Wydatki na najem samochodów osobowych a koszt podatkowy

Ogólna zasada regulująca kwestię kwalifikacji ponoszonych przez podatnika wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozwala na pomniejszenie przychodu, a tym samym podstawy opodatkowania,

o wszelkie racjonalnie oraz gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągniecie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej jako: ustawa o PDOP). Wyjątek od tej reguły stanowią wydatki uznane przez ustawodawcę za koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, które określone zostały w art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP.

Na gruncie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP, ograniczeniu podlega możliwość kwalifikacji ponoszonych przez podatnika wydatków związanych z wykorzystywaniem samochodu osobowego, na podstawie innego niż własność tytułu prawnego. Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków z tytułu kosztów używania dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ponadto wskazana regulacja nakłada na podatnika obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, który jest o tyle istotny, że brak ewidencji uniemożliwia zaliczenie do kosztów podatkowych jakichkolwiek wydatków z tytułu używania samochodów.

Nadmienić można, że podobnym limitom podlegają wydatki związane z wykorzystywaniem dla celów służbowych prywatnych samochodów, należących do osób zatrudnionych przez podatnika (art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o PDOP). Natomiast w odniesieniu do samochodów używanych na podstawie długoterminowych umów najmu, które spełniają przesłanki uznania ich za umowę leasingu, przepisy limitujące możliwość potrącenia kosztów nie mają zastosowania (art. 16 ust. 3b ustawy o PDOP).

Ewidencja przebiegu pojazdu, stosownie do regulacji zawartych w art. 16 ust. 5 ustawy o PDOP, powinna zawierać następujące dane:

- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

- kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu,

- opis trasy (skąd - dokąd),

- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

- stawkę za jeden kilometr przebiegu,

- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,

- podpis podatnika oraz jego dane.

Podkreślić należy, że podmiot korzystający z samochodu osobowego na podstawie umowy najmu, ponosi w związku z tym koszty dwojakiego rodzaju, a mianowicie czynsz najmu oraz bieżące opłaty eksploatacyjne pojazdu. Jak wynika ze stanowiska prezentowanego obecnie przez organy podatkowe oraz sądy administracyjne, limitowaniu podlegają jedynie koszty używania samochodu osobowego, a więc wynikające z posługiwania się tym pojazdem i wykorzystywania go. Przepis ten nie dotyczy natomiast wydatków stanowiących odpłatność za uzyskanie samej możliwości używania samochodu. Oznacza to, że limit ustalany na podstawie tzw. kilometrówki obejmuje jedynie koszty eksploatacyjne, a więc np. koszty zakupu paliwa, opłaty za przejazd autostradami, opłaty parkingowe, a także wydatki na naprawy oraz części i płyny samochodowe. Od wydatków eksploatacyjnych należy natomiast odróżnić wydatki ponoszone z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego, które jako koszt udostępnienia pojazdu do używania, nie stanowią zapłaty za zachowanie sprawności oraz użyteczności pojazdu w momencie fizycznego z niego korzystania przez podatnika. Dlatego też przyjmuje się, że czynsz najmu samochodu osobowego, będący wynagrodzeniem na rzecz wynajmującego, podlega rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów z pominięciem ograniczeń wynikających z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP (por. interpretację ogólną Ministra Finansów z 8.11.2013 r., znak DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005 oraz wyrok WSA w Szczecinie z 22.01.2014 r., sygn. akt I SA/Sz 1090/13).

Aleksandra Kołc

Konsultant podatkowy w ECDDP Sp. z o.o.