1.1. Kiedy świąteczny wydatek będzie kosztem podatkowym?
Wydatki ponoszone przez firmy z okazji świąt będą kosztami firmowymi, jeśli będą spełniać zasadę ogólną, która brzmi: kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ujmując dany wydatek w kosztach podatkowych, każdorazowo trzeba więc znaleźć argumentację przemawiającą za tym, że spełnia on to kryterium. Nie wolno przy tym zapomnieć o analizie pod kątem czy nie mieści się on w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 updof i art. 16 ust. 1 updop). W przypadku świątecznych wydatków szczególną uwagę trzeba zwrócić na wyłączenia określone w art. 23 ust. 1 pkt 23 i 42 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 28, 38, 38a i 45 updop.
1.2. Dekoracja firmy
W okresie świątecznym nie tylko domy, ulice, sklepy, ale również firmy są świątecznie udekorowane. Jak wiadomo wydatki związane z reprezentacją nie mogą zostać uwzględnione w kosztach uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Czy jednak wydatki na świąteczną dekorację powinny być kwalifikowane jako wydatki reprezentacyjne? Miano to można przypisać wyłącznie wydatkom związanym z takimi działaniami, które ukierunkowane są na okazałość i wytworność oraz mają na celu budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorcy, wskazywanie na jego pozycję, klasę czy wyjątkowość.
Naszym zdaniem, wystrój świąteczny nie nosi cech ekskluzywności czy wytworności. Raczej jest przejawem nawiązania do kulturowej tradycji. Ma na celu stworzenie przyjaznej atmosfery. Udekorowanie punktów handlowych może mieć bezpośrednie przełożenie na zwiększenie obrotów. Dlatego organy podatkowe nie kwestionują ujęcia w kosztach podatkowych wydatków na dekorację świąteczną sklepów. Dyrektor Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, w postanowieniu z dnia 21 kwietnia 2006 r., nr ZD/406-18/CIT/06 stwierdził, że: "(?) w dobie dużej konkurencyjności na rynku i walce o zdobycie (przyciąganie) klienta między przedsiębiorcami, przygotowanie dekoracji punktu handlowego (?) jest naturalnym wymogiem rynku, odpowiadającym oczekiwaniom klientów. Nie stanowi zatem działań o charakterze wyjątkowym, specjalnym, mających na celu okazałe czy wytworne reprezentowanie przedsiębiorstwa. Działanie Wnioskodawcy ma na celu względy estetyczne oraz stworzenie odpowiedniej atmosfery, podkreślającej tradycje, czy okoliczności. Zatem, przedstawione w stanie faktycznym wydatki jako niestanowiące kosztów ponoszonych na reklamę i reprezentację, mogą zostać zaliczone w całości w poczet kosztów uzyskania przychodów (?)".
Podobnej argumentacji mogą użyć właściciele hoteli, restauracji, barów itd. A jak powinna przedstawić zasadność poniesionych kosztów firma, która udekorowała swoje biura? Z pewnością ze świątecznej aranżacji biur będą zadowoleni pracownicy. Wobec tego są to wydatki na stworzenie miłej atmosfery w pracy. Zatem kwalifikują się do wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem firmy i w całości mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów.
1.3. Przyjęcie świąteczne
Spotkanie pracowników przy stole wigilijnym jest okazją do integracji pracowników. Pracownicy dzielą się opłatkiem i składają sobie życzenia. Z pewnością poprawia to atmosferę pracy. Sprzyja też zacieśnieniu więzi pracowników z firmą. Obecnie organy podatkowe powszechnie akceptują to, że imprezy integracyjne, w tym spotkania świąteczne, mogą przyczynić się do zwiększenia przychodów firmy. Wobec tego wydatki z tym związane stanowią koszty uzyskania przychodów. Trzeba jednak pamiętać, że w każdym przypadku organy podatkowe będą badać cel takiego spotkania. Wydatki na imprezy zakładowe będą kosztem, gdy integrują pracowników i wpływają na wydajność pracy. Jeśli natomiast celem spotkania pracowniczego będzie tylko konsumpcja i kultywowanie tradycji, to organ podatkowy może kwestionować ujęcie w kosztach wydatków na taką imprezę. Jak stwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, w wyroku z dnia 13 lutego 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 4283/06: "W przypadku organizacji imprezy integracyjnej, aby zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodów należy położyć szczególny akcent na motywujący charakter imprezy. Inaczej wydatki na imprezę nie będą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, jako wydatki na działalność socjalną. Podatnik organizując dla pracowników określoną imprezę musi jako cel tej imprezy przyjąć zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych. Jeżeli nie przyjmie takiego celu to samo spotkanie polegające na konsumpcji czy też rekreacji sportowej nie będzie kosztem uzyskania przychodów. Z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie. Przykładem może być nagradzanie na takim spotkaniu osób, które wyróżniają się w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych itp.".
