Wydatki na zakup odzieży w kosztach firmowych

Pracownicy naszej firmy zgodnie z decyzją zarządu mają obowiązek noszenia ubrań służbowych. Ich wygląd (krój, kolorystyka, elementy) uzależniony jest od działu, w którym pracują. Jednak nie są one opatrzone firmowym logo, nie ma na nich również żadnych innych znaków i haseł reklamowych. Czy pomimo tego możemy wydatki związane z ich wykonaniem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Oznaczenie ubiorów pracowniczych firmowym logo lub elementami będącymi reklamą firmy nie stanowi jedynego kryterium decydującego o możliwości rozliczenia wydatków poniesionych na ich nabycie w kosztach firmowych.

Wydatki na zakup lub wykonanie ubiorów służbowych dla pracowników podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych pracodawcy, o ile obowiązek korzystania z nich wynika m.in. z decyzji o używaniu przez pracowników ubiorów służbowych, podjętej przez kierownika zakładu. Aby dany strój sklasyfikować jako służbowy, muszą zostać spełnione dwa warunki:

• jego noszenie musi być obowiązkiem pracownika (wynikającym m.in. z regulaminu czy umowy o pracę) oraz
  
• strój ten musi posiadać charakterystyczne cechy, które uniemożliwiają wykorzystanie go do celów prywatnych.

Za takie charakterystyczne cechy ubioru uważa się m.in. logo firmy, ale również charakterystyczny krój i kolor, czyli zindywidualizowane elementy, przez które odzież ta traci przymiot odzieży o charakterze osobistym.

Z pytania wynika, że wykonane na potrzeby pracowników ubiory służbowe spełniają oba wskazane kryteria. Obowiązek ich noszenia jest wynikiem decyzji podjętej przez zarząd firmy, a stroje pracowników w poszczególnych działach mają zindywidualizowany krój i kolor. Z tego względu należy przyjąć, że wydatki na ich zapewnienie pracownikom są kosztem firmowym.

Firma zawarła umowę zlecenia z osobą fizyczną. Wykonanie przez nią zleconych prac wymaga zapewnienia jej odpowiedniej odzieży ochronnej i obuwia roboczego. Umowa przewiduje, że ich zakup zapewnia zleceniodawca. Czy wartością tych wydatków może on obciążyć koszty podatkowe?

Gdy przedsiębiorca powierzy osobie fizycznej wykonywanie pracy na podstawie umowy zlecenia, to takiej osobie, jak wskazuje art. 304 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), obowiązany jest zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W ramach wypełniania tego obowiązku może jej zapewnić odzież roboczą.

Ponieważ zapewniając taką odzież wywiązuje się z ustawowego obowiązku, a jednocześnie tego typu wydatków ustawy o podatku dochodowym nie wyłączają z kosztów podatkowych, ich wartością zleceniodawca może obciążyć firmowe koszty podatkowe.

Prowadzę sklep odzieżowy, w którym oprócz 2 stałych pracowników zatrudniam na umowę zlecenia dwóch - trzech studentów. Zleceniobiorcom tym, podobnie jak pracownikom, zapewniam odzież służbową ze znakiem firmowym. Czy wydatki poniesione na zakup tej odzieży mogę zaliczyć do kosztów podatkowych?

Dla zleceniodawcy podstawę do zaliczenia w ciężar kosztów podatkowych wydatków na odzież służbową, która nie jest odzieżą roboczą, o której mowa w poprzednim pytaniu, każdorazowo stanowi zapis o ponoszeniu przez zleceniodawcę, poza wynagrodzeniem za wykonanie umowy, również takich wydatków na rzecz zleceniobiorcy.

W przypadku dokonywania na rzecz zleceniobiorców świadczeń innych niż wynagrodzenia, których ponoszenie nie jest wynikiem realizacji ustawowego obowiązku, musi bowiem istnieć tytuł do obciążenia zleceniodawcy kosztami związanymi z ich zapewnieniem. W sytuacji gdy świadczenie, takie jak np. odzież służbowa, zostały określone w zawartej umowie i zleceniodawca zobowiązał się pokryć je z własnych środków, wówczas może je zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeżeli nie ma takiego zapisu - wydatki te kosztów nie stanowią.

Jestem przedsiębiorcą budowlanym. W realizowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej projektach dodatkowo pełnię rolę kierownika budowy. Czy zakup kasku i obuwia ochronnego, których używam na budowie, czego wymagają ode mnie przepisy bhp, mogę zaliczyć do kosztów? Jednocześnie kontakty z inwestorami (negocjacje, rozmowy robocze) wymagają ode mnie odpowiedniego wyglądu. Czy wydatkami poniesionymi na zakup standardowego garnituru, koszul, krawatów oraz odpowiednich butów, których używam w takich kontaktach, mogę obciążać koszty firmowe?

Z wydatków wskazanych w pytaniu Czytelnika tylko te poniesione na zakup odzieży roboczej będą podlegały zaliczeniu do kosztów firmowych.

Gdy przedsiębiorca w wykonywanej działalności użytkuje na własne potrzeby odzież i obuwie robocze, wydatek na ich nabycie może uznać za koszt uzyskania przychodu, o ile wykonuje on osobiście czynności wymagające używania takiej odzieży i obuwia dla zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dodatkowo nabywana przez niego do tych celów odzież i obuwie powinny spełniać wymagania określone przepisami bhp, a także posiadać właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy.

Z kolei wydatki poniesione na zakup garnituru czy tzw. butów garniturowych mają charakter osobisty - tym samym nie spełniają wymogów do uznania ich za koszty podatkowe. Wydatek poniesiony na zakup takiej odzieży może być niezbędny i mieć wpływ na schludny wygląd podatnika, co nie oznacza, że warunkuje on osiąganie przychodów z działalności gospodarczej, jak również zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Z tego względu wydatkami na zakup standardowej odzieży Czytelnik nie może obciążyć kosztów firmowych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 74 (1219) z dnia 2015-09-14

GOFIN podpowiada