Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego auta
Pracodawcy często dokonują pracownikom zwrotu kosztów używania przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych. Prywatne samochody pracowników wykorzystywane są zarówno do jazd lokalnych, jak i zamiejscowych, np. podczas podróży służbowej. Dokonany przez pracodawcę zwrot kosztów niesie za sobą określone skutki podatkowe zarówno dla pracownika - w zakresie powstania i opodatkowania przychodu ze stosunku pracy, jak i pracodawcy - w zakresie kosztów uzyskania przychodów.
Jazdy lokalne
Pracodawca może pracownikowi wykorzystującemu prywatny samochód do jazd lokalnych w celach służbowych dokonać zwrotu kosztów używania tego samochodu. Zwrot ten może być dokonany w formie:
- ryczałtu, który oblicza się jako iloczyn przyznanego miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne i stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu,
- tzw. kilometrówki, tj. kwoty stanowiącej iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
Wysokość stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięczne limity kilometrów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zarówno kwota ryczałtu, jak i kilometrówki, otrzymana od pracodawcy w związku z używaniem przez pracownika w jazdach lokalnych prywatnego samochodu do potrzeb służbowych zasadniczo stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Pracodawca od zwróconej kwoty ma więc obowiązek pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Na zasadzie wyjątku, wolny od podatku dochodowego, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o pdof, jest zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu pracownika w jazdach lokalnych, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. Ze zwolnienia tego korzystają m.in. listonosze, czy pracownicy służb leśnych. Zwolnienie to jest jednak limitowane do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości kilometrówki ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury (w przypadku kilometrówki przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika).
Bez względu na to, czy pracodawca dokonuje pracownikowi zwrotu kosztów w formie ryczałtu czy w formie kilometrówki, poniesione z tego tytułu wydatki może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów, ale tylko do wysokości nieprzekraczającej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kilometrówki ustalonych w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o pdop). Ponadto, w przypadku kilometrówki liczba faktycznie przejechanych kilometrów powinna wynikać z ewidencji przebiegu pojazdu, gdyż prowadzenie tej ewidencji warunkuje zaliczenie omawianego zwrotu do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o pdof i art. 16 ust. 5 ustawy o pdop).
Jazdy zamiejscowe
Pracownikowi odbywającemu za zgodą pracodawcy podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Zwrot ten dokonywany jest w formie kilometrówki.
Zwrot pracownikowi kosztów używania takiego samochodu w jazdach zamiejscowych (podróżach służbowych) stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Przychód ten jest wolny od podatku do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), tj. do wysokości kilometrówki. Nadwyżka zwrotu ponad tak ustalony limit podlega natomiast opodatkowaniu. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof.
Ograniczenia obowiązują pracodawcę również w zaliczaniu dokonanego zwrotu do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów w celu odbycia podróży służbowej nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów w wysokości przekraczającej kwotę wynikającą z kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o pdop). Zatem w razie wypłacenia pracownikowi zwrotu kosztów używania w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż ustalona w ww. sposób nadwyżka ponad limit nie stanowi u pracodawcy kosztu uzyskania przychodu. Przebieg pojazdu powinien być przy tym udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika, ponieważ brak tej ewidencji powoduje, że omawiane wydatki w ogóle nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
|
Przykład Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika 1.500 cm3. Z prowadzonej przez niego ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że w podróży przejechał 500 km. Na podstawie obowiązującego w zakładzie pracy układu zbiorowego pracy stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu podczas podróży służbowej wynosi 1 zł. Pracodawca ustalił pracownikowi zwrot kosztów używania prywatnego samochodu w podróży służbowej w kwocie 500 zł, tj. (500 km × 1 zł), z tego:
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)
autor: Renata Kościuszko
Gazeta Podatkowa nr 101 (1142) z dnia 2014-12-18