Można spodziewać się, że przy kontroli organy podatkowe mogą żądać przedstawienia np. programu takiej imprezy. Należy więc przygotować taki dokument i wyznaczyć taki cel, by spotkanie miało charakter integracyjny. Wtedy poniesione wydatki będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Dodatkowo trzeba pamiętać, by impreza nie miała formy działalności socjalnej. Trzeba bowiem pamiętać, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (art. 23 ust. 1 pkt 42 updof i art. 16 ust. 1 pkt 45 updop). Zatem udział pracowników w spotkaniu nie może mieć celu udzielania pomocy socjalnej dla pracowników w tym spotkaniu uczestniczących.
Co do zasady spotkania integracyjne z pracownikami nie mają związku z działalnością socjalną i udział pracowników w takich spotkaniach nie jest zależny od ich sytuacji materialnej. Jak stwierdził WSA w Warszawie w powołanym wyroku: "Zorganizowanie imprezy okolicznościowej (integracyjnej) dla wszystkich uprawnionych, bez uwzględniania ich sytuacji życiowej, stałoby w sprzeczności z warunkami, na jakich może być przyznawana pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Sytuacja taka byłaby sprzeczna z obowiązującymi przepisami prawa. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika".
Należy podkreślić, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych dla pracowników. Gdy w imprezie biorą udział osoby towarzyszące pracownikom, w tym członkowie ich rodzin, to koszt ich uczestnictwa nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ nie został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nakłady na imprezę w części dotyczącej kontrahentów, to reprezentacja, więc nie można ich ująć w kosztach podatkowych z uwagi na treść art. 23 ust. 1 pkt 23 i art. 16 ust. 1 pkt 28 updop. Z kolei spółka nie może odliczyć wydatków w części dotyczącej członków rady nadzorczej, a spółdzielnia w części dotyczącej jej członków, jeśli nie są oni ich pracownikami. Nie pozwala na to art. 16 ust. 1 pkt 38a updop.
Uwaga! Jeśli w spotkaniu wigilijnym oprócz pracowników uczestniczyłyby inne osoby (np. członkowie rodzin pracowników, kontrahenci, udziałowcy, członkowie rad nadzorczych), wówczas wydatki na takie spotkanie można uznać za koszt podatkowy tylko w części przypadającej na pracowników.
Organizator imprezy, w której oprócz pracowników uczestniczą też inne osoby, może mieć problemy z wyodrębnieniem wydatków dotyczących pracowników, jeśli na fakturze ujęty jest koszt całej imprezy. Wydaje się, że logicznym rozwiązaniem będzie wyliczenie średnich kosztów przypadających na każdego uczestnika imprezy i pomnożenie uzyskanej kwoty przez liczbę pracowników. Niestety ta metoda nie pozwoli na dokładne wydzielenie kosztów przypadających na pracowników. Wobec tego istnieje ryzyko, że organ podatkowy wyłączy z kosztów całość wydatków poniesionych na taką imprezę. Świadczy o tym stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, który w interpretacji indywidualnej z dnia 18 czerwca 2008 r., nr IBPB3/423-200/08/NG (KAN-2460/08) stwierdził, że: "W konsekwencji poniesione przez Spółkę wydatki na zorganizowanie imprezy z okazji 80-lecia Spółki dla pracowników, a także dla zaproszonych gości (parlamentarzystów, władz samorządowych, emerytów, przedstawicieli firm współpracujących ze Spółką) w sytuacji gdy nie jest możliwe wydzielenie i udokumentowanie wydatków przypadających na konkretnych uczestników (pracowników i byłych pracowników oraz pozostałych osób) nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów".
1.4. Prezenty dla pracowników
Wydatek pracodawcy na zakup prezentów świątecznych stanowi koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem, że nie są one uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników i są finansowane ze środków bieżących firmy.
Gdy paczki otrzymują tylko niektórzy pracownicy, a decyduje o tym ich sytuacja życiowa, rodzinna lub materialna, powinny być sfinansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 42 updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
W takim przypadku wydatek nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Wtedy kosztem uzyskania przychodów są same odpisy na ZFŚS (art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) oraz art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) updop).
Jeśli pracodawca chce przekazać prezenty pracownikom, nie uwzględniając ich sytuacji życiowej i materialnej, powinien przeznaczyć na nie pieniądze ze środków obrotowych. Nie może bowiem wykorzystać środków ZFŚS. Jak orzekł Sąd Najwyższy wyroku z dnia 20 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 579/00: "Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, to jest uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu".
