Wydatki edukacyjne w kosztach podatkowych
Zdobywanie i podnoszenie posiadanych kwalifikacji jest niezbędne gdy chce się być na bieżąco w wielu dynamicznie rozwijających się sferach życia. Posiadane umiejętności musi aktualizować zarówno sam przedsiębiorca, jak i zatrudniani przez niego pracownicy, osoby, z którymi zawiera umowy zlecenia lub o dzieło, a także jego kontrahenci. Aby jednak wydatki edukacyjne ponoszone przez podmiot gospodarczy mogły obciążać firmowe koszty podatkowe, musi zostać spełnionych szereg warunków.
Edukacja pracownicza
Pracodawca ma ustawowy obowiązek wspierania pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, co wynika z Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.). Zgodnie z jego uregulowaniami pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca nie ma jednocześnie obowiązku finansowania pracownikowi wydatków związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Może jednak przyznać pracownikowi pewne świadczenia "edukacyjne" na zasadzie dobrowolności.
Z art. 1033 K.p. wynika, że pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Katalog tych świadczeń ma charakter otwarty, co oznacza, że pracodawca może sfinansować pracownikowi także inne wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji.
Jednak nie każdy rodzaj szkolenia odbytego przez pracownika uprawnia przedsiębiorcę do obciążenia kosztów firmowych wydatkami, które w związku z tym szkoleniem poniósł. Istotne jest, by tematyka i zakres szkolenia miały związek z profilem działalności firmy. Trudno wykazać istnienie takiego związku np. w przypadku sfinansowania kosztów kursu grafiki komputerowej pracownikowi infolinii czy też kursu operatora maszyn osobie zatrudnionej na stanowisku dozorcy. W obu przypadkach pracownicy nie wykonują bowiem pracy wymagającej znajomości zagadnienia będącego przedmiotem szkolenia. W konsekwencji nie ma podstaw do powiązania tych wydatków z przychodami pracodawcy. Z punktu widzenia prowadzonej przez niego działalności nie można ich uznać za celowe.
Inaczej natomiast będzie w sytuacji, gdy pracodawca pokrywa koszty szkoleń, np. w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych pracownikom działu kadr i księgowości, obsługi wózków widłowych pracownikom magazynu czy też zarządzania zasobami ludzkimi kadrze kierowniczej. Tego typu wydatki, jako mające związek z jego działalnością oraz ponoszone w celu uzyskania przychodu, pracodawca może zakwalifikować jako koszty podatkowe.
Wydatek na szkolenia przedsiębiorcy stanowi koszt, o ile wiedza ze szkolenia jest przydatna w prowadzeniu firmy.
Szkolenia zleceniobiorcy
W ostatnich latach upowszechniło się również pokrywanie przez firmy zleceniodawców kosztów szkoleń zleceniobiorców. Gdy obowiązek przeszkolenia zleceniobiorcy nakładają na nich przepisy prawa (np. w związku z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy) związane z tym wydatki mogą zaliczyć do kosztów podatkowych. Natomiast w przypadku szkoleń, które zleceniobiorca odbywa z inicjatywy zleceniodawcy, obciążanie ich wartością kosztów firmowych wygląda już nieco inaczej. Tutaj oprócz istnienia związku ponoszonych na nie wydatków z czynnościami wykonywanymi w ramach umowy zlecenia, dla zaliczenia wydatków szkoleniowych do kosztów uzyskania przychodów istotne jest, aby wynikały one z zawieranych umów. Z przepisów obu ustaw o podatku dochodowym nie wynika wprost obowiązek zawarcia w umowie zlecenia zapisów, które w jednoznaczny sposób rozstrzygałyby kwestię zobowiązania zleceniodawcy do ponoszenia omawianych wydatków. Dla celów dowodowych wskazane jest jednak uregulowanie tych zagadnień w pisemnej umowie w celu uniknięcia ewentualnego sporu z organami podatkowymi, które przy jego braku mogą zakwestionować zasadność obciążania wydatkami szkoleniowymi kosztów podatkowych.
Gdy ponoszenie omawianych wydatków przez firmę zleceniodawcy zostało uregulowane w umowie, wówczas nie ma przeszkód, aby zostały one zaliczone do firmowych kosztów podatkowych.
Przedsiębiorca podnosi kwalifikacje
Przedsiębiorcy mogą zaliczać bezpośrednio w ciężar kosztów podatkowych wydatki na podnoszenie własnych kwalifikacji zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą kosztów. Oznacza to, że za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, a tym samym spełniające kryterium celowości, można uznać tylko te wydatki na szkolenie przedsiębiorcy, których poniesienie pozwoli mu na zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych w prowadzeniu działalności. Jeśli jednak dokształcanie ma na celu jedynie podniesienie ogólnego poziomu wiedzy podatnika, wówczas wydatki z nim związane należy uznać za poniesione na cele osobiste, a w konsekwencji niemające wpływu na koszty podatkowe w prowadzonej działalności gospodarczej.
Gdy szkoli się kontrahent
Stałą praktyką gospodarczą są także organizowane przez firmy tzw. szkolenia produktowe dla kontrahentów nabywających ich wyroby bądź też usługi. Wydatki na ich organizację można zakwalifikować jako dodatkowe koszty sprzedaży.
Finansowanie kosztów szkoleń produktowych kontrahentów, w celu pozyskania przez nich niezbędnego zasobu wiadomości dotyczących oferowanych przez firmę organizatora wyrobów lub usług, niewątpliwie ma wpływ na osiągane przez przedsiębiorcę przychody - zwłaszcza jeżeli oferta podatnika wymaga od nabywcy specjalistycznej wiedzy. Nie ulega również wątpliwości, że w wielu przypadkach zaniechanie praktyki przeszkalania kontrahentów mogłoby spowodować zmniejszenie rynków zbytu przedsiębiorcy. Z tych też względów wydatki ponoszone na tego typu szkolenia są wydatkami bezpośrednio związanymi ze sprzedażą i osiąganymi przychodami, podlegającymi zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 76 (1430) z dnia 2017-09-21