Bariery w komunikacji? Oczywiście!

• Słuchanie życzeniowe oraz ignorowanie cudzych opinii

Lubimy słuchać ludzi, którzy myślą podobnie i mają zbieżne doświadczenia życiowe. Gdy ktoś mówi inaczej irytujemy się, przestajemy słuchać, chcemy wejść w dyskurs. Myślimy wtedy "moje doświadczenie wskazuje co innego". I zamykamy się na zdanie i praktykę innych. Ignorujemy również komunikaty, które są niezgodne z naszymi poglądami.

Co zrobić aby uniknąć takiej sytuacji? Przygotowując wystąpienie zadajmy sobie dwa pytania: co słuchacze chcieliby usłyszeć oraz co słuchacze powinni usłyszeć. Jak udzielimy sobie odpowiedzi na te dwie kwestie, to odbiorcy powinni nas lepiej odebrać.

• Postrzeganie rozmówcy

Czy się to komuś podoba, czy nie - postrzegamy innych przez pryzmat wyglądu, a także komunikacji pozawerbalnej. Nie każdy przypada nam w codziennym życiu do gustu, i tak samo jest podczas wystąpień publicznych - nie zawsze prelegent nam odpowiada wizualnie.

Może drażnić kolorowa marynarka, szpiczasty nos czy irokez na głowie. Ale także może przeszkadzać nam tembr głosu prelegenta, jego modulacja i akcentowanie poszczególnych wyrazów, czy gra pauzą. Bardzo trudno się słucha osoby, która nas irytuje. Odbiorca musi wykonać tytaniczną pracę - musi odsiać to, co ktoś mówi od jego wizerunku. Jest to trudne, ale możliwe.

Masz problemy z wizualną sferą prelegenta? Zamknij oczy i skup się na jego głosie. Weź notes do ręki i rób notatki z prelekcji skupiając się na tym co piszesz nie będziesz miał czasu na patrzenie na wykładowcę, a co dopiero na myślenie o jego wyglądzie.

• Wpływ grupy

Grupa, z którą się identyfikujemy, ma przełożenie na nasze postawy. Trudniej przebić się z innym punktem widzenia gdy przemawiamy do zgranej paczki. Aby móc w pełni wykorzystać czas poświęcony na wykład spróbuj przed nim dowiedzieć się możliwie najwięcej na temat odbiorców. Skąd pochodzą, czym się zajmują, jakie funkcje piastują, jakie mają poglądy? Odpowiedzi na te pytania pozwolą Ci na lepsze przygotowanie się i zaprezentowanie swojego przemówienie w kontekście np. poglądów odbiorcy.

• Indywidualna interpretacja

Doświadczenia życiowe wpływają na nasze odbiory pewnych słów czy zdarzeń. Dla przykładu - moja mama uległa poważnemu wypadku samochodowemu. Mi karetka będzie się kojarzyła z poważnym wypadkiem, pobytem w szpitalu i długą rehabilitacją. Mówiąc o tym, że po drodze na wykład minęłam karetkę będę mówić w kontekście poważnego wypadku, nawet jeśli nie było pokiereszowanego samochodu (pewnie go już odholowali).

Prawda może być jednak taka, że karetka przyjechała obok pana który się potknął i wyglądało to na groźny upadek i chciała sprawdzić czy jest potrzebna medyczna interwencja. Jeden symbol - karetka, ale dwa jakże odmienne sytuacje. Dlatego też warto, w miarę możliwości wyjaśniać skróty myślowe które stosujemy w przypadku wystąpienia publicznego.

• Emocje

Nastrój zniekształca komunikaty. Zadbaj o swoje nastawienie do wykładu. Skup się tylko na nim odrzucając wszelkie złe emocje, jak również te zbyt pozytywne. Inaczej będą przeszkadzały słuchaczom w odbiorze.

Również emocje słuchaczy mogą im samym przeszkodzić w odbiorze Twojego komunikatu. Na tę jednak sferę możesz nie mieć zbyt wielkiego wpływu.

• Hałas

Każde zakłócenie komunikowania jest "hałasem" - może to być hałas faktyczny, bądź np. gonitwa myśli. W pierwszym przypadku włącz klimatyzację i zamknij okna - powinno to odrobinę wytłumić pomieszczenie w którym prowadzony jest wykład.

W drugim przypadku warto skupić na sobie uwagę odbiorcy - zadać ciekawe zadanie, postawić intrygujące pytanie lub opowiedzieć kawał w ramach przerywnika. Wybijając słuchacza z jego ciągu myśli spowodujesz, że ciężej będzie mu do niego wrócić i jest duże prawdopodobieństwo, że choć przez krótki okres będzie w pełnym skupieniu słuchał ciebie.

• Wielkość organizacji

Zasada jest prosta - im bardziej złożona organizacja, tym większy problem komunikacyjny. Informacje od szeregowego pracownika do zarządu idą długo, zmiany również nie są wdrażane z dnia na dzień. Miej to na uwadze szkoląc pracowników.

Nie należy zapominać o licznych barierach przestrzennych. Zaliczyć do nich można m.in.:

- przedmioty na linii wzroku rozmówcy/audytorium,

- oświetlenie,

- temperatura,

- niewygodne krzesło,

- otwarte okna itp.

Jeśli to tylko możliwe odwiedź miejsce, w którym będziesz występować. I nie tylko by ustawić swoje stanowisko i posprawdzać wszelki sprzęt i narzędzia wykorzystywane podczas przemówienia, ale również by sprawdzić miejsce słuchaczy. Usiądź na ich miejscu - spróbuj się wczuć w ich sytuację i zobacz, czy nic nie będzie przeszkadzać im w patrzeniu na Ciebie i tablicę, czy otwarte okno nie spowoduje przeciągu, a także, czy oświetlenie jest prawidłowe i nie będzie im za ciemno.

Pamiętaj o jeszcze jednej kwestii - odpowiedzialność za przekaz informacji jest po stronie nadawcy. Oznacza to, że nieważne, co zostało powiedziane, ważne, co zostało odebrane.

Agnieszka Klejne