Zmiana treści umowy w trakcie jej trwania
W praktyce obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, gdy dochodzi do modyfikacji treści trwającego stosunku prawnego, pomimo że zawarcie umowy w utrwalonej formie gwarantować ma stronom zapewnienie jej trwałości i związanie treścią umowy. Tego rodzaju okoliczności mogą wystąpić w wyniku porozumienia stron, a w skrajnych przypadkach przez działania jednej z nich, jeżeli kontrakt był źle skonstruowany.
Jednym z celów zawarcia umowy w utrwalonej formie, jaką jest np. forma pisemna, jest możliwość odwołania się do dokumentu zawierającego treść umowy w celu dokładnego ustalenia, jakie były obowiązki stron umowy. Brak utrwalenia warunków umowy powoduje natomiast, że strony mogą pozostawać w sporze co do treści zawartej umowy, a sytuacja taka jest niekorzystna i narusza pewność obrotu. Chociaż jedną z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym jest zasada pacta sunt servanda (umów należy dotrzymywać), to w praktyce zwłaszcza w zakresie umów o dzieło i o roboty budowlane zachodzą sytuacje, gdy dochodzi do zmiany treści umowy, w szczególności jej zakresu lub wysokości wynagrodzenia wykonawcy.
Dobrowolna zmiana umowy
Zawierając umowę, strony mają możliwość ustalenia dopuszczalnych zasad jej modyfikacji. Oprócz ustalenia w umowie możliwości wypowiedzenia umowy przez strony i skorzystania w tym zakresie z warunków kodeksowych, zawiera ona zazwyczaj także postanowienia dotyczące możliwości i warunków formalnych w zakresie zmiany jej treści. Przeważnie zapis ten stanowi, że "do zmiany umowy wymagana jest forma pisemna". W praktyce nie oznacza to, że już po zawarciu umowy jedna ze stron może skierować do kontrahenta pismo, iż zmienia określone postanowienia umowne i np. podwyższa wynagrodzenie. Zapis taki powoduje bowiem, że jeżeli w toku wykonania umowy strony decydują się na jej modyfikacje, np. w celu dostosowania jej do nagłych potrzeb, to takie zmiany powinny przybrać formę pisemną. W praktyce w takich przypadkach stosuje się aneks do umowy podpisany przez obie strony. Zawarcie aneksu powoduje bowiem, że strony związane są pierwotną umową, ale w wersji zmienionej przez aneks.
Forma zmiany umowy
W sytuacji gdy umowa przewiduje rygor formy pisemnej dla zmiany warunków umowy, a po jej zawarciu strony dokonają jedynie ustnych ustaleń bez sporządzania aneksu, jedna ze stron może zaprzeczyć dokonanym ustaleniom. Udowodnienie, że doszło do skutecznej zmiany umowy, będzie problematyczne. Jak bowiem wynika z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego, uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. To, czy ustne ustalenia stron zawarte już po zakończeniu umowy mogą skutecznie doprowadzić do zmiany treści zawartej umowy, zależy od jej redakcji. Jeśli w treści umowy zawartej w formie pisemnej strony ustalą, że do zmiany umowy wymagana jest forma pisemna pod rygorem nieważności, wszelkie ustalenia dokonane już po jej zawarciu, które nie będą miały wymaganej formy, będą nieskuteczne. Jest to bardzo istotne, bowiem w praktyce, zwłaszcza w przypadku umów o roboty budowlane zdarza się, iż strony, działając w zaufaniu do siebie, dokonują modyfikacji umowy np. w zakresie terminu jej zakończenia i modyfikacji zakresu robót, jednak ustaleń tych nie utrwalają w formie pisemnej. W konsekwencji, jeżeli umowa wymaga wprowadzenia zmian pod rygorem nieważności, takie ustalenia będą nieskuteczne, co kontrahenci wykorzystują w razie późniejszego powstania sporu bądź na etapie rozliczeń.
Umowa za pośrednictwem e-maila
Kontrahenci, którzy do zawierania umów posługują się głównie pocztą e-mail lub komunikatorami internetowymi, nie zawsze przykładają wagę do zawarcia umowy finalnej treści w formie pisemnej. Należy pamiętać, iż obowiązujące przepisy przewidują ułatwienia dla przedsiębiorców w zakresie zawierania umów. W stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi. Ponadto przy umowie zawartej pomiędzy przedsiębiorcami możliwa jest forma ustna, a następnie potwierdzenie jej warunków na piśmie skierowanym do kontrahenta.
Gdy do zawarcia umowy dojdzie w formie elektronicznej, do której zachowania wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli nic innego nie wynika z treści umowy, jej zmiana może również nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.
Zmiana wynagrodzenia
Czynnością, która zazwyczaj budzi poważne konflikty pomiędzy stronami, jest zmiana wynagrodzenia już po zawarciu kontraktu. Warto jednak mieć świadomość, iż sytuacja taka jest możliwa w przypadku zawarcia umowy o dzieło i o roboty budowlane, dlatego bardzo istotne jest ustalenie zasad wynagradzania w takiej umowie. Chcąc zapewnić sobie stałość ustalonego wynagrodzenia, strony powinny wpisać w umowie, że wynagrodzenie wykonawcy ma charakter ryczałtowy. Jest ono określone w art. 632 § 1 K.c., który wprost stanowi, że w przypadku ustalenia wynagrodzenia ryczałtowego przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Zatem, gdy wynagrodzenie określone jest ryczałtowo, bez zgody obu stron umowy, co do zasady, nie może dojść do jego zmiany już po zawarciu umowy. Natomiast możliwość taka istnieje przy wynagrodzeniu kosztorysowym. Ten drugi rodzaj wynagrodzenia określa się bowiem na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów. W praktyce zatem na potrzeby obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego po zakończeniu prac dochodzi do sporządzenia kosztorysu powykonawczego, który jest podstawą rozliczenia pomiędzy stronami. Wynagrodzenie kosztorysowe nie daje zatem gwarancji jego niezmienności już po zawarciu umowy, a brak świadomości w tym zakresie wywołuje spory na tle zapłaty.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025 ze zm.)
autor: Łukasz Wilmiński
Gazeta Podatkowa nr 21 (1583) z dnia 2019-03-14