zachowują prawo do wynagrodzenia chorobowego za pierwsze w roku kalendarzowym dni niezdolności do pracy.
Jeśli w ramach przeprowadzonej kontroli zostaną stwierdzone okoliczności wskazujące na nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy, osoba kontrolująca sporządza protokół według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia. W protokole, a mianowicie w pkt II. Ustalenia osób przeprowadzających kontrolę, należy opisać okoliczności zaistniałe podczas przeprowadzenia kontroli, w szczególności wskazać na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia od pracy. Protokół należy przedłożyć ubezpieczonemu w celu umożliwienia mu wniesienia uwag.
Protokół kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl.
Protokół sporządza się tylko w przypadku stwierdzenia, że ubezpieczony niewłaściwie wykorzystuje zwolnienie lekarskie od pracy.
Zasady kontroli merytorycznej
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy może być przeprowadzona w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej. Przy czym powinna być ona dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki.
Aby kontrola merytoryczna została przeprowadzona zgodnie z przepisami od strony formalnej, to osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy płatnik składek wystawia imienne upoważnienie. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie od pracy wykorzystywane było niezgodnie z jego celem, rozstrzyga właściwy ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego i wydając w razie sporu decyzję, od której przysługują środki odwoławcze określone w odrębnych przepisach.
Sankcje
Przewidziana przez ustawodawcę sankcja za nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego przez ubezpieczonego to utrata prawa do świadczeń chorobowych za cały okres objęty zaświadczeniem lekarskim, w trakcie którego przeprowadzono kontrolę. Należności chorobowych nie otrzyma również ubezpieczony posługujący się sfałszowanym zaświadczeniem.
Tak wynika z art. 17 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.).
Ponadto okres, za który ubezpieczony nie otrzyma świadczeń z omawianych powodów, wlicza się do tzw. okresu zasiłkowego.
Podstawa prawna
Rozporządzenie z dnia 27.07.1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. nr 65, poz. 743)
autor: Honorata Urbaniak
Gazeta Podatkowa nr 92 (1549) z dnia 2018-11-15