Warunki kontynuacji akt osobowych

Stare akta do nowej umowy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy na etapie przyjmowania pracownika do pracy jest założenie, a następnie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9a K.p.). W niektórych przypadkach pracodawca może jednak kontynuować poprzednie akta osobowe, co przewiduje art. 94⁵ K.p. Stanowi on, że w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Wskazany przepis wszedł w życie w dniu 1 stycznia 2019 r. i może być stosowany wyłącznie w przypadku kontynuacji dokumentacji pracownika zatrudnianego ponownie przez tego samego pracodawcę, w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. (przykład 1). Nie odnosi się natomiast do pracownika zatrudnionego w danej firmie we wcześniejszym okresie, który został lub zostanie ponownie przyjęty do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia 2019 r. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), dalej ustawy nowelizującej.

Niekiedy potrzebny jest raport

Jak już wspomniano, przepis art. 94⁵ K.p. dotyczy stosunków pracy nawiązywanych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r. Pracodawcy, którzy zatrudniali pracowników od tej daty i ponownie przyjmą ich do pracy w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy o pracę, mogą więc zastosować wskazany przepis bez żadnych dodatkowych warunków.

Trudniejszą sytuację mają pracodawcy, którzy podpiszą kolejną umowę o pracę z pracownikiem, którego zatrudniali przed 1 stycznia 2019 r. Takich pracowników dotyczy regulacja przejściowa, tj. art. 9 ustawy nowelizującej. Jak wynika z tego przepisu, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych pod warunkiem, że:

• ponowne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy,
   
• pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (który do 31 grudnia 2018 r. wynosił 50 lat) do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS.

Zadeklarowanie przez pracodawcę (w raporcie informacyjnym) zamiaru skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, założonej dla stosunku pracy nawiązanego przed 1 stycznia 2019 r., jest więc niezbędnym warunkiem kontynuacji poprzednich akt osobowych (przykład 2). Problem jednak w tym, że pracodawca - nawet gdyby chciał wypełnić wskazany warunek - nie zawsze ma taką możliwość.

Ciągłość zatrudnienia a nowe akta

Na pracodawcy (płatniku składek) ciąży obowiązek przekazania raportu informacyjnego za ubezpieczonego/pracownika wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczeń społecznych. Wyrejestrowania nie dokonuje się jednak w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego. W takim przypadku pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego, a co za tym idzie, skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych założonych przed 1 stycznia 2019 r.

To z kolei wyklucza możliwość ich kontynuacji w razie ponownego zatrudnienia (po 1 stycznia 2019 r.) pracownika, dla którego były założone (przykład 3).

Z prośbą o wydanie opinii w tej sprawie nasze Wydawnictwo zwróciło się do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. W stanowisku z dnia 8 maja 2019 r. resort potwierdził, że w takiej sytuacji "(...) art. 9 (ustawy nowelizującej - przyp. red.) nie ma (...) zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy. (...)".

Podstawa prawna:  Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.)
autor: Agata Barczewska

Gazeta Podatkowa nr 1 (1667) z dnia 2020-01-02 GOFIN podpowiada