​Wydatki covidowe w rozliczeniach firmowych

Konieczne zatem stało się ustalenie możliwości ich ujmowania w firmowym rachunku podatkowym, a w stosunku do tych ponoszonych w związku z różnymi formami zatrudnienia, określenie skutków takich nakładów po stronie pracownika.

W związku z obowiązującym od miesięcy reżimem sanitarnym, w celu zabezpieczenia przed koronawirusem niejako obowiązkową pozycją w wydatkach firmowych stały się środki ochrony osobistej, czyli maseczki, przyłbice, rękawiczki jednorazowe oraz środki do dezynfekcji. Niektóre firmy na potrzeby wyposażenia pracowników i zleceniobiorców bardziej narażonych na kontakt z koronawirusem jako środki niezbędne do wykonywania pracy zakupują także fartuchy, kombinezony oraz zestawy testowe.

Jeżeli przedsiębiorca ponosi w okresie pandemii wydatki, które wynikają zarówno z przepisów bhp albo wytycznych lub zaleceń organów i instytucji działających w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, jak również jego własnej racjonalnej decyzji, to takie wydatki stanowią koszt podatkowy na zasadach ogólnych. Musi to być zatem wydatek, który nie został enumeratywnie wyłączony z tej kategorii oraz przyczynia się do osiągnięcia przychodów z prowadzonej działalności bądź do zachowania albo zabezpieczenia źródła powstawania tych przychodów. W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną dodatkowo nie może on mieć charakteru osobistego.

Jeżeli natomiast chodzi o skutki, jakie wywołuje po stronie pracownika korzystanie z takich nieodpłatnych świadczeń, to w kwestii powstawania przychodu z tego tytułu należy odwoływać się do wyroku TK z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. Z wyroku tego wynika, że aby dane świadczenie mogło być uznane za przychód pracownika, musi m.in. być ono spełnione w jego interesie.

W tym kontekście udostępnianie pracownikom w okresie pandemii maseczek, przyłbic, rękawiczek jednorazowych, środków dezynfekujących i innych środków ochrony osobistej nie następuje w interesie pracownika, a w interesie pracodawcy. Z tego względu korzystanie z nich nie generuje w pdof pracowniczych przychodów. Co prawda przywołany wyrok TK dotyczy świadczeń pracowniczych, ale tych samych argumentów można użyć w odniesieniu do braku przychodu u zleceniobiorców.

Coraz częściej firmy oprócz omówionych powyżej środków ochrony na potrzeby pracowników oraz zleceniobiorców, w czasie trwania pandemii nabywają również sprzęty medyczne, takie jak koncentratory tlenu oraz pulsoksymetry. Urządzenia te służą do monitorowania i łagodzenia przebiegu choroby COVID-19 u tych osób, a także członków ich rodzin. Ponadto coraz więcej firm w okresie epidemii decyduje się na zakup leków i produktów leczniczych wzmacniających odporność organizmu, które wydawane są zatrudnionym osobom.

Jeżeli chodzi o możliwość obciążenia kosztów podatkowych wartością wskazanych wydatków, to trudno zaprzeczyć zarówno ich racjonalności, jak i związkowi z działalnością firmy, która je zakupiła. Nie ulega wątpliwości, że służą one przede wszystkim zatrudnianym osobom, ale również zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów pracodawcy. Dzięki temu spełniają przesłanki do uznania ich za koszty podatkowe. Zarówno udostępnianie sprzętu medycznego, jak i nabywanie przez firmy preparatów podnoszących odporność, jako świadczenia leżące głównie w interesie firmy, nie skutkują u tych osób powstaniem przychodu na gruncie pdof.

Firmy, które miały taką możliwość, w czasie pandemii wprowadziły jako podstawową albo jedną ze stosowanych form pracy pracę zdalną. Ponieważ sytuacja pandemiczna wbrew pierwotnym oczekiwaniom utrzymuje się już ponad rok, pracownicy świadczący pracę w formie zdalnej ponoszą w związku z tym od dłuższego czasu zwiększone koszty opłat za media oraz internet, a także wydatki na zakup sprzętu niezbędnego do komunikacji elektronicznej (tj. laptopów czy odpowiednio dużych monitorów) i mebli (głównie biurek i foteli).

Ponieważ z uregulowań specustawy w sprawie COVID-19 wynika, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej w okresie pandemii oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca, to niewątpliwie wydatki na ten cel ustawodawca ponosi w ramach wykonywania ustawowego obowiązku. Co równie istotne, ustawodawca pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy.

Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika. Z interpretacji wydawanych przez Dyrektora KIS wynika, że w zależności od przyjętej w firmie zasady, w praktyce odbywa się to głównie jako współfinansowanie lub zwrot wydatków na podstawie faktur przedkładanych przez pracowników wykonujących pracę zdalnie, jak i w formie świadczeń wypłacanych ryczałtowo.

Wszystkie te nakłady należy uznać za niezbędne do wykonywania pracy zdalnej i związane z koniecznością dogodnego i niezakłóconego wywiązywania się przez pracowników ze służbowych obowiązków, w tym m.in. uczestniczenia w spotkaniach on-line. Z tego względu spełniają one kryteria do uznania ich za firmowe koszty podatkowe.

Natomiast po stronie pracownika niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych mu do pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o pdof otrzymane świadczenia nie stanowią przychodu, analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie mediów, będące naturalną konsekwencją pracy w domu.

Wyłączeniem z firmowych kosztów podatkowych objęte zostały kary umowne i odszkodowania (art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o pdop) z tytułu:

• wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,
• zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad,
• zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Z art. 52zb ustawy o pdof oraz art. 38t ustawy o pdop wynika natomiast, że tych uregulowań nie stosuje się, gdy wada dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoka w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług powstała w związku ze stanem zagrożenia epidemicznego lub stanem epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19.

W efekcie przedsiębiorcy mogą rozliczać w kosztach podatkowych kary umowne i odszkodowania zapłacone z tytułów wskazanych w przywołanych przepisach, o ile będą one spełniały definicję kosztu podatkowego i równocześnie powstały z powodu pandemii.

"(...) wypłacone przez Wnioskodawcę kwoty ekwiwalentu za zużycie Internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 (...) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...) W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy w zakresie braku obowiązku poboru i odprowadzenia podatku dochodowego (...) od wypłacanych kwot, należało uznać za prawidłowe. (...)".

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 15 grudnia 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 35 (1806